3 Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan dan Cara Membuatnya
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh surat pemberitahuan perusahaan biasanya diperlukan saat suatu perusahaan ingin menyampaikan pengumuman resmi agar diketahui banyak orang atau pihak tertentu. Surat pemberitahuan ini termasuk jenis surat dinas yang formal sehingga harus diperhatikan kaidah penulisannya.
3 Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan dan Cara Membuatnya
Menurut buku Bahasa Indonesia, Marheni, dkk (2009), surat dinas harus ditulis dengan baik karena merupakan cara komunikasi tertulis yang resmi dalam instansi yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi.
Penulisan surat resmi dengan tanpa mengikuti kaidah penulisan dapat mempengaruhi citra instansi dan kesalahpahaman dalam penerimaan informasi yang ditulis.
Surat pemberitahuan perusahaan merupakan surat dinas yang bertujuan untuk menyampaikan informasi resmi kepada instansi lain atau lingkungan internal perusahaan.
Jika dibandingkan dengan penyampaian lisan , surat pemberitahuan lebih efektif dan jelas sehingga tidak ada informasi simpang siur yang beredar. Berikut adalah 3 contoh surat pemberitahuan perusahaan dan cara membuatnya yang benar :
Penulisan surat pemberitahuan perusahaan harus menggunakan kalimat yang jelas dan tidak ambigu agar mudah dipahami. Detail isi dari surat juga harus runtut dan lengkap. Penulis wajib membaca dan menyunting surat kembali agar tampilannya rapi dan tidak ada kesalahan pengetikan.
Surat pemberitahuan resmi tersebut memiliki bagian-bagian sebagai berikut :
1. Kepala surat
Bagian kepala surat berisi tentang keterangan nama, alamat, dan nomor telepon suatu kantor perusahaan.
2. Tanggal surat
Bagian ini menjelaskan tanggal penulisan surat yang ditulis di bagian kanan atas.
3. Perihal surat
Perihal surat berisi tentang nomor surat, lampiran surat dan hal surat.
4. Alamat surat
Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat undangan.
5. Salam pembuka
Bagian ini ditulis di sebelah kiri dan diakhiri dengan tanda baca koma.
6. Isi surat
Isi surat terdiri atas kalimat pembuka surat, isi dan rincian pemberitahuan, serta penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih.
7. Salam penutup
Bagian ini ditulis di bagian kanan bawah dan diakhiri tanda baca koma.
8. Pengirim surat
Bagian ini ditulis bagian kiri bawah yang terdiri atas jabatan, tanda tangan, nama terang dan tembusan jika diperlukan.
Contoh 1
PT ABDI CAHAYA GEMILANG
Jl. Jeruk No. 105 Jakarta Timur
Telpon : (021) 12028
Jakarta, 11 April 2022
No : 012/PTACG/A/IV/2022
Lampiran : 1
Hal : Pemberitahuan Kegiatan Ulang Tahun Perusahaan
Yth.
Seluruh Karyawan PT ABDI CAHAYA GEMILANG
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Perusahaan yang ke 10, maka akan diadakan rangkaian kegiatan yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal : 20- 23 April 2022
Waktu : 13.00 – Selesai
Tempat : Menyesuaikan dengan jenis kegiatan (terlampir)
Sehubungan dengan kegiatan acara Hari Ulang Tahun Perusahaan yang akan kami selenggarakan tersebut, maka kami selaku panitia memberitahukan kepada seluruh karyawan PT ABDI CAHAYA GEMILANG agar berpartisipasi aktif dalam setiap kegiatan tersebut (rincian terlampir).
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Panitia HUT PT ABDI CAHAYA GEMILANG,
Ali Dharma
Contoh 2
PT. Kasih Ibu
Jalan Merdeka No 111 Kota Bandung
Telp. 022 –123456
Bandung, 25 April 2022
Nomor: 11/PTKI/IV/2022
Perihal: Pemberitahuan
Yth.
Seluruh karyawan
Beserta staff
PT. Kasih Ibu
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara halal bihalal di lingkungan PT. Kasih Ibu yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 5 Mei 2022.
Waktu : 08.00 – Selesai.
Tempat : Aula PT. Kasih Ibu
Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT PT. Kasih Ibu memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan halal bihalal tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama
PT. Kasih Ibu,
Andrian Malta, M. M
Contoh 3
PT Tekno Super
Jl. Imam Bonjol No 111, Denpasar Bali
Telp. 0361-1111
Denpasar, 15 April 2022
No : 11/PTTS /IV/2022
Lampiran : –
Hal : Pemberitahuan Masa Cuti Bersama
Yth.
Seluruh Manajemen dan Karyawan
PT Tekno Super
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan sudah ditetapkannya oleh pemerintah Keppres Cuti Bersama 2022 Nomor 4 Tahun 2022, kami menyampaikan pemberitahuan jadwal cuti bersama tahun ini di lingkungan PT Tekno Super.
Bahwa, seluruh kegiatan perusahaan akan diliburkan mulai tanggal 29 April- 8 April 2022 dan masuk kerja kembali seperti biasa mulai tanggal 9 April 2022. Sehingga diharapkan seluruh karyawan sudah menyelesaikan seluruh tanggung jawab pekerjaan sebelum masa cuti bersama tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini, agar dapat dipahami dengan seksama. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Denpasar, 15 April 2022
Direktur Utama
PT Tekno Super
Putu Cakra, M.Si
Contoh surat pemberitahuan perusahaan tersebut dapat ditiru dan disesuaikan dengan isi pemberitahuan yang ingin disampaikan yang penting sesuai dengan kaidah penulisan yang benar. Semoga bermanfaat!(Dyan)