Contoh Surat Pengantar Dokumen beserta Strukturnya

Contoh Surat Pengantar Dokumen, Foto: Unsplash/Arisa Chattasa

Pada instansi perusahaan pasti adakalanya membutuhkan yang namanya surat pengantar dokumen. Berikut ini adalah contoh surat pengantar dokumen yang bisa digunakan di berbagai keperluan.

Dikutip dari eprints.polsri, surat memiliki arti yaitu suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain.

Adapun fungsi dari surat pengantar dokumen ini ialah :

1. Berfungsi untuk mengantarkan surat formal maupun non-forman kepada suatu instansi tujuan.

2. Untuk membuktikan juga kalau seorang yang membawa surat itu ialah orang yang terpecaya dan menjadi utusan resmi suatu instansi.

3. Menjadi perantara formal untuk menjelaskan suatu maksud dan tujuan dari si pengirim surat

4. Menjadi salah satu syarat untuk mendapatkan surat resmi.

Struktur Surat Pengantar Dokumen

Adapun struktur dari surat pengantar dokumen ialah sebagai berikut:

1. Kop Surat

Fungsinya untuk menunjukkan bahwa surat ini benar-benar resmi dikirim dari suatu instansi.

2. Kepala Surat

Yang berisi nama, tanggal, alamat, nomor surat, dan hal/lampiran

3. Badan atau Isi Surat

Bagian yang menjelaskan tentang maksud dari surat ini dan dijelaskan secara detail. Jelaskan semua maksud atau alasan surat ini di buat, dan apa maksud anda untuk mengirim dokumen yang terlampir tersebut.

4. Penutup

Ialah salam penutup yang dilengkapi dengan tanda tangan dan nama lengkap si pengirim surat.

Tips Menulis Surat Pengantar

Sebelum menulis surat pengantar, ada 2 hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Gunakan Bahasa Resmi

Surat pengantar termasuk salah satu surat resmi, sehingga bahasa uang digunakan pun haeus merupakan bahasa yang resmi dan baku sesuai PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia).

• Tulis dengan Lugas

Penerima surat pengantar umumnya merupakan orang yang sibuk. Oleh karena itu, di dalam menulis surat pengantar, gunakanlah bahasa yang lugas dan jelas. Hindari penulisan yang bertele-tele dan membingungkan.

Dengan menerapkan 2 tips di atas, maka penerima surat akan merasa dihargai dan dihormati. Hal ini akan memengaruhi kondisi kerja sama di masa mendatang.

Contoh Surat Pengantar Dokumen

Berikut ini adalah 3 contoh surat pengantar dokumen :

Contoh surat 1:

PT. Barokah Jaya

Jalan kencana No. 5, Tangerang, Banten

Telp. Xxxxxxxxx

Email. Xxxxxx

Nama : Wachirawit Vihokratna

Alamat email : [e-mail]

Nomor telepon : 021-876-555

Alamat : Jalan Prathet Thai No. 9, Kab. Tangerang, Banten.

Tanggal : 6 Januari 2019

Nama penerima : Tawan Reungwiwat

Judul Penerima : -

Nama Perusahaan : Stay Entertaiment

Alamat : Jalan Chiang Mai Blok AB, No. 10, Gading Serpong, Tangerang.

Kepada Bapak/Ibu Yth.

Di tempat

Dengan ini saya menyerahkan dokumen-dokumen berikut seperti yang diminta oleh perusahaan Anda :

(sebutkan apa saja dokumennya)

Saya mengirimkan dokumen ini untuk kemajuan lebih lanjut dalam pemenuhan formalitas yang diperlukan untuk bergabung dengan perusahaan.

Tertanda,

(Wachirawit)

Contoh surat 2:

PT. Cinta Sejati

Kepada Manajer Yth.