4 Contoh Rundown Acara dari Pembukaan hingga Penutupan

Ilustrasi Contoh Rundown Acara. Foto: Unsplash/Alexandre Pellaes

Saat hendak mengorganisir sebuah acara pertemuan, panitia harus mengamati secara teliti beberapa contoh rundown acara pertemuan dan memahami proses pembuatannya dengan seksama.

Keberhasilan sebuah acara pertemuan seringkali bergantung pada keakuratan dan kejelasan dari rundown yang telah disiapkan.

Rundown, yang sering disebut sebagai susunan acara, memiliki peran yang sangat penting dalam menjamin bahwa semua komponen acara berjalan sesuai rencana dan terkoordinasi dengan baik.

Contoh Rundown Acara

Ilustrasi Contoh Rundown Acara. Foto: Unsplash/Kenny Eliason

Rundown menurut definisi yang dikutip dari buku Otomatisasi dan Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk SMK/MAK Kelas XII karya Tuginem dan Trisiyani (2021:158), merujuk pada susunan program acara yang disusun secara sistematis dengan memperhatikan durasi waktu yang telah ditetapkan.

Biasanya, rundown ini disiapkan oleh panitia penyelenggara acara dan seringkali diwakili dalam bentuk tabel.

Penggunaan rundown tidak hanya terbatas pada satu jenis acara, namun juga diterapkan dalam berbagai macam kegiatan, termasuk pertemuan atau acara kumpul-kumpul.

Sebelum mencoba menyusun rundown untuk sebuah acara kumpul-kumpul, penting untuk memahami contoh rundown acara yang ada agar memiliki gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana sebuah rundown acara kumpul-kumpul seharusnya disusun.

Dengan memahami contoh-contoh tersebut, akan lebih mudah bagi panitia untuk merencanakan dan menyusun rundown yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan dari acara gathering tersebut. Berikut merupakan contoh rundown acara:

Contoh 1 Rundown Acara Seminar

08.00 - 08.30 Registrasi peserta

08.30 - 09.00 Pembukaan acara

09.00 - 10.30 Sesi I: Keynote Speech

10.30 - 11.00 Coffee break

11.00 - 12.30 Sesi II: Panel Diskusi

12.30 - 13.30 Lunch break

13.30 - 15.00 Sesi III: Workshop

15.00 - 15.30 Coffee break

15.30 - 16.00 Penutup acara

Contoh 2 Rundown Acara Reuni Alumni SMA

07.30-08.00 Registrasi Peserta Alumni Setiap Angkatan

08.00-08.30 Pembukaan Acara

08.30-09.30 Sharing Alumni SMA Jaya Abadi

09.30-09.45 Hiburan dari peserta Alumni

09.45 -10.00 Coffee break

10.45-12.00 Pembahasan Struktur Organisasi Alumni SMA Jaya Abadi

12.00-13.00 Ishoma

13.00-13.30 Pengumuman oleh Perwakilan Alumni kepada pihak SMA Jaya Abadi

Contoh 3 Rundown Acara Rapat Perusahaan

08.00-08.30 Pembukaan Rapat

08.30-09.00 Pembacaan laporan singkat dari masing-masing bagian, serta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian

09.00-09.15 Coffee Break

09.15-10.30 Pembahasan inti acara rapat, yakni mengenai evaluasi kinerja karyawan.

10.30-11.00 Diskusi dan Tanya Jawab pada sesi rapat

11.00-12.00 Pengambilan Keputusan dan Pembacaan Kesimpulan Rapat

12.00 Rapat Selesai dan Penutupan Rapat

Contoh 4 Rundown Acara 17 Agustus

07.00 – 07.3 Pendaftaran peserta lomba

07.30 – 08.00 Pembukaan acara

08.00 – 09.00 Lomba Makan Kerupuk

09.00 – 10.00 Lomba Balap Karung

10.00 – 11.00 Lomba Panjat Pinang

11.00 – 12.00 Lomba Mewarnai Bendera Merah

12.00 – 13.00 Istirahat dan Makan Siang Bersama

13.00 – 14.00 Lomba Estafet Balon Air

14.00 – 15.00 Lomba Tarik Tambang

15.00 – 16.00 Lomba Lari Karung

16.00 – 17.00 Lomba Tumpeng Tercepat

17.00 – 17.30 Penyerahan Hadiah dan Penghargaan kepada Pemenang Lomba

17.30 – 18.00 Penutupan acara dengan sambutan dari panitia dan pembacaan doa untuk Indonesia

Manfaat Adanya Rundown Acara

Salah satu manfaat utama dari rundown acara adalah kemampuannya untuk menjaga agar acara berlangsung tepat waktu.

Dalam situasi dimana setiap kegiatan memiliki batasan waktu yang telah ditentukan, penting bagi panitia acara untuk memastikan bahwa setiap bagian acara dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan adanya rundown, pembawa acara atau MC dapat mengatur waktu dengan lebih efisien, sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya keterlambatan atau penundaan dalam pelaksanaan acara.

Hal ini juga akan membantu untuk menjaga ketertiban dan kedisiplinan selama acara berlangsung.

Selain itu, manfaat lain dari rundown acara adalah kemampuannya untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman di antara para peserta acara.

