3 Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSalah satu jenis surat niaga yang biasa digunakan oleh pengusaha dalam penjualan produk atau barang adalah surat pengiriman barang. Ada beberapa contoh surat pemberitahuan pengiriman barang untuk berbagai keperluan yang bisa dijadikan referensi.
Dikutip dari Korespondensi Program Keahlian Manajemen Perkantoran SMK/MAK Kelas X oleh Joko Pramono (2021: 181), surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan pembeli yang berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim.
Di samping berguna agar pembeli tahu, surat pengiriman barang juga bertujuan agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Untuk mengetahui lebih jelas mengenai surat pengiriman barang, simak pembahasan mengenai fungsi, komponen surat, hingga contohnya berikut ini.
Fungsi Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi dalam urusan perdagangan. Mengutip buku Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMK/MAK Kelas XII oleh Dwi Ermavianti Wahyu Sulistyorini, dkk., (2021: 103), adapun fungsi surat pengiriman barang, antara lain:
Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik.
Sebagai pedoman untuk pengiriman barang.
Sebagai pemberitahuan kepada pembeli mengenai ketersediaan barang.
Sebagai alat untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan pesanan atau permintaan.
Sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar.
Komponen Penyusun Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang tersusun atas beberapa komponen atau bagian surat, yaitu kop surat, nomor surat, nama dan alamat tujuan, perihal surat, serta rincian pesanan barang. Berikut penjelasannya:
1. Kop Surat
Komponen pertama adalah kop surat, yaitu bagian atas surat yang berisi identitas perusahaan atau organisasi yang mengirimkan barang. Kop surat biasanya mencakup nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor unit surat yang telah dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi pengirim barang. Nomor surat biasanya terdiri atas kombinasi angka dan huruf yang diikuti oleh bulan dan tahun pembuatan surat.
Fungsi nomor surat antara lain untuk mengetahui banyaknya surat yang keluar, memudahkan pengarsipan surat, serta memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan.
3. Nama dan Alamat Tujuan
Pengiriman dan penerimaan surat dapat berjalan dengan lancar jika nama dan alamat ditulis dengan jelas. Pastikan nama dan alamat surat tercantum dengan benar agar barang dapat diterima oleh penerima yang tepat.
Sebuah surat umumnya mempunyai dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat luar yang ditulis pada sampul surat.
4. Perihal Surat
Perihal surat adalah bagian surat yang berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan.
Menurut buku Bahasa Indonesia untuk Sekolah Menengah Kejuruan Tingkat Unggul (Kelas XII) oleh Nani Darmayanti (2008: 105), perihal surat biasanya ditulis secara singkat dengan cara digarisbawahi atau ditulis dengan huruf kapital seluruhnya. Contohnya:
Perihal : Surat Pengiriman Barang
Perihal surat membantu penerima dan pengirim agar bisa dengan cepat mengidentifikasi tujuan surat dan memahami kontennya.
5. Rincian Pesanan Barang
Rincian pesanan barang terdapat dalam tubuh surat, yaitu bagian isi surat yang digunakan untuk memberikan informasi yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut.
Bagian ini berisi rincian tentang pesanan barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, spesifikasi, dan catatan khusus jika ada.
Rincian pesanan yang lengkap dan akurat memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pembeli dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman barang.
3 Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan pengiriman barang yang dikutip dari buku Surat-Surat Bisnis Simpel, Praktis, Efektif oleh Gunawan A. (2009).
Contoh Surat Pertama
====KOP SURAT====
Semarang, 26 April 2022
Nomor : 205/EM/IV/2022 Lampiran : 2 (dua) lembar Hal : Pemberitahuan Pengiriman Barang Kepada, CV Kemuning Raya Di Jalan Kemuning, No 3 Semarang Dengan hormat, Surat Saudara tertanggal 25 April 2022 dengan Nomor: 204/EM/IV/2022 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami beri tahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat JLT, Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan bubble wrap dan kayu, agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.
Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp255.000.000,00 (dua ratus lima puluh lima juta empat rupiah) atas pembelian :
22 Unit Kulkas
20 Unit Mesin Cuci
30 Unit TV
10 Unit Kipas Angin
5 Unit AC
Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Panasonic 20” karena Saudara memesan sebelum tanggal 30 April 2022, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih. Hormat kami, Fathur
Contoh Surat Kedua
====KOP SURAT====
Semarang, 27 April 2022
Nomor : 003/BS.4500/EE/IV/2022 Kepada Yth. Pimpinan PT Buku Jaya Jl. Mataram Barat, No. 30 Semarang Hal : Pengiriman Barang Dengan Hormat, Sehubungan dengan surat Saudara dengan Nomor : 060/BS.4400/FM/IV/2022, tertangal 27 April 2022 tentang pesanan berupa : Bulpen : 100 Lusin Marker : 100 Lusin Kertas A4 : 100 RIM Barang tersebut telah kami kirim sesuai dengan permintaan Saudara.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Muhammad
Contoh Surat Ketiga
====KOP SURAT====
Semarang, 26 April 2022
No : 104/DU/PB/8/2022 Lampiran : 5 Berkas Hal : Pengiriman 4 Unit Mobil Toyota All New Avanza Warna Putih Kepada Yth, Jl. Bukit Menur, No. 40 Semarang Dengan hormat, Berdasarkan pesanan Bapak/Ibu berupa 5 (Lima) Unit Mobil Toyota All New Avanza Warna Putih dengan Nomor Pemesanan 7391097 pada 26 April 2022, melalui surat ini kami bermaksud menyampaikan bahwa pesanan Bapak/Ibu tersebut telah kami kirimkan mulai hari ini melalui kurir perusahaan kami.
Pembayaran pemesanan, Bapak/Ibu dapat membayarnya secara transfer ke rekening perusahaan kami di Bank Mandiri dengan nomor rekening 43398311 paling lambat 7 (tujuh) hari setelah barang diterima.
Adapun bersama surat pengiriman barang ini, kami lampirkan dokumen berupa 1 lembar Surat Jalan, 1 lembar Packing List, 3 lembar Faktur, Surat Pertanggung Asuransi, dan Surat Pengantar Barang.
Pengiriman Barang pesanan Bapak/Ibu ini, paling lambat akan sampai di perusahaan Bapak/Ibu pada hari ini tanggal 28 April 2022 pukul 15.00 WIB.
Demikian surat pengiriman barang ini kami sampaikan, Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Permana
Baca Juga: 3 Contoh Surat Jalan Barang beserta Fungsinya
(Fiqa & SFR)
Frequently Asked Question Section
Apa yang dimaksud dengan surat pengiriman barang?
Apa yang dimaksud dengan surat pengiriman barang?
Surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan pembeli yang berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim.
Apa fungsi surat pengiriman barang?
Apa fungsi surat pengiriman barang?
Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik dan sebagai pedoman untuk pengiriman barang.
Apa saja komponen surat pengiriman barang?
Apa saja komponen surat pengiriman barang?
Surat pengiriman barang tersusun atas beberapa komponen atau bagian surat, yaitu kop surat, nomor surat, nama dan alamat tujuan, perihal surat, serta rincian pesanan barang.