3 Contoh Surat Balasan Penawaran dan Format Penyusunannya
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSetelah menawarkan sesuatu, perusahaan akan menunggu surat balasan penawaran tersebut. Jika Anda belum pernah membalas surat penawaran, maka simak contoh surat balasan penawaran di bawah ini.
Format Penyusunan Surat Balasan Penawaran
Dilansir dari buku Bahasa Indonesia, Yustinah dan Ahmad Iskak, (2006:105), surat penawaran dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu: penawaran atas inisiatif penjual dan penawaran sebagai balasan dari surat penawaran.
Untuk membalas surat penawaran, ada format penyusunan yang perli diperhatikan, antara lain:
Kop Surat
Sebagai surat resmi, surat balasan penawaran membutuhkan kop surat di bagian atasnya. Kop surat memuat logo, nama, alamat, nomor telepon, email, dan jika ada, website perusahaan.
Kota dan Tanggal
Kota dan tanggal penulisan surat perlu dicantumkan untuk mengetahui kapan dan di mana surat balasan ditulis.
Nomor Surat
Bagian ini sangat penting untuk keperluan pengarsipan dan legalitas perusahaan. Penomoran surat setiap perusahaan dapat berbeda-beda tergantung standar dan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Perihal
Bagian perihal ini menjelaskan secara singkat tentang apa suatu surat ditulis. Dengan begitu, penerima surat akan langsung memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut.
Identitas Singkat Penerima Surat
Identitas singkat ini meliputi nama lengkap, jabatan, dan alamat penerima surat. Jika Anda tidak mengetahui nama lengkapnya, maka Anda bisa menuliskan jabatannya saja. Jika Anda tidak mengetahui alamatnya secara pasti dan mengirimkannya lewat email, maka Anda bisa menuliskan kotanya saja.
Isi Surat
Sesuai namanya, surat balasan penawaran kerja sama, barang, jasa, atau yang lainnya memuat response atas penawaran tersebut. Awali bagian ini dengan mengucapkan terima kasih atas penawaran yang dibuat.
Kemudian beritahukan apakah Anda menerima, menolaknya, atau membutuhkan diskusi lebih lanjut. Jika Anda menolak, maka sertakan alasan Anda. Jika ada, cantumkan juga sejumlah syarat yang harus dipenuhi agar Anda bisa menerima penawaran tersebut.
Penutup
Tutup surat dengan kalimat penutup dan ucapan terima kasih yang tidak bertele-tele.
Salam Penutup
Pada bagian ini, pengirim surat akan menuliskan salam penutup seperti ‘Hormat kami, ‘Salam’, atau Terima kasih’, yang diikuti oleh tanda tangan, stempel perusahaan (jika diwajibkan), nama lengkap pengirim, dan jabatannya.
3 Contoh Surat Balasan Penawaran
Surat balasan penawaran tidak hanya digunakan untuk menawarkan barang, tetapi juga untuk jasa dan kerja sama tertentu. Agar lebih jelas, simak 3 contoh surat tersebut berikut ini:
Contoh Surat Balasan Penawaran Barang
PT ALPHA BETA OMEGA
Jl. Serigala No. 234, Sleman
No. Telp.: 0274-6247280
Email: alpha@omega.com
Website : alphabetaomega.com
Sleman, 11 April 2022
Nomor : 101/BPB/04/2022
Perihal : Balasan Penawaran
Yth. Pimpinan PT Maju Pantang Mundur
Jl. Kipas No. 34
Sleman
Dengan hormat,
Terima kasih kami ucapkan atas surat penawaran barang yang Bapak/Ibu kirimkan pada 8 April 2022 lalu dengan nomor surat 899/MPP/04/2022. Surat penawaran barang elektronik itu telah kami terima dengan baik.
Setelah membaca surat dan brosur yang Bapak/Ibu lampirkan, kami tertarik dengan penawaran barang itu. Namun, kami memohon agar Bapak/Ibu mengirimkan daftar harga, tata cara pembayaran, dan syarat & kondisi yang lengkap untuk menghindari kesalahpahaman.
Penawaran Bapak/Ibu akan kami pertimbangkan. Setelah diputuskan, maka kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu kembali.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT Alpha Beta Omega
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Billy Yudhistira
Contoh Surat Balasan Penawaran Jasa
HOTEL O LALA
Jl. Pangeran Jayawijaya No. 18, Jambu
No. Telp.: 0741-87345263
Email: general@olala.com
Website: olalahotel.com
Jambi, 11 April 2022
Nomor: 233/OL/IV/2022
Perihal: Balasan Penawaran Jasa
Yth. Pimpinan PT Dingin Terus
Jl. Rumput Baru No. 44
Jambi
Dengan hormat,
Pertama, kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa servis AC yang ditawarkan pada 7 April 2022 lalu. Surat penawaran tersebut telah kami baca dengan baik.
Namun, perlu kami informasikan bahwa saat ini kami masih terikat kontrak dengan perusahaan jasa servis AC lainnya, sehingga belum dapat menerima tawaran Anda. Jika suatu hari nanti kontrak kami berakhir, maka kami akan menghubungi Anda.
Demikian surat balasan ini disampaikan. Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Direktur Hotel O Lala,
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Elsa Nabila
Contoh Surat Balasan Penawaran Kerja Sama
PT SUMBER AIR SENTOSA
Jl. Daun Oranye No. 89, Bandung
No. Telp.: 022-98452367
Email: sentosa@sumberair.com
Website: sumberairsentosa.com
Bandung, 13 April 2022
Nomor: 044/SAS/04/2022
Perihal: Balasan Penawaran Kerjasama
Yth. Pimpinan PT LANCAR JAYA
Jl. Angkasa No. 33
Bandung
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat penawaran kerja sama yang Anda kirimkan pada 11 April 2022 lalu dengan nomor surat 455/LJ/04/2022.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin berdiskusi lebih lanjut untuk penawaran bahan baku ini. Apakah Anda bersedia untuk berdiskusi pada jam 10 pagi, Senin, 18 April 2022 mendatang di kantor Anda?
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan jawaban Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur PT Sumber Air Sentosa
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Alvin Winata
Silakan gunakan format penyusunan dan contoh surat balasan atas penawaran di atas sebagai referensi. (BRP)