Strategi Perubahan dalam Organisasi

Ilustrasi Perubahan Organisasi, Sumber: Doc. www.dictio.id

Perubahan bagi organisasi adalah suatu keniscayaan yang harus terjadi dan pasti terjadi. Perubahan merupakan respon terencana maupun tidak terencana, yang terjadi sebagai upaya organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan dan berbagai aturan yang menaunginya. Perubahan juga terjadi untuk menjawab berbagai isu, peluang dan ancaman yang mempengaruhi organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung, yang secara universal akan mempengaruhi eksistensi organisasi bagi masyarakat yang dilayaninya. Organisasi yang dinamis akan melakukan perubahan secara terus menerus dengan manajemen perubahan yang baik, yaitu dengan perubahan yang terencana, serta kemampuan untuk mengatasi penolakan dan resistensi.

Perubahan yang Terencana

Perubahan dalam organisasi mencakup sistem yang kompleks. H.J.Leavitt dalam Reksohadiprodjo dan Handoko (1992), menjelaskan bahwa organisasi terdiri dari empat variabel yang saling berinteraksi satu sama lain, yaitu: tugas, manusia, teknologi dan struktur. Perubahan pada tugas terkait dengan strategi produksi dan distribusi barang maupun jasa yang dihasilkan organisasi. Perubahan pada manusia terkait dengan peran, sikap, persepsi dan harapan pegawai pada organisasi. Perubahan pada teknologi mencakup alat dan cara yang digunakan untuk mendukung aktivitas organisasi, termasuk di dalamnya pengetahuan dan keterampilan pegawai yang mendukung. Sedangkan perubahan pada struktur meliputi wewenang, aliran kerja dan sistem komunikasi dalam organisasi.

Perubahan pada variabel-variabel tersebut akan saling mempengaruhi satu sama lain. Untuk itu perubahan perlu dilakukan dengan strategi dan perencanaan matang, yang dapat diwujudkan secara bertahap dalam jangka pendek, menengah dan panjang. Pelaksanaannya dilakukan melalui proses identifikasi, perencanaan, implementasi, evaluasi dan umpan balik. Organisasi perlu menyiapkan alternatif strategi bila perubahan mengarah ke dampak yang tidak diharapkan. Perubahan yang terencana akan mempertimbangkan efektivitas pencapaian tujuan, efisiensi penggunaan sumber daya dan kepuasan pegawai serta stakeholder yang terkait dengan organisasi.

Masalah dalam Perubahan Organisasi

Karena organisasi utamanya digerakkan oleh manusia, maka perubahan pada variabel-variabel organisasi akan mempengaruhi perilaku pegawai dalam pekerjaannya. Tidak semua pegawai dapat menerima perubahan dengan baik. Perubahan yang cukup mendasar dalam sebuah organisasi seringkali menimbulkan penolakan dan resistensi dari pegawai, baik secara eksplisit (terlihat) maupun implisit (tersirat). Penolakan dan resistensi itu dikarenakan berbagai macam sebab, antara lain kurangnya kepercayaan pegawai terhadap manajemen, ketakutan hilangnya peluang dan kenyamanan, perbedaan cara pandang dan penilaian, serta sikap intoleransi pegawai terhadap perubahan itu sendiri.

Perubahan yang tidak terencana apabila tidak disebabkan oleh suatu kondisi force majeure, akan terlihat sebagai upaya uji coba yang bersifat "gambling". Organisasi akan sibuk dengan upaya bongkar pasang strategi tanpa melalui proses evaluasi. Perubahan yang terjadi dengan begitu cepat, tak tentu arah dan keajegan akan membingungkan pegawai dan semua unsur organisasi. Apalagi bila ditambah dengan komunikasi yang buruk, ketika organisasi gagal mengklarifikasi berbagai isu dan informasi perubahan yang terjadi. Hal ini akan mempengaruhi kepercayaan pegawai kepada manajemen. Perubahan menjadi tidak humanis karena tidak mempertimbangkan manusia sebagai unsur utama penggerak organisasi. Lingkungan kerja menjadi tidak kondusif dan tentunya akan mempengaruhi kemampuan organisasi dalam pencapaian tujuannya.

Strategi Perubahan Organisasi

Strategi perubahan untuk mengatasi penolakan dan resistensi pegawai dijelaskan oleh Coch dan French Jr. melalui cara positif maupun negatif. Cara positif yaitu dengan pendidikan dan komunikasi, partisipasi aktif pegawai, memberikan kemudahan dan dukungan, serta negosiasi. Manajemen perlu menjelaskan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, strategi dan dampak perubahan yang dilakukan. Libatkan semua unsur organisasi untuk berpartisipasi aktif dalam proses perubahan. Dengarkan setiap aspirasi dan ide-ide kreatif yang mendukung perubahan ke arah yang lebih baik. Berikan dukungan untuk membantu pegawai melewati proses perubahan, dengan peningkatan kompetensi (pengetahuan, keterampilan, sikap perilaku) dan kompensasi yang proporsional. Dukungan organisasi akan menghilangkan kekuatiran terhadap dampak buruk perubahan bagi pegawai maupun organisasi. Negosiasi dapat dilakukan secara wajar sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku.

Perubahan juga dapat dilakukan dengan cara negatif yaitu dengan manipulasi, kooptasi, dan paksaan. Manipulasi adalah proses rekayasa yang disengaja untuk menutupi kondisi yang sesungguhnya. Sedangkan kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pemimpin yang menentang perubahan untuk menghindari konflik. Adapun paksaan dengan cara memberikan ancaman dan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan. Melakukan perubahan perlu fundamental yang kuat, strategi yang bersifat antisipasi terkadang sulit dipahami oleh pegawai. Perlu peta yang jelas untuk menentukan ke arah mana perubahan dilakukan, sehingga bukan dianggap sebagai upaya manipulasi manajemen untuk mencari pembenaran. Manipulasi akan menghasilkan upaya-upaya yang bersifat politis seperti kooptasi untuk mendapatkan dukungan. Cara paksaan dapat menjadi pilihan karena kondisi yang memaksa, misalnya karena perubahan aturan atau kondisi force majeure.

Strategi perubahan dengan cara negatif sangat tidak disarankan terlebih untuk tujuan jangka panjang. Karena untuk mewujudkan perubahan yang baik, dibutuhkan dukungan dan kerja sama yang solid dari seluruh pegawai dan unsur organisasi. Dan karena perubahan merupakan suatu proses yang berlangsung secara terus menerus, maka diperlukan cara-cara yang positif dalam mengelola proses dan dampaknya. (IkS).