3 Contoh Surat Pengaduan untuk Berbagai Keperluan
Menyajikan informasi untuk menginspirasi dan menambah wawasan pembaca
·waktu baca 5 menit
Tulisan dari Jendela Dunia tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat Pengaduan merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk mengajukan klaim atau pengaduan kepada suatu perusahaan atau instansi. Surat Pengaduan ini banyak jenis dan isinya pun berbeda-beda sesuai dengan tujuan surat tersebut dituliskan. Contoh surat pengaduan misalnya surat yang digunakan saat mengajukan klaim asuransi, atau sebagai surat pemberitahuan bila ada barang yang rusak saat membeli sesuatu.
Menggunakan metode komunikasi yang formal dan terstruktur menjadi sangat penting apalagi saat berbisnis atau berhubungan dengan perusahaan. Metode komunikasi formal seperti surat dapat meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan juga membantu kemudahan kerjasama dan koordinasi antara semua pihak yang bersangkutan.
Namun, terkadang kendala saat membuat surat pengaduan adalah tidak mengetahui apa yang harus ditulis di dalam surat, atau bahkan strukturnya pun membingungkan. Nah, untuk mempermudah, silahkan menggunakan contoh surat pengaduan berikut sebagai panduan!
Contoh Surat Pengaduan untuk Klaim Asuransi
Contoh surat pengaduan pertama yang biasa sering diperlukan adalah surat untuk pengajuan asuransi.
PT ABC
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : info@grapindodeveloper.com
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan Keterlambatan Pengajuan Asuransi
Lampiran : 1 (satu) lembar
MEGA INSURANCE
Jalan Djati no. 90
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin menyampaikan klaim atau pengaduan asuransi mengenai kerusakan gedung perusahaan. Hal ini terlampir pada ketentuan asuransi yang telah disepakati.
Surat asuransi tersebut telah kami lampirkan dan sudah diajukan sejak sebulan yang lalu namun belum ada kabar mengenai hal ini. Perihal masalah ini sudah kami terangkan pada surat dengan nomor 58/GD/SPK/VII/2019.
Telah kami lampirkan pula surat pengajuan klaim terdahulu serta beberapa dokumen pendukung. Hal ini kami lakukan semata-mata karena menghargai kerjasama yang sudah berlangsung lama.
Harapnya dengan datangnya surat ini proses pengajuan akan secepatnya diproses. Karena pengajuan perusahaan ini sudah lumayan lama dibuat. Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel
Direktur
Contoh Surat Pengaduan untuk Barang Rusak
Contoh surat pengaduan kedua yang juga sering diperlukan adalah untuk memberitahukan terjadinya kerusakan saat pengiriman barang. Sebagai konsumen, pastinya kamu berhak untuk memberitahukan pihak penjual jika ada kondisi barang yang tidak sesuai saat diterima.
PT ABC
Jl. Soekarno-Hatta no. 110, Jakarta Selatan
Website : www.grapindodeveloper.com
Email : info@grapindodeveloper.com
Jakarta, 09 Agustus 2019
Nomor : 60/GD/SPK/VIII/2019
Perihal : Pengaduan kerusakan barang yang baru dikirim
Lampiran : 1 (satu) lembar
PT ABC
Jalan Kalimaya Kencana no. 98
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan klaim mengenai pengiriman barang dengan invoice pembelian TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian barang seperti berikut :
20.000 batu bata
300 sak semen merk batubara
Dan, beberapa material besi lainnya
Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap dan kami ucapkan terima kasih atas pelayanannya yang terbaik. Namun ketika barang kami periksa kembali, kami mendapatkan banyak kerusakan serta kesalahan pengiriman.
Kami mengerti jika pengiriman kali ini agak terlambat karena beberapa kesalahan teknis. Namun, kerusakan barang bukanlah hal yang bisa kami toleransi. Berikut ini beberapa daftar kerusakan barang yang kami maksud :
20.000 batu bata sudah dalam keadaan retak dan beberapa banyak yang pecah serta rusak.
50 sak semen dalam keadaan rusak.
Material-material besi yang diantar semuanya dalam keadaan berkarat dan tidak layak pakai.
Dengan demikian, kami meminta kebijaksanaannya untuk mengganti barang yang rusak tersebut dengan barang yang baru dan berkondisi baik. Namun, jika perusahan tidak dapat mengirimkan barang yang dimaksud dalam jangka waktu seminggu maka,
Kami meminta uang DP yang sudah kami berikan untuk dikembalikan secara utuh. Serta surat permohonan pengaduan ini akan kami abaikan. Untuk pemecahan masalah ini sudah ada di dalam kesepakatan bersama kita.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih dan semoga pengaduan ini dapat diproses.
Hormat kami,
Grapindo Developer
Noel
Direktur
Contoh Surat Pengaduan untuk dikirimkan ke Polisi
Contoh surat pengaduan ketiga ini dapat digunakan bila keadaan sudah memerlukan bantuan dari pihak kepolisian. Keluhan-keluhan yang dilaporkan melalui surat ini dapat terdiri dari berbagai hal yang berkaitan dengan pelanggaran hukum sehingga dapat disampaikan ke pihak yang berwenang.
Yth. Bapak Kapolsek Kota ABC
Di tempat
Hal: Laporan Penipuan Online
Lampiran: 1 (satu) halaman
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi
Jenis Kelamin : Laki-laki
No KTP : 00000000
Alamat : Jl. DEF
No. Telp : 123456789
Ingin menyatakan tindak penipuan yang dilakukan oleh Saudara Ami kepada saya sendiri. Hal tersebut terjadi pada tanggal 00 Februari 0000 di mana Saudara Ami menjanjikan akan mengirimkan barang berupa merchandise EXO senilai Rp 5.000.000 melalui pos. Akan tetapi barang yang saya terima tidak sesuai pesanan dan klaim dari Saudara Ami karena cacat dan tidak asli.
Pihak penjual sudah menjanjikan untuk mengembalikan uang pembelian dalam kurun waktu tujuh hari. Akan tetapi, hingga saat ini uang tersebut masih belum juga dikembalikan, terhitung 5 minggu dari barang palsu yang saya terima.
Pihak yang bersangkutan belum menunjukkan itikad baiknya untuk mengembalikan uang maupun ganti rugi. Sebagai bukti, saya lampirkan juga nota pembelian barang dengan bukti tangkapan layar percakapan saya antara saya dan Saudara Ami selaku penjual. Chat tersebut sudah cukup menjelaskan bahwa Saudara Ami selaku penjual akan mengembalikan uang saya paling lambat satu minggu setelah barang saya terima.
Demikian surat aduan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya agar pihak kepolisian dapat membantu untuk menyelesaikan perkara ini hingga selesai. Atas perhatian Saudara, saya haturkan banyak terima kasih.
Kamis, 5 Maret 2022
Hormat saya,
Budi
Pelapor
Itulah 3 contoh surat pengaduan yang dapat dijadikan referensi sesuai dengan masing-masing kegunaannya. Selain 3 contoh di atas masih banyak kondisi yang mungkin memerlukan dibuatnya surat pengaduan. Pastikan saat kamu menulis surat pengaduan disertakan juga dengan data yang lengkap serta bukti-buktinya ya. Semoga membantu! (Michelle)