3 Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Surat Pengadaan Barang, Foto: Unsplash.

Sebuah perusahaan lazimnya memiliki banyak inventaris untuk mendukung operasional usaha di dalamnya. Inventaris ini merupakan bagian dari aset yang harus dijaga. Dalam proses pengajuan untuk membelinya, seringkali diperlukan contoh surat pengajuan barang inventaris kantor untuk referensi pembuatan surat tersebut.

Kegiatan surat-menyurat dalam sebuah instansi merupakan suatu proses yang tidak dapat dihindari dan pasti selalu terjadi karena hal ini merupakan prosedur yang sudah sewajarnya dilakukan.

Tujuan dari pembuatan surat pengajuan barang adalah untuk menghormati jabatan yang ada pada sebuah instansi. Dengan menggunakan surat secara resmi, tentu saja seluruh aktivitas keluar masuknya barang dapat dipantau dengan jelas. Hal ini memang harus menjadi salah satu hal yang wajib diterapkan dalam suatu perusahaan.

Dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah (2017: 5), surat adalah salah satu media atau sarana komunikasi tertulis yang dianggap efektif dari instansi ke instansi yang lainnya dalam menjalankan organisasi dan begitu juga sebaliknya.

Selain menjadi suatu hal yang penting, adanya surat-menyurat tentang pengajuan barang akan membuat perusahaan tersebut memiliki dasar hukum yang jelas. Artinya ada dasar hitam di atas putih sebagai acuan yang kuat jika suatu hari nanti terjadi sebuah masalah yang tidak diinginkan.

Pengadaan barang-barang kantor benar-benar sangat diperlukan bagi sebuah instansi. Penggunaannya juga harus disertai dengan bukti surat sebagai dasar dalam dunia kearsipan. Inventaris kantor juga harus sesuai dengan isi surat pengadaan untuk kepentingan arsip.

Dilansir dari barki.uma.ac.id, surat yang baik dan benar berisi hal-hal sebagai berikut:

1. Kepala surat

2. Nomor surat

3. Tanggal, bulan dan tahun surat

4. Lampiran

5. Hal atau perihal

7. Alamat

8. Salam pembuka

9. Isi surat

10. Salam penutup

11. Nama organisisasi

12. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat

13. Tembusan

14. Inisial / kaki surat

Berikut adalah 3 contoh surat pengajuan barang inventaris kantor yang baik dan benar.

Surat Pengadaan Barang, Foto: Pexels.

Contoh Surat Pengajuan Barang

Contoh 1

KOP SURAT

Jakarta, 09 April 2022

Nomor : XIX/HJ/HS/90

Perihal : Pengajuan Pengadaan Barang

Kepada Yth,

Kepala Departemen Sarana dan Prasarana

Bapak Cahyadi, S.Kom

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya beberapa penambahan karyawan CV.Mulya Mandiri, maka bertambah juga kebutuhan alat-alat kantor yang harus segera terpenuhi. Untuk itu, kami bermaksud mengajukan pengadaan barang seperti di bawah ini :

Jenis Barang

PC, dan Keyboard berjumlah 1 Unit

Meja dan Kursi berjumlah 1 Unit

Laptop merk Caca berjumlah 1 Unit

Kami berharap barang tersebut sudah kami terima selambat-lambatnya pada tanggal 12 April 2022., dikarenakan pegawai baru wajib masuk kerja pada tanggal 15 April 2022.. sesuai dengan instruksi dari atasan.

Demikian surat pengajuan pengadaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala Departemen Personalia,

Siregar

Contoh 2

DEPARTEMEN PERSONALIA

PT. Lancar Abadi

Jl. Ki ageng Gribig No 88, Jakarta

Telp. [phone], Email : manajemenlancarabadigmail.com

Jakarta, 9 April 2022

Nomor : 09767/HG/DH-JW/2022

Perihal : Pengajuan Pengadaan Barang

Kepala Departemen Sarana dan Prasarana

PT. Lancar Anadi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan bertambahnya pegawai Departemen Personalia di PT. Lancar Abadi, maka bertambah juga kebutuhan akan barang keperluan kantor yang kami perlukan. Untuk itu, kami bermaksud mengajukan pengadaan barang seperti di bawah ini :

Jenis Barang ……….Jumlah

Kursi ………….20 Unit

Meja ………….10 Unit

Laptop………………. 10 Unit

Kami berharap barang tersebut sudah dapat kami terima selambat–lambatnya pada tanggal 15 April 2022 dikarenakan pegawai baru akan mulai masuk kerja pada tanggal 01 Mei 2022 sesuai dengan instruksi dari atasan.

Demikian surat pengajuan pengadaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala Departemen Personalia,

Baharuddin

Contoh 3

Dilansir dari laman suratresmi.id, contoh surat pengadaan barang yaitu sebagai berikut:

PT Mulya Mandiri

Jalan Sama Suka No 76, Tangerang

Telp. [phone]

Website: www.mulyamandiri.go.id

Email: [email protected]

Tangerang, 09 April 2022

No : 018/KSPA/DHJ/11/2022

Hal : Permohonan Pengadaan Barang

Lampiran : 1 berkas

Yth.

Direktur Pengadaan

PT Jalan-Jalan

Jalan Kayu manis No 65 Jakarta Barat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Saskia S

Jenis Kelamin : Perempuan

NIP : 8913

Jabatan : Bendahara

Dengan ini mengajukan permohonan pengadaan barang berupa 20 unit komputer dan seperangkat proyektor untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka tercapainya target kerjasama perusahaan. Untuk melengkapi permohonan pengadaan barang ini, bersama surat ini juga kami lampirkan skema tinjauan ketercapaian target dan estimasi biaya yang diperlukan.

Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih dan harap maklum.

Pemohon,

Saskia S

Nah itulah tadi beberapa contoh surat pengadaan barang inventaris kantor yang bisa dijadikan referensi apabila dibutuhkan. Semoga bermanfaat.(UMI)