Apa yang Salah dengan Perubahan Organisasi?

Ilustrasi Perubahan Organisasi, Sumber: www.kubikleadership.com

Pernahkah anda merasa kebingungan menghadapi situasi perubahan organisasi di tempat anda bekerja? Ketika terjadi perubahan yang menyeluruh pada struktur, strategi, sistem, teknologi, pengelolaan sumber daya, serta semua aturan yang mendukungnya. Anda tidak tahu harus bertanya kepada siapa, dalam situasi perubahan yang begitu cepat dan sepertinya tak tentu arah.

Sementara di sekeliling anda isu-isu terus berkembang dan sulit dibedakan, mana informasi yang benar dan mana informasi yang salah. Anda mulai kehilangan rasa percaya pada organisasi, tim kerja, bahkan sesama teman. Anda tidak tahu apa yang harus dikerjakan, sehingga dihantui rasa takut dan kuatir terhadap masa depan karir dan pekerjaan anda.

Perubahan Organisasi Pasti Terjadi

Anda perlu memahami bahwa perubahan organisasi dimana anda bekerja, cepat atau lambat pasti terjadi. Perubahan organisasi dapat dilakukan pada struktur yang mencakup strategi dan sistem, teknologi, penataan fisik dan sumber daya manusia (Robbins, 2006). Robbins juga menyatakan pada dasarnya semua perubahan yang dilakukan mengarah pada peningkatan efektivitas organisasi, dengan tujuan mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan, serta perubahan perilaku anggota organisasi.

Perubahan lingkungan itu terkait dengan regulasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan inovasi, yang mempengaruhi laju pergerakan organisasi di berbagai bidang. Di tengah persaingan bisnis global, revolusi industri dan kemajuan teknologi, perubahan harus dilakukan agar organisasi punya daya saing dan tidak tergilas dengan perkembangan jaman.

Bila memang bertujuan untuk perbaikan, lantas mengapa perubahan organisasi justru memunculkan kebingungan, rasa takut dan kuatir pada orang-orang yang berada di dalamnya? Apa yang salah dengan perubahan organisasi?

Kesalahan dalam Perubahan Organisasi

Sebagai bagian dari organisasi, anda semestinya menjadi salah satu agen perubahan yang ikut berperan aktif membantu organisasi mencapai tujuannya. Dan bila anda merasa takut, kuatir serta bingung tidak tahu harus berbuat apa, maka dapat dipastikan ada beberapa hal yang salah pada proses perubahan organisasi di tempat anda bekerja.

Kesalahan yang bila terus dibiarkan akan membuat kreativitas dan produktivitas kerja menurun karena lingkungan kerja yang tidak sehat, sehingga pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan mustahil dapat terwujud. Kesalahan pada umumnya disebabkan oleh komunikasi yang buruk, konsep yang tidak jelas dan perubahan yang terlalu cepat, serta kurangnya dukungan manajemen.

1. Komunikasi yang Buruk

Organisasi harus dapat mengkomunikasikan dengan jelas arah dan tujuan perubahan yang dilakukannya. Bilapun ide perubahan itu berasal dari pemikiran seseorang atau segelintir orang, maka konsep perubahannya harus dapat diterima dan diterjemahkan dengan baik oleh seluruh unsur organisasi. Baik itu di ranah pimpinan, pegawai maupun stakeholders.

Perubahan harus disertai dengan arahan dan instruksi yang jelas. Kapan dilakukan, apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Organisasi harus siap menerima feedback dari konsep perubahan tersebut. Organisasi harus bersedia untuk dievaluasi, bila dirasa konsep perubahannya kurang tepat.

Penolakan organisasi terhadap feedback dan banyaknya isu yang gagal diklarifikasi, menunjukkan komunikasi dalam organisasi yang buruk. Komunikasi yang buruk ini bukan hanya menimbulkan kebingungan, tapi juga berpotensi memunculkan konflik. Dan bila terus berlanjut akan merugikan proses perubahan organisasi itu sendiri.

2. Konsep yang Tidak Jelas dan Perubahan yang Terlalu Cepat

Perubahan yang tidak terkomunikasikan dengan baik tersebut, bisa jadi disebabkan konsepnya yang tidak jelas atau perubahannya yang terlalu cepat. Konsep perubahan menjadi tidak jelas bila hanya bisa dipahami seseorang atau segelintir orang di level tertentu (biasanya di level pimpinan), yang berarti tidak ada keterbukaan dalam proses penyusunannya.

Konsep dibuat secara instan dan menyamaratakan perubahan pada semua kondisi. Sehingga pelaksanaannya tidak dapat diterapkan dengan tepat di semua level dan bidang organisasi. Konsep tidak disusun untuk kepentingan organisasi yang bersifat holistik dalam jangka panjang, tapi lebih seperti puzzle yang terpecah-pecah dalam banyak bagian. Dan bila gagal menyusunnya, hasilnyapun akan berantakan.

Perubahan yang terlalu cepat dan terus berubah-berubah, memang "sangat melelahkan" untuk diikuti. Belum sempat menyesuaikan diri dengan perubahan yang satu, sudah terjadi lagi perubahan yang lain. Perubahan-perubahan itu bukannya saling melengkapi atau saling memperbaiki, tapi malah menyebabkan tugas dan fungsi saling bertabrakan dan tumpang tindih.

Perubahan yang terlalu cepat biasanya juga tidak disertai dengan proses evaluasi dan mitigasi yang baik. Evaluasi diperlukan untuk memperbaiki konsep perubahan, dan membuat perencanaan yang lebih baik pada tahap berikutnya. Sedangkan mitigasi diperlukan untuk memperbaiki keadaan atau mengurangi dampak negatif perubahan. Sehingga proses perubahan organisasi tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.

3. Kurangnya Dukungan Manajemen

Kebingungan, rasa takut dan kuatir menunjukkan kurangnya dukungan manajemen kepada pegawai, dalam menghadapi situasi perubahan. Ketidakjelasan deskripsi tugas, reward dan punishment, kurang diperhatikannya fasilitas kerja dan tata kelolanya, keruwetan prosedur dan panjangnya alur birokrasi menjadi keluhan umum dalam situasi perubahan.

Manajemen kurang cepat mengantisipasi dampak perubahan yang mungkin juga terjadi terlalu cepat. Apalagi bila lingkup pelayanannya sangat luas dalam organisasi yang terlalu gemuk, dengan sumber daya yang terbatas. Pastinya manajemen akan merasa kewalahan berkejaran dengan waktu, dalam tuntutan percepatan pelayanan.

Manajemen seharusnya menyiapkan dengan baik dukungan materiil maupun immateriil terhadap perubahan. Peningkatan kompetensi, penugasan yang tepat, pemberdayaan pegawai, ketersediaan fasilitas kerja, kejelasan prosedur, keterbukaan informasi dan penggunaan teknologi untuk optimalisasi proses di berbagai bidang. Menciptakan jalur karir yang jelas bagi pegawai, kompetisi yang adil dan lingkungan kerja yang sehat.

Kurangnya dukungan manajemen menyebabkan penolakan terhadap konsep perubahan itu sendiri. Dimana pegawai akan mengalami demotivasi, sikap apatis, dan tidak peduli pada organisasi dalam upaya perubahan yang dilakukannya. Bagaimana mungkin bisa membawa organisasi untuk bersaing di kancah global, bila pegawai kehilangan kepercayaan, respek dan loyalitas pada organisasinya sendiri.

Perubahan Organisasi Bukan Sekedar Bongkar Pasang

Perubahan organisasi pada dasarnya memang harus terjadi. Tapi perubahan organisasi tidak harus membuat orang-orang di dalamnya merasa "lelah hati". There is nothing wrong with change, if it is in the right direction - Winston Churchill. Tidak ada yang salah dengan perubahan organisasi, bila perubahan itu menuju ke arah yang benar. Yaitu perubahan yang mengarah pada komitmen tinggi di semua bidang dan perbaikan kultur kerja di semua unsur organisasi.

Perubahan bukan sekedar bongkar pasang. Tapi lebih pada upaya memperbaiki kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan kondisi dan perubahan lingkungan strategisnya. Agar organisasi mempunyai kekuatan untuk bersaing dan tetap eksis dalam mencapai tujuan, menyesuaikan dengan tuntutan kekinian di era global dan menjawab tantangan di masa depan. (IkS)