Efisiensi vs Efektivitas dalam Organisasi

Ilustrasi organisasi. Foto: Shutterstock

Di era persaingan global saat ini, organisasi tidak akan bisa menghindari berbagai isu dan perubahan yang terjadi di lingkungannya. Perubahan tersebut memaksa organisasi untuk menyesuaikan diri dengan berbagai upaya, salah satunya adalah dengan melakukan efisiensi sumber daya. Efisiensi sumber daya seringkali disandingkan dengan efektivitas sebagai pencapaian tujuan dalam organisasi.

Walaupun pada kenyataannya efisiensi tidak selalu sejalan dengan efektivitas, bila tidak dikelola organisasi dengan cara yang tepat.

Pengertian Efisiensi

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) efisiensi didefinisikan sebagai ketepatan cara dalam melakukan sesuatu, dan kemampuan dalam melaksanakan tugas dengan baik dan tepat tanpa membuang waktu, biaya serta tenaga. Sedangkan menurut Kamus Besar Ekonomi (2003), efisiensi merupakan hubungan atau perbandingan antara keluaran (output) atau hasil barang dan jasa yang dihasilkan dengan masukan (input) yang langka dalam satuan unit kerja atau ketetapan cara (usaha, kerja) dalam melakukan sesuatu (tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya).

Dari definisi tersebut efisiensi pada dasarnya membandingkan antara sumber yang digunakan (input) dengan keluaran yang dihasilkan (output). Dan pada prinsipnya, efisiensi mengutamakan penghematan dan ketepatan cara pengelolaan sumber daya, sehingga tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya.

Efisiensi dalam organisasi memiliki beberapa manfaat, antara lain:

Pengertian Efektivitas

Menurut Mahmudi (2010) efektivitas merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan. Sedangkan menurut Mardiasmo (2017) efektivitas adalah ukuran berhasil tidaknya pencapaian tujuan suatu organisasi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi mencapai tujuan maka organisasi tersebut telah berjalan dengan efektif.

Indikator efektivitas menggambarkan jangkauan hasil (outcome) dari keluaran (output) dalam mencapai tujuan. Semakin besar jangkauan outcome dan kontribusi output yang dihasilkan terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif proses kerja suatu organisasi. Indikator efektivitas juga dihitung berdasarkan persentase dari perbandingan realisasi dengan target kinerja, di mana nilai ≥90% dikatakan efektif (Beni P., 2016).

Walaupun memiliki arti yang berbeda, akan tetapi efektivitas menjadi ukuran berhasilnya upaya efisiensi. Ketika organisasi melakukan efisiensi sumber daya, maka ukuran keberhasilannya adalah apakah tujuan efisiensi itu dapat tercapai. Capaian tujuan efisiensi inilah yang dimaksud dengan efektivitas. Efektivitas dapat dilihat dari berbagai perspektif, antara lain produktivitas, keuntungan atau laba, pertumbuhan, stabilitas, adaptasi, kepuasan kerja, semangat kerja, dan berbagai perspektif lainnya sesuai dengan karakteristik organisasi.

Intinya ketika dilakukan efisiensi maka diharapkan berbagai perspektif pada efektivitas dapat tercapai. Organisasi yang melakukan efisiensi harus benar-benar memperhitungkan agar efisiensi dilakukan dengan cara yang tepat. Idealnya kurva efisiensi dan efektivitas akan terus meningkat hingga mencapai suatu titik tertentu. Bila organisasi lalai maka kurva efisiensi akan terus bergerak naik, akan tetapi kurva efektivitas akan bergerak turun. Atau bahkan bisa terjadi keduanya akan bergerak turun, yang artinya upaya efisiensi tidak ada hasilnya sama sekali.

Efisiensi untuk Mencapai Efektivitas

Dalam mencapai efektivitas, organisasi perlu memberikan kompensasi untuk mengimbangi upaya efisiensi sumber daya yang dilakukannya. Misalnya ketika organisasi melakukan efisiensi tenaga kerja dan biaya, maka untuk mencapai efektivitas harus diimbangi dengan upaya menyederhanakan prosedur dan memangkas birokrasi atau dengan mengurangi beban kerja dan target kinerja. Peningkatan kompetensi dan pemberdayaan juga merupakan bentuk kompensasi pada efisiensi tenaga kerja.

Tenaga yang kompeten dalam pekerjaan walaupun jumlahnya terbatas, akan tetap menghasilkan output yang lebih optimal. Organisasi juga bisa melakukan upaya peningkatan dan penggunaan teknologi, sehingga peran manusia bisa dikurangi dan digantikan dengan sistem otomasi yang komprehensif.

Efisiensi sebaiknya dilakukan secara terencana dan dikomunikasikan dengan baik kepada semua unsur organisasi. Manajemen perlu menjelaskan mengapa efisiensi perlu dilakukan, apa tujuan dan manfaatnya bagi organisasi. Manajemen juga perlu memberikan motivasi dalam bentuk coaching, mentoring dan empowering untuk mendukung semua unsur organisasi mencapai tujuan yang sama.

Efisiensi vs Efektivitas

Efisiensi tidak sejalan dengan efektivitas ketika diberlakukan tanpa kompensasi dan tujuan yang jelas. Organisasi hanya terkesan menuntut kinerja terbaik, tanpa memberikan penghargaan dan fasilitas yang memadai. Apalagi bila ditambah dengan minimnya komunikasi dan informasi tentang program yang ingin dicapai. Efisiensi seperti ini akan memicu munculnya sikap apatis, frustrasi, dan demotivasi, yang akan mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi.

Lingkungan kerja menjadi tidak sehat dan hal ini tentunya mempengaruhi efektivitas dalam perspektif kepuasan kerja, semangat kerja, dan cepat atau lambat juga akan mempengaruhi produktivitas dan perspektif lainnya. Bila terjadi dalam jangka panjang bukan tidak mungkin organisasi akan kolaps, mengalami kerugian besar. Organisasi akan kehilangan potensi-potensi sumber daya terbaiknya. Dan karena kelalaiannya, organisasi juga akan kehilangan nilai-nilai baik dan citra positif yang dimilikinya. (IkS).