Contoh Surat Jalan, Begini Rinciannya

Ilustrasi amplop surat resmi. Foto: Shutter Stock

Pernahkah Anda mendengar mengenai surat jalan? Surat jalan adalah dokumen resmi yang wajib dikeluarkan oleh perusahaan yang sering melakukan pengiriman barang dalam jumlah banyak. Dokumen resmi ini dikeluarkan perusahaan pengirim sebagai informasi untuk pihak penerima.

Pengertian Surat Jalan

Dikutip dari Kumparan, surat jalan merupakan dokumen pendamping yang penting dan harus selalu dibawa oleh supir atau pengantar barang sampai kiriman tersebut sampai pada alamat pihak penerima.

Surat jalan bukan hanya berisi tentang informasi barang yang akan dikirim, tapi juga berguna sebagai surat keterangan yang nantinya ditunjukan ketika mobil muatan diperiksa oleh petugas lalu lintas di jalan.

Fungsi Surat Jalan

Contoh surat izin keluar masuk Jakarta. Foto: Dok. Pemprov DKI Jakarta

Sebenarnya, surat jalan berfungsi sebagai dokumen yang memastikan legalitas muatan atau barang yang dikirim dalam jumlah besar. Selain itu, keberadaan surat jalan juga memiliki beberapa kegunaan, di antaranya :

• Surat keterangan

Informasi yang terdapat pada surat jalan berguna menerangkan beberapa poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman. Informasi itu akan dijadikan acuan utama dalam pemeriksaan oleh petugas yang berwenang maupun pihak yang menerima.

• Bukti pengiriman yang resmi

Surat jalan tidak hanya perlu dibawa ke pihak penerima, melainkan juga wajib ditunjukkan kembali kepada pihak pengirim setelah transaksi diselesaikan. Jadi, surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman resmi yang nantinya akan dimasukkan dalam arsip laporan perusahaan atau pembukuan bagian akuntansi.

• Dokumen resmi perusahaan

Surat jalan menjadi salah satu bagian dari sistem perusahaan di bidang antar-kirim barang atau produk. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa karyawan, sopir atau pengantar, hingga pihak lain yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar.

Ada beberapa informasi lainnya yang harus ada dalam surat jalan, yaitu:

• Nama dan alamat lengkap dari perusahaan pengirim

• Nomor surat

• Tanggal pengiriman

• Nama dan alamat lengkap penerima yang menjadi tujuan pengiriman

• Rincian barang atau muatan yang dikirim, terdiri dari nama barang, kode barang, jumlah, dan harga

• Nama supir pengantar

• Nomor polisi kendaraan

Surat jalan harus ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaan barang. Berikut ini contoh dari surat jalan.

Contoh Surat Jalan Beserta Formatnya

Berikut ini contoh surat jalan dalam bentuk format kosong yang telah mencantumkan informasi penting di atas. Namun, format ini bisa saja berbeda dengan format dari berbagai perusahaan, sehingga nantinya bisa disesuaikan.

PT. Maju Sentosa Indonesia Kepada

Jambu Dua No. 7, Jakarta Pusat Yth. __________

Telp. 021 – 423 456

SURAT JALAN

Nomor : __________________________________

Tanggal Pengiriman : __________________________________

Dikirim dengan : __________________________________

Nomor Polisi : __________________________________

Nama Pengemudi : __________________________________

No.

Kode Barang

Nama Barang

Satuan

Jumlah

Keterangan

Mengetahui,

PT Maju Sentosa Indonesia

Sopir Manajer Marketing

(______________) (______________)

Diterima pada tanggal: __________________________________

Penerima

(_____________________)

(FOV)