2 Contoh Surat Permintaan Penawaran dan Formatnya

Contoh Surat Permintaan Penawaran dan Formatnya, foto:pixabay.com/pengiriman

Aktivitas jual beli tak luput dari interaksi antara penjual dan pembeli. Jika jual beli tersebut harus dilakukan secara resmi, misalnya dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, permintaan dan penawaran dibuatkan dalam satu surat resmi. Belum tahu cara membuat surat terkait dengan permintaan dan penawaran tersebut, bisa melihat contoh surat permintaan penawaran dengan formatnya yang diulas dalam artikel ini.

Sebagaimana dijelaskan dalam buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-surat Bisnis, A. Fauzi (2007), surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan seseorang atau organisasi perusahaan atau calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta pengiriman daftar barang dan harga barang atau katalog produk yang dihasilkan penjual. Calon pembeli meminta informasi yang lengkap dari calon penjual mengenai produk dan harga setiap jenis produknya.

Contoh Surat Permintaan Penawaran dan Formatnya

Masih dari buku yang sama, beberapa hal yang harus ada di dalam surat permintaan penawaran adalah:

1. Nama, spesifikasi dan kualitas produk yang ditawarkan

2. Harga per unit dan diskon (potongan harga)

3. Syarat-syarat pembayaran dan pengiriman barang

4. Pelayanan purnajual

5. Cara pengepakan atau pembungkusannya

Format Surat Permintaan Penawaran

Berikut adalah format dari surat permintaan penawaran:

• Kop Surat

Kop surat ini berisi informasi mengenai perusahaan seperti, logo perusahaan, alamat, contact person, dan lain-lain.

• Kepala Surat

Kepala surat ini berisi tanggal terbit surat, nomor surat, lampiran dan alamat tujuan yang dituju.

• Kata Sambutan

Kata sambutan ini berisi kata pembuka sebelum menyatakan isi surat.

• Isi Surat

Isi surat ini berisi tujuan atau esensi dari surat permintaan dan penawaran yang dibuat, umumnya ditujukan untuk mendapatkan informasi terhadap barang yang akan dibeli atau ditawarkan.

• Penutup Surat

Penutup surat ini berisi kalimat penutup dan harapan untuk melakukan hubungan kerja sama dengan penjual agar terjadi kesepakatan.

• Pengirim

Dan terakhir, bagian pengirim ini berisi nama pengirim surat, tanda tangan, dan juga cap.

2 Contoh Surat Permintaan Penawaran

Berikut contoh surat permintaan penawaran yang bisa kamu jadikan refensi:

1. Surat Permintaan Penawaran Produk

PT MAKMUR SEJAHTERA

Jl. Jalan Raya N0. 333 Riau, Kalimantan

Nomor Telepon: 024-000666

Nomor : 123/002/XI/2017

Hal : Permintaan Penawaran Produk

Yth. PT SUKSES JAYA

Jalan Pahlawan no. 555, kota Bandung

Jawa Barat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan kebutuhan kami mengenai produk yang dijual oleh perusahaan Bapak/Ibu, maka melalui surat ini kami mengajukan permintaan penawaran harga atas produk tersebut. Oleh sebab itu, mohon Bapak/Ibu dapat memberikan informasi secara detail sebagai berikut:

- Rincian Barang

- Data Sheet dan Kualitas barang

- Daftar Harga

- Metode pemesanan dan pembayaran

Pemesanan akan kami lakukan setelah melakukan pertimbangan dan melalui hasil koordinasi dengan tim kami. Mohon segera dapat diberikan balasan sehingga kami dapat membuat perincian atas kebutuhan kami, dan mempercepat pembuatan kesepakatan.

Demikian surat permintaan penawaran produk yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Riau, 12 November 2017

Hormat kami,

Staff Procurement PT Makmur Sejahtera

Angga Aldy

2. Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik

CV GERAK JALAN

Jl. Majasari, Kompleks Sukses, blok K no. 17-18, kota Aceh

Nomor Telepon: 0536-009999

Nomor : 121/15/II/2012

Hal : Permintaan Penawaran Televisi

Yth. Toko Indah Permata

Jalan Kemangi, no. 99, kota Aceh

Banda Aceh

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami, CV Maju Jalan membutuhkan sebuah perangkat Televisi dengan rincian sebagai berikut:

Merk : SHARP

Spesifikasi : 34 inc

Melalui surat ini, kami bermaksud untuk meminta penawaran harga atas produk tersebut. Berkaitan dengan hal tersebut, kami memerlukan beberapa keterangan sebagai berikut:

- Rincian harga beserta diskonnya

- Ketersediaan jasa pengiriman televisi

- Metode pemesanan dan pembayarannya

Demikian surat permintaan penawaran atas produk televisi yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Aceh, 13 Februari 2012

Hormat kami,

CV MAJU JALAN

Rati Anggraeni

Semoga dua contoh surat permintaan penawaran di atas, dapat menambah wawasan tentang bagaimana cara pembuatan surat resmi terkait aktivitas jual beli.(Ai)