2 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan dan Pengertiannya

Contoh Surat Konfirmasi Pesanan, Foto: Unsplash/Clark Street Mercantile

Perusahaan dagang yang bertindak sebagai produsen atau distributor perlu mengetahui contoh surat konfirmasi pesanan, yang merupakan proses penting dari alur pembelian.

Pengertian surat konfirmasi pesanan adalah surat balasan terhadap surat pesanan barang yang dikirimkan pembeli kepada produsen atau distributor.

Surat pesanan mencantumkan identitas pembeli, nama dan varian barang, dan jumlah barang yang dipesan. Dengan begitu, maka surat konfirmasi pesanan mencantumkan identitas penjual dan dari ketersediaan barang yang dipesan. Terkadang surat ini juga mencantumkan metode pembayaran dan jasa pengiriman yang bisa dipilih.

Manfaat Surat Konfirmasi Pesanan

Dilansir dari buku Korespondensi Bisnis Modern, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A, (2007:95), surat konfirmasi pesanan memiliki sejumlah manfaat, antara lain:

Bagian Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang termasuk ke dalam kategori surat resmi, sehingga bagian surat konfirmasi pesanan adalah sebagai berikut:

Sering disebut kop surat, bagian ini mencabtumkan identitas perusahaan, termasuk nama, logo, alamat, dan kontak.

Kota dan tanggal surat itu ditulis juga perlu dicantumkan untuk mengetahui alur kronologis dari surat tersebut.

Penomoran surat tergantung dari kebijakan perusahaan. Bagian ini sangat penting untuk kegiatan pengarsipan.

Bagian ini menjelaskan secara singkat tentang isi dari surat yang diterbitkan.

Bagian opsional ini memuat jumlah lembar dan/atau nama berkas yang dilampirkan. Jika tidak ada, maka tak perlu diisi.

Di bagian ini, Anda perlu mencantumkan nama dan alamat pihak yang Anda tuju, dalam hal ini calon pembeli.

Di bagian salam pembuka, Anda bisa menuliskan salam 'Dengan hormat' yang biasa digunakan di setiap surat resmi. Namun, apabila Anda sudah mencantumkan 'Yth….' di atas bagian tujuan, maka Anda tak perlu mencantumkan salam pembuka ini lagi.

Di bagian ini, cantumkan nama dan varian barang yang tersedia lengkap dengan metode pembayaran yang bisa diterima dan jasa pengiriman yang bisa digunakan.

Di bagian salam penutup, ucapkan terima kasih dan harapan agar pembelian tersebut segera terlaksana dengan lancar.

Terakhir, surat konfirmasi akan ditutup oleh pimpinan atau staf yang diminta pimpinan untuk menanda tangani surat tersebut.

Contoh Surat Konfirmasi Pesanan

Agar lebih jelas, simak kedua contoh surat konfirmasi pesanan berikut:

Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Peralatan Olahraga

PT Sehat Terus Jaya

Jalan Keren No. 17, Jakarta Barat

Telepon [phone], WA 081646292678

Jakarta, 4 Mei 2022

Nomor : 433/ST/V/2022

Lampiran : –

Hal : Konfirmasi Pesanan Barang

Yth. Owner Toko Prima Sport

Jalan Aduhai No. 14, Jakarta Timur

Berkaitan dengan surat permohonan barang dengan No. Surat: 15/V/PS/2022, kami telah mengecek ketersediaan barang yang Saudara/i pesan dan akan mengonfirmasikan ketersediaannya sebagai berikut:

Raket Bulu Tangkis Seri AV7193 > jumlah 30 pcs > tersedia

Bola Basket Seri BR6183 > jumlah 50 pcs > hanya tersedia 20 pcs

Stik Golf Seri YG1738 > jumlah 10 pcs > tersedia

Untuk 30 pcs bola basket seri BR6183, Anda dapat menggantinya dengan produk lain atau mengurungkan niat beli Anda. Namun, jika Anda bersedia menunggu, maka kami dapat mengirimkan barang tersebut sesuai jumlah pesanan Anda pada 15 Mei 2022. Mohon konfirmasi pesanan Anda melalui WhatsApp ke nomor 081646292678.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.

Salam,

(Tanda tangan)

Yogi Pratama

Manajer Penjualan PT Sehat Terus Jaya

Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Barang Elektronik

CV Great Tech

Jalan Haloha No. 78, Jakarta Utara

Telepon [phone], WA (089962518362)

Jakarta, 28 April 2022

Nomor : 377/GT/IV/2022

Lampiran : 1 Halaman Garansi

Hal : Pesanan Barang

Kepada Direktur CV Happy Selamanya

Jalan Anggur No. 14, Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami sudah membaca surat pemesanan Anda dengan nomor 134/HS/IV/2022 dengan saksama. Kami ingin menginformasikan bahwa laptop Lenavol Seri G123 tersedia sebanyak 50 pcs. Untuk pembelian, mohon konfirmasi ke nomor WA 089962518362.

Adapun metode pembayaran yang dapat dipilih adalah transfer BCA, BNI, dan Danamon. Khusus laptop, kami dapat mengirimkannya dengan jasa Wahany. Terlampir salinan garansi laptop yang Anda pesan.

Demikian surat ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian Anda.

Salam hangat,

(Tanda tangan)

Bella Arsina

CV Great Tech

Kini silakan tulis surat konfirmasi pesanan Anda sendiri. Salam sukses! (BRP)