Membangun Komunikasi Efektif dalam Tim Kerja

Ilustrasi Tim Kerja, Foto: Doc. Pribadi

Komunikasi merupakan hal paling utama dalam suatu tim kerja, yang menghubungkan pemimpin dengan anggota tim atau anggota tim satu dengan lainnya. Komunikasi yang jelas dan terarah akan membantu anggota tim untuk mengetahui tujuan, target, prosedur, tugas dan tanggung jawab masing-masing. Anggota tim juga akan memahami aturan yang harus ditaati, serta mengetahui konsekuensi dan resiko yang harus dihadapi dalam tugas. Anggota tim akan bekerja dengan lebih terarah dan terencana, sehingga lebih mudah melakukan monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas, serta meminimalisir masalah.

Peran pemimpin sangat diperlukan sebagai pemegang kendali komunikasi. Komunikasi efektif yang diinisiasi oleh pemimpin akan menciptakan tim kerja yang solid dan suasana kerja yang kondusif. Pemimpin dapat mendorong munculnya inisiatif, kreativitas dan inovasi dari anggota tim untuk kinerja yang lebih berkualitas. Menurut Jalaludin (2008) komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan. Dalam kondisi demikian, anggota tim akan lebih bersemangat dalam bekerja, lebih produktif dan berusaha memberikan kontribusi terbaik bagi tim dan organisasi.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh pemimpin dalam membangun komunikasi efektif dalam tim kerja adalah sebagai berikut:

1. Jelaskan tujuan, target dan prosedur kerja. Pemimpin harus memberikan mapping yang jelas kepada anggota timnya. Ke arah mana harus berjalan, kapan harus sampai di tujuan dan bagaimana teknis perjalanannya. Jelaskan resiko, hambatan dan tantangan yang akan dihadapi anggota tim. Tegaskan hal tersebut sebagai tanggung jawab bersama yang harus dituntaskan dalam segala kondisi.

2. Jelaskan tugas dan tanggung jawab anggota tim. Pembagian tugas yang jelas akan memudahkan anggota tim dalam bekerja. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari tugas yang tumpang tindih, sehingga tim lebih efektif dan efisien dalam mengelola waktu, biaya dan tenaga. Tugas dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat, serta mengurangi resiko kesalahpahaman satu sama lain.

3. Jelaskan aturan yang harus ditaati anggota tim. Pemimpin harus menjelaskan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh anggota tim, serta konsekuensi dari setiap tindakan. Aturan harus disepakati bersama, sebagai bentuk kedisiplinan dan tanggung jawab semua anggota tim. Aturan ini dilaksanakan dengan kejujuran, yang menunjukkan integritas dalam pelaksanaan tugas.

4. Lakukan brain storming. Berikan kesempatan semua anggota tim untuk menyatakan pendapatnya. Pendapat anggota tim menunjukkan kemauan mereka untuk berkontribusi pada tugas yang akan dilakukan. Hargailah pendapat mereka dan mintakan pendapat dari anggota tim yang lain. Pemimpin dapat berperan sebagai fasilitator dalam diskusi interaktif, yang akan menyimpulkan dan memutuskan apa yang harus dilakukan.

5. Keterbukaan informasi dalam tim. Dalam perjalanannya, akan muncul perubahan situasi dan berbagai isu yang kemungkinan dapat mempengaruhi kinerja tim. Pemimpin harus dapat mengantisipasi hal tersebut, memberikan keterangan dan penjelasan yang diperlukan. Jangan biarkan isu berkembang dan mengganggu kinerja tim. Berikan informasi secara proporsional kepada anggota tim sesuai keperluan. Tidak semua anggota tim harus mengetahui A to Z, apalagi bila terkait dengan rahasia jabatan dan organisasi.

6. Selesaikan konflik dengan adil dan bijaksana. Dalam kondisi under pressure, tim kerja sangat rawan terhadap konflik. Kejenuhan dan kelelahan dalam tugas memungkinkan terjadinya pertentangan satu sama lain. Pemimpin harus mampu mengatasi masalah ini dengan adil dan bijaksana sebelum terjadi perpecahan. Lakukan prinsip "win win solution" dalam menyelesaikan masalah, meraih kemenangan tanpa banyak korban berjatuhan.

7. Berikan motivasi dan semangat. Dinamika dalam tim kerja tidak akan pernah berhenti selama tim masih bersama dalam tugas. Pemimpin harus menyadari setiap anggota tim mempunyai kemampuan yang berbeda. Perbedaan itu menjadi modal dasar anggota tim untuk saling melengkapi kekurangan satu sama lain. Berikan motivasi dan semangat untuk membangun kepercayaan tim dan kerja sama yang solid.

8. Monitoring dengan komunikasi intensif. Pemimpin harus melakukan monitoring tim kerja, baik langsung maupun tidak langsung secara kontinu. Dengan kemajuan teknologi, komunikasi intensif dan koordinasi dengan anggota tim dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Pemimpin juga harus turun ke lapangan dan berkomunikasi dengan para stakeholder, sebagai upaya menjalin kerja sama yang baik. Cross check kepada stakeholder perlu dilakukan untuk mengetahui kualitas kinerja tim yang sesungguhnya.

9. Evaluasi hasil kerja tim. Evaluasi perlu dilakukan setelah tugas selesai. Evaluasi digunakan sebagai dasar perbaikan dan menyusun perencanaan berikutnya. Evaluasi dilakukan bersama-sama dengan seluruh anggota tim. Masukan dan saran perbaikan dari anggota tim dan stakeholder dapat disampaikan dalam diskusi interaktif. Analisis kekuatan dan kelemahan tim untuk mengetahui kesiapan tim mengerjakan tugas selanjutnya.

10. Luangkan waktu untuk kebersamaan. Kebersamaan akan membuka ruang komunikasi yang lebih luas. Kebersamaan dapat dilakukan dengan cara yang sederhana, tetapi efektif untuk mendekatkan pemimpin dengan anggota timnya. Pemimpin dapat memberikan apresiasi atas capaian kinerja tim dan menyegarkan kembali anggota tim dari kejenuhan, sehingga kembali bersemangat untuk tugas-tugas berikutnya. (IkS).