5 Tips Profesional Dalam Menggunakan Surel di Pekerjaan

Ilustrasi mengirim surel ( Foto : Pexels/burst)

Penggunaan aplikasi chat untuk pekerjaan misalnya Slack memberikan keleluasaan lebih khususnya dalam hal mengurangi rapat-rapat yang menghabiskan waktu siang kita. Namun saat berkomunikasi dengan rekan kerja secar virtual, kita perlu lebih berhati-hati dalam memilih kata.

“Kami tahu bahwa 55 persen dari pesan yang disampaikan lebih kepada bagaimana cara penyampaiannya misalnya intonasi atau nada bicara,” kata Lena Koropey dari perusahaan konsultan etiket. “Hanya 7 persen tentang pesannya itu sendiri,” tambah Koropey.

Seperti apa cara terbaik untuk berkomunikasi dengan rekan kerja di surel atau percakapan virtual lainnya?

Silakan disimak tips berikut yang dirangkum oleh TIME.

Langsung ke tujuan

Tak peduli apakah sedang mengirimkan pesan di Slack atau mempersiapkan surel yang dibaca seluruh anggota tim, konten harus dibuat seringkas mungkin.

Pada surel, ini berarti memulainya dengan subjek yang jelas dan akurat. Ada baiknya juga meng-update subjek jika topik pembicaraan mulai berkembang lebih jauh yang berarti surelnya juga menjadi lebih panjang.

“Buat seringkas mungkin dan hormati pihak lainnya,” jelas Koropey.

Memperhatikan isi pembicaraan juga krusial supaya tidak mengulangi bertanya hal yang sama.

Isu penting tidak boleh dibahas di surel atau aplikasi percakapan

Surel dan aplikasi percakapan lainnya sangat baik untuk tugas rutin seperti penjadwalan rapat, pemberian tugas, dan menjaga supaya semua orang tetap up-to-date.

Namun saat membicarakan masalah kompleks misalnya kinerja bawahan, cara paling baik adalah bertemu langsung atau minimal lewat telepon.

“Semakin manusiawi kita di dalam interaksi, semakin baik hasilnya,” kata Koropey.

Hindari penggunaan kata dan frasa berikut

Ketika membahas subjek yang sensitif baik secara verbal atau digital, sangat disarankan kita tidak menggunakan kata dan frasa ini. Gunakan “Saya” dan bukan “kamu” ketika memberikan umpan balik dan menunjukkan perilaku spesifik dari rekan kerja kita. Utarakan kekhawatiran kita dengan kalimat seperti: “Yang saya perhatikan adalah...” dan jangan “Kamu sangat berantakan,” kata Diane Gottsman dari Protocol School of Texas.

Seandainya ingin menyoroti pencapaian seorang rekan kerja sambil menegur kinerjanya, Koropey menyarankan penggunaan ‘dan’ bukannya ‘tetapi’ untuk menggabungkan kedua hal tersebut.

Contohnya: “Presentasimu sungguh sempurna dan kamu perlu meningkatkan lagi angka-angka yang disajikan barusan.”

“Penggunaan ‘tetapi’ menegasi semua ucapan sebelumnya,” jelas Koropey.

Perhatikan nada bicara kita di percakapan

Percakapan dengan teman kerja di Slack dapat terasa sama kasualnya dengan menyapa teman lewat Facebook Messenger. Namun penting untuk menjaga supaya percakapan tetap profesional baik di surel ataupun aplikasi.

Tata bahasa dan ejaan sama pentingnya dengan membuat percakapan yang ringkas, sekalipun sedang menulis sesuatu yang informal.

“Semua detil ini memberikan kesan yang sangat besar tentang siapa diri kita,” ujar Koropey.

Ini tidak hanya berkaitan dengan bagaimana cara kita berkomunikasi, namun juga apa yang kita sampaikan. Meskipun biasanya kita tergoda untuk mengalihkan percakapan secara tiba-tiba, kita beresiko membuang waktu rekan kerja dengan melakukan ini.

Yang perlu dilakukan saat rekan kerja tidak membalas surel

Jika terdapat isu mendesak yang perlu dibicarakan dan rekan kerja kita yang remote tidak menjawab surel, coba hubungi lewat media komunikasi yang lain.

Cara kita menangani situasi ini juga bergantung kepada seberapa mendesak isunya.

Koropey mengatakan jika seseoarang tidak membalas pesannya setelah lebih dari dua jam, langkah paling tepat adalah segera menelepon orangnya terlebih lagi jika permasalahannya sensitif terhadap waktu.

Tetapi 24 jam adalah waktu yang cukup untuk menunggu jawaban jika proyeknya tidak terlalu mendesak.