Dengan mengetahui susunan dan urutan kegiatan yang akan dilaksanakan melalui rundown, peserta acara akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan terjadi selama acara berlangsung.

Hal ini dapat membantu untuk mengurangi risiko peserta acara melewatkan bagian-bagian penting dari acara atau bahkan meninggalkan acara sebelum waktu yang telah ditentukan.

Dengan demikian, rundown dapat membantu untuk memastikan partisipasi dan keterlibatan peserta acara secara maksimal.

Selain itu, manfaat lain dari rundown acara adalah kemampuannya untuk memberikan informasi tentang alokasi waktu untuk setiap kegiatan yang akan dilaksanakan.

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap individu memiliki waktu yang terbatas untuk melakukan berbagai aktivitas.

Dengan mengetahui alokasi waktu dari setiap kegiatan dalam acara melalui rundown, peserta acara dapat merencanakan dan mengatur waktu mereka dengan lebih baik.

Hal ini akan membantu untuk memastikan bahwa peserta acara dapat mengikuti seluruh kegiatan yang telah direncanakan dengan baik tanpa adanya gangguan atau hambatan yang disebabkan oleh kurangnya informasi tentang alokasi waktu.

Selain manfaat utama yang telah disebutkan di atas, ada juga sejumlah manfaat lain dari rundown acara yang perlu diperhatikan.

Misalnya, rundown dapat membantu untuk meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan acara dengan memastikan bahwa semua kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dalam waktu yang telah ditentukan.

Selain itu, rundown juga dapat menjadi alat yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi tentang acara kepada pihak-pihak terkait, seperti para peserta acara, sponsor, atau pihak media.

Dengan demikian, rundown tidak hanya membantu untuk memastikan kelancaran pelaksanaan acara, tetapi juga membantu untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antara semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan acara.

Cara Membuat Rundown Acara

Koordinasikan kegiatan dengan panitia lain sesuai dengan tema acara yang telah ditetapkan. Berkomunikasilah dengan panitia Humas untuk mengatur kehadiran tamu undangan, narasumber, atau tokoh penting yang akan hadir pada acara tersebut.

Susunlah rangkaian kegiatan dengan memperhatikan durasi waktu yang telah ditentukan untuk pelaksanaan acara. Selanjutnya, tentukanlah tata letak tempat di mana acara akan berlangsung untuk memastikan kenyamanan dan kelancaran jalannya acara.

Selanjutnya, tentukanlah pihak yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaan acara, baik dari kalangan laki-laki maupun perempuan, yang dianggap memiliki kualifikasi dan kesiapan yang dibutuhkan.

Setelah rundown acara disusun dengan matang, sampaikanlah kepada seluruh panitia dalam rapat koordinasi untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai susunan acara tersebut.

Selama rapat koordinasi, jadilah fleksibel untuk melakukan perubahan jika diperlukan, terutama jika ada bagian dari susunan acara yang perlu direvisi.

Pastikan untuk segera melakukan perubahan yang diperlukan guna memastikan bahwa acara berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Setelah rundown acara telah final dan semua perubahan telah diimplementasikan, lakukanlah briefing atau gladi bersih dengan seluruh anggota panitia.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua orang memahami peran dan tugas masing-masing serta memastikan bahwa semua persiapan teknis telah dilakukan dengan baik.

Dalam proses penyusunan rundown acara, penting untuk berkoordinasi dengan semua pihak terkait, termasuk panitia lainnya, panitia Humas, dan pihak yang bertanggung jawab atas tempat acara.

Komunikasi yang efektif dan kerjasama tim yang baik akan memastikan bahwa acara dapat berjalan dengan lancar dan sukses.

Selain itu, fleksibilitas dalam menyesuaikan susunan acara dengan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi juga merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan acara.

Dengan melakukan briefing atau gladi bersih sebelum acara dilaksanakan, semua anggota panitia akan lebih siap dan percaya diri dalam menjalankan tugas mereka, sehingga dapat memastikan bahwa acara berjalan sesuai dengan rencana dan memberikan pengalaman yang baik bagi semua peserta.

Beberapa contoh rundown acara yang telah disebutkan di atas, terdapat berbagai variasi susunan acara lain yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Setiap acara dalam sebuah perusahaan memiliki karakteristik dan keperluan yang berbeda.

Sebagai contoh, perayaan Hari Kemerdekaan Indonesia mungkin membutuhkan susunan acara yang berbeda dengan kegiatan lomba dan perayaan yang sesuai dengan tema tersebut.

Meskipun demikian, pada dasarnya prinsip-prinsip dasar dalam menyusun rundown acara tetap sama.

Oleh karena itu, seseorang dapat mengadaptasi dan mengembangkan contoh-contoh susunan acara yang telah diberikan sebelumnya sesuai dengan kebutuhan dan tema acara yang sedang diorganisir.

Dengan memahami prinsip dasar dalam menyusun rundown acara, seseorang dapat dengan mudah menyesuaikan susunan acara untuk berbagai jenis acara yang akan diselenggarakan dalam lingkungan perusahaan seseorang. (KIKI)

Baca juga: 3 Susunan Acara Pelepasan Jamaah Haji Singkat