3 Contoh Surat Klaim untuk Beragam Keperluan
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarTak jarang, terdapat kejadian kurang menyenangkan dalam dunia bisnis. Biasanya pelanggan mengajukan klaim untuk meminta pertanggungjawaban dari penyedia barang atau jasa yang dibelinya. Simak 3 contoh surat klaim untuk beragam keperluan lewat artikel berikut ini.
Surat klaim termasuk salah satu jenis surat bisnis. Surat klaim merupakan surat yang dibuat oleh pembeli untuk memberitahukan kepada penjual mengenai kekecawaan atas barang atau pelayanan yang diterima.
Beberapa alasan untuk membuat surat klaim di antaranya :
ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang diterima pembeli,
barang diterima dalam keadaan rusak,
kualitas barang lebih buruk daripada spesifikasi barang yang dipesan,
jumlah barang lebih sedikit,
barang hilang dan keterlambatan pengiriman barang.
Mengutip dari buku Komunikasi Bisnis karya Yuan Badrianto, dkk. (2022:95), tuntutan yang bisa diajukan dalam surat klaim dapat disesuaikan dengan kasusnya, antara lain :
meminta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu
meminta dikirim barang yang baru
pembatalan pesanan dan minta uang dikembalikan
meminta potongan khusus (rafaksi) karena kesalahan mutu atau banyaknya barang yang rusak.
Contoh Surat Klaim
Langkah-langkah dalam penulisan surat klaim, yaitu :
Menjelaskan masalah yang dialami dengan rinci serta mengusulkan tindakan apa yang harus dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab dari penjual.
Memberikan lampiran pendukung seperti foto atau video kondisi barang dan dokumen yang berkaitan dengan transaksi pembelian.
Membuat surat klaim dengan bahasa yang sopan.
Berikut adalah 3 contoh surat klaim untuk beragam keperluan :
1. Contoh surat klaim barang rusak
PT SULAWESI
Jalan Kartika No.34 Manado
28 Juni 2020
No. : 27/P/IV/2020
Hal : Pengiriman mesin tik
Kepada PT DUNIA MODERN
Jl. Majapahir Nomor 18
Jakarta
Dengan hormat,
Kiriman Saudara 10 (sepuluh) buah mesin tik merk “Triumph” dalam 5 buah peti dengan kapal M/STONDANO telah kami terima.
Ketika peti-peti itu kami buka, ternyata dalam peti No. SUL-3 ada 1 buah yang rusak, yaitu kerangka bawahnya rusak dan rolnya pecah, sehingga dengan demikian mesin ini tidak dapat kami terima.
Kerusakan mesin tik tersebut menurut pendapat kami disebabkan karena pengepakan No. SUL-3 kurang kuat dan tidak diisi dengan kertas rumput atau ganjalan dari plastic, sehingga mudah tergoncang-goncang yang mengakibatkan mesin itu menjadi rusak.
Berhubung dengan itu kami minta agar Saudara dapat mengganti mesin tik yang rusak itu dengan yang baru, sedangkan mesin yang rusak akan kami kirimkan kembali kepada Saudara dengan ongkos tanggungan Saudara.
Menunggu kabar Saudara dengan segera, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Direktur
A.J Lumanouw
2. Contoh Surat Klaim Keterlambatan Pengiriman Barang
PT MABEL APIK
Jalan Sutasoma 99 Rancaekek, Bandung
25 Juni 2014
No : 14/PT-MI/KKPB/VI/2014
Hal : Pengaduan barang terlambat
Yth. Manager Pemasaran
PT Handycraft Sejahtera
Jalan Tempelan 76 Cilacap
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa barang-barang kerjinan tangan Indonesia yang kami pesan dengan surat Nomor 45/PT-MI/PS/V/2014 tanggal 5 Mei 2014 telah kami terima hari ini.
Dalam surat Saudara Nomor 178/PT-KJ/PB/III/2014 tanggal 20 Mei 2014, barang-barang pesanan akan datang selambat-lambatnya tanggal 20 Juni 2014. Pada kenyataanya, barang-barang tersebut kami terima lima hari dari tanggal yang telah ditetapkan dalam surat Saudara.
Keterlambatan ini tentunya berdampak besar bagi perusahaan kami karena pelanggan kami menyatakan untuk mengalihkan kerja samanya dengan perusahaan lain. Hal seperti ini adalah kerugian besar bagi kami.
Tentunya keterlambatan seperti ini tidak kami harapkan terulang lagi, karena jika Saudara tidak menepati perjanjian lagi maka dengan berat hati kami harus mencari perusahaan lain sebagai mitra bisnis kami.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
ttd
Nurdi Agus
Manager Pemasaran
3. Contoh surat klaim barang rusak dan tidak sesuai pesanan
PT ASIA TERANG
Jln. Asia Afrika No.21 Bandung
21 Oktober 2015
Nomor : 10/CM/3/2015
Lampiran : -
Hal : Klaim barang
Yth. Direktur Sejahtera
Jln. Dago No.23 Bandung
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa kiriman saudara 15 Televisi telah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas kiriman barang yang telah Saudara kirim datang tepat waktu.
Akan tetapi, kami sangat kecewa ketika banyak dus yang rusak dan 5 televisi yang kami terima tidak sesuai dengan merk yang kami pesan sebelumnya. Oleh karena terdapat kekeliruan tersebut kami terpaksa tidak dapat menerima kerusakan dan kesalahan barang tersebut kecuali harganya dikurangi 25% dari faktur.
Kami menunggu kabar dari Saudara secepatnya, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pimpinan
Herliana Sukma
Itulah tadi 3 contoh surat klaim untuk beragam keperluan. Meskipun surat klaim biasanya dibuat akibat kesalahan dari penjual, namun terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat klaim, diantaranya :
Menghindari penggunaan bahasa yang kasar dan menunjukkan kemarahan.
Menggunakan bahasa formal.
Menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami.
Jenis Surat Klaim
Adapun menurut buku Komunikasi Bisnis karya Yatri Indah Kusumastuti (2021:68), surat klaim terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat klaim persuasif dan surat klaim rutin.
Surat klaim persuasif dibuat dengan asumsi bahwa klaim yang diajukan hanya dapat dipenuhi jika ada penjelasan dan pemberiasan penjelasan persuasif argumentatif. Sedangkan surat klaim rutin dapat diajukan jika sudah ada jaminan sebelumnya atau sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati.(Bhilda)