2 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan dan Pengertiannya
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPerusahaan dagang yang bertindak sebagai produsen atau distributor perlu mengetahui contoh surat konfirmasi pesanan, yang merupakan proses penting dari alur pembelian.
Pengertian surat konfirmasi pesanan adalah surat balasan terhadap surat pesanan barang yang dikirimkan pembeli kepada produsen atau distributor.
Surat pesanan mencantumkan identitas pembeli, nama dan varian barang, dan jumlah barang yang dipesan. Dengan begitu, maka surat konfirmasi pesanan mencantumkan identitas penjual dan dari ketersediaan barang yang dipesan. Terkadang surat ini juga mencantumkan metode pembayaran dan jasa pengiriman yang bisa dipilih.
Manfaat Surat Konfirmasi Pesanan
Dilansir dari buku Korespondensi Bisnis Modern, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A, (2007:95), surat konfirmasi pesanan memiliki sejumlah manfaat, antara lain:
Sebagai tolak ukur atas minat konsumen akhir akan suatu barang. Semakin banyak dipesan, semakin diminati pula barang itu.
Sebagai pedoman untuk membayar dan mengirimkan barang.
Sebagai pengukur kemajuan perusahaan, baik pihak pembeli maupun penjual.
Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya nominal pembayaran dari suatu barang.
Bagian Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang termasuk ke dalam kategori surat resmi, sehingga bagian surat konfirmasi pesanan adalah sebagai berikut:
Kepala Surat
Sering disebut kop surat, bagian ini mencabtumkan identitas perusahaan, termasuk nama, logo, alamat, dan kontak.
Kota dan Tanggal
Kota dan tanggal surat itu ditulis juga perlu dicantumkan untuk mengetahui alur kronologis dari surat tersebut.
Nomor Surat
Penomoran surat tergantung dari kebijakan perusahaan. Bagian ini sangat penting untuk kegiatan pengarsipan.
Perihal
Bagian ini menjelaskan secara singkat tentang isi dari surat yang diterbitkan.
Lampiran (Opsional)
Bagian opsional ini memuat jumlah lembar dan/atau nama berkas yang dilampirkan. Jika tidak ada, maka tak perlu diisi.
Tujuan
Di bagian ini, Anda perlu mencantumkan nama dan alamat pihak yang Anda tuju, dalam hal ini calon pembeli.
Salam Pembuka (Opsional)
Di bagian salam pembuka, Anda bisa menuliskan salam 'Dengan hormat' yang biasa digunakan di setiap surat resmi. Namun, apabila Anda sudah mencantumkan 'Yth….' di atas bagian tujuan, maka Anda tak perlu mencantumkan salam pembuka ini lagi.
Isi Surat
Di bagian ini, cantumkan nama dan varian barang yang tersedia lengkap dengan metode pembayaran yang bisa diterima dan jasa pengiriman yang bisa digunakan.
Salam Penutup
Di bagian salam penutup, ucapkan terima kasih dan harapan agar pembelian tersebut segera terlaksana dengan lancar.
Nama dan Tanda Tangan
Terakhir, surat konfirmasi akan ditutup oleh pimpinan atau staf yang diminta pimpinan untuk menanda tangani surat tersebut.
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
Agar lebih jelas, simak kedua contoh surat konfirmasi pesanan berikut:
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Peralatan Olahraga
PT Sehat Terus Jaya
Jalan Keren No. 17, Jakarta Barat
Telepon (021) 3716846, WA 081646292678
Jakarta, 4 Mei 2022
Nomor : 433/ST/V/2022
Lampiran : –
Hal : Konfirmasi Pesanan Barang
Yth. Owner Toko Prima Sport
Jalan Aduhai No. 14, Jakarta Timur
Berkaitan dengan surat permohonan barang dengan No. Surat: 15/V/PS/2022, kami telah mengecek ketersediaan barang yang Saudara/i pesan dan akan mengonfirmasikan ketersediaannya sebagai berikut:
Raket Bulu Tangkis Seri AV7193 > jumlah 30 pcs > tersedia
Bola Basket Seri BR6183 > jumlah 50 pcs > hanya tersedia 20 pcs
Stik Golf Seri YG1738 > jumlah 10 pcs > tersedia
Untuk 30 pcs bola basket seri BR6183, Anda dapat menggantinya dengan produk lain atau mengurungkan niat beli Anda. Namun, jika Anda bersedia menunggu, maka kami dapat mengirimkan barang tersebut sesuai jumlah pesanan Anda pada 15 Mei 2022. Mohon konfirmasi pesanan Anda melalui WhatsApp ke nomor 081646292678.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Salam,
(Tanda tangan)
Yogi Pratama
Manajer Penjualan PT Sehat Terus Jaya
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Barang Elektronik
CV Great Tech
Jalan Haloha No. 78, Jakarta Utara
Telepon (021) 6452826, WA (089962518362)
Jakarta, 28 April 2022
Nomor : 377/GT/IV/2022
Lampiran : 1 Halaman Garansi
Hal : Pesanan Barang
Kepada Direktur CV Happy Selamanya
Jalan Anggur No. 14, Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Kami sudah membaca surat pemesanan Anda dengan nomor 134/HS/IV/2022 dengan saksama. Kami ingin menginformasikan bahwa laptop Lenavol Seri G123 tersedia sebanyak 50 pcs. Untuk pembelian, mohon konfirmasi ke nomor WA 089962518362.
Adapun metode pembayaran yang dapat dipilih adalah transfer BCA, BNI, dan Danamon. Khusus laptop, kami dapat mengirimkannya dengan jasa Wahany. Terlampir salinan garansi laptop yang Anda pesan.
Demikian surat ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam hangat,
(Tanda tangan)
Bella Arsina
CV Great Tech
Kini silakan tulis surat konfirmasi pesanan Anda sendiri. Salam sukses! (BRP)