3 Contoh Surat Tagihan yang Baik dan Benar sebagai Referensi

3 Contoh Surat Tagihan yang Baik dan Benar sebagai Referensi, Foto: Unsplash/ChanheeLee

Contoh surat tagihan dibutuhkan oleh suatu badan usaha, baik itu perusahaan atau lembaga yang melakukan penyedia serta penjualan produk barang maupun jasa. Surat tagihan ini dibuat untuk diberikan kepada pembeli atau konsumen.

Dalam praktiknya, penyedia produk dalam hal ini penjual sering memberikan keringanan kepada konsumen atau pembeli dalam melakukan pembayaran atas barang dalam jumlah besar. Hal ini tentu disertai dengan penawaran dan kesepakatan yang diatur dalam perjanjian dan faktur atau invoice pembelian.

Keringanan tersebut diberikan disebabkan dana yang dimiliki konsumen yang belum bisa memberikan pelunasan secara langsung dalam jumlah besar. Selanjutnya, pelunasan tersebut dibayar dalam jangka waktu atau tempo yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, tagihan berarti surat hak menagih pembayaran kepada pihak lain. Surat tagihan pembayaran dibuat apabila ada pelanggaran kesepakatan yang dilakukan oleh pembeli selaku konsumen.

Pelanggaran tersebut berupa keterlambatan pembayaran atau angsuran sesuai dengan waktu yang telah dijanjikan. Saat pembuatannya, surat tagihan ini biasanya disertai dengan bukti pembelian barang yang telah dilakukan oleh pembeli.

Secara umum, format surat tagihan harus meliputi informasi mengenai jumlah barang disertai besaran nominal yang harus dibayarkan. Biasanya, surat tagihan ini bisa jadi pengingat untuk pembeli karena bisa jadi terlupa untuk melakukan angsuran sehingga lewat dari jatuh tempo yang disepakati.

Apabila tidak ada i’tikad baik dari pembeli untuk melunasi atau melakukan kelanjutan pembayaran saat surat tagihan diberikan, masalah tersebut bisa berlanjut ke ranah hukum. Pasalnya, hal ini tentu menyangkut dengan profit dan keberlangsungan keuangan perusahaan.

Contoh Surat Tagihan

Berikut ini, beberapa contoh surat tagihan yang baik dan benar yang bisa dijadikan referensi:

Contoh 1 Surat Penagihan Pelunasan Pembayaran

PT Makmur Sentosa

Jalan Bagawanta Bahari No 4 Surabaya

Telp (034)56789, email: makmursentosa@gmail,com

Surabaya, 18 April 2022

Nomor : 456/MS/INV/2022

Hal: Penagihan Pelunasan Pembayaran

Lampiran : 2 (dua) lembar

Yth

Direktur Jaya Abadi

Jalan Kemuning N0 10, Surabaya

Dengan hormat,

Berdasarkan data dari Bagian Penjualan, saudara telah melakukan pembelian berupa 20 unit televisi 32 inchi merk Panachiba dengan total harga senilai Rp 140.0000.000,00 (Seratus Empat Puluh Juta Rupiah) dengan nomor invoice 1457/INV/MS/2022, yang seharusnya dilunasi pada 20 Februari 2022 lalu.

Namun, hingga saat surat ini dilayangkan, kami belum menerima pembayaran dari Saudara. Untuk itu, kami berharap, Saudara dapat melakukan pelunasan terhadap invoice tersebut. Bersamaan dengan surat ini kami lampirkan fotocopy bukti invoice pembelian Saudara.

Demikian surat penagihan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT Makmur Sentosa,

Setyawan

Contoh 2 Surat Tagihan Kelanjutan Pembayaran

CV Karya Abadi

Jalan Raden Saleh No 3 Kediri

[phone], email: [email protected]

Nomor: 345/KA-STG/IV/2022

Kediri, 18 April 2022

Lampiran: 3 (lembar)

Perihal: Permohonan Kelanjutan Pembayaran Barang

Yth,

Manager PT Mutiara Indah

Jalan Raya Kediri No 6, Kediri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa berdasarkan data penjualan kami per tanggal 3 April 2022, dengan pengiriman barang sebanyak 50 printer atas nama PT Mutiara Indah, Saudara belum melakukan pembayaran angsuran yang keempat.

Berdasarkan dengan perjanjian, pembayaran printer ini akan diangsur sebanyak lima kali. Total pembayaran sebesar Rp 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah).

Jumlah tersebut sudah disesuaikan dengan penawaran dan kesepakatan yang disepakati bersama sesuai dengan faktur terkait. Faktur sudah kami lampirkan bersamaan dengan surat ini untuk digunakan sebagai acuan.

Sebagai pertimbangan yang sudah menjadi kesepakatan bersama, pembayaran akan dilakukan setiap bulan dengan tempo keterlambatan selama 2 minggu. Saat surat ini dilayangkan, sudah melebihi tempo yang diberlakukan.

Dimohon kerjasamanya untuk melakukan pembayaran untuk kelancaran proses pembelian selanjutnya. Atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

CV Karya Abadi

Contoh 3 Surat Tagihan Kelanjutan Pembayaran

PT Indah Jaya

Jalan Adikusuma No 9

Sidoarjo, Jawa Timur

18 April 2022

Nomor : 190/IJ/2022

Lampiran : 3 (tiga) lembar

Hal : Penagihan Pembayaran IV

Yth,

Eko Setiawan

Jalan Prasasti No 8, Sidoarjo

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat yang sudah kami kirimkan sebanyak tiga kali berkaitan dengan penagihan pembayaran dengan Nomor 12/IJ/2022 tertanggal 25 Januari, Nomor 56/IJ/2022 tertanggal 25 Februari, dan Nomor 169/IJ/2022 tertanggal 25 Maret, kami sangat kecewa karena Saudara tidak memberikan tanggapan serta i’tikad baik sebagaimana mestinya.

Oleh karena itu dengan sangat menyesal kami memberikan surat tagihan ini kepada Bank Sejahtera dengan informasi bahwa Saudara masih belum melakukan pembayaran dengan nomor Invoice 67/IJ/2022 seharga Rp 120.000.000,00 (Seratus dua puluh juta rupiah) sampai tanggal 18 April 2022. Apabila dengan surat ini masih belum ada perkembangan lebih lanjut, maka dengan berat hati kami akan membawa masalah ini ke ranah hukum.

Bersamaan dengan surat ini kami lampirkan salinan surat penagihan pertama hingga ketiga beserta invoice pembelian dan angsuran.

Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT Indah Jaya

Bagas Maulana,

Manajer Selling and Providing

Demikianlah beberapa contoh surat tagihan yang bisa dijadikan referensi untuk diberikan kepada pembeli dalam hal pelunasan pembayaran. Semoga bermanfaat!(You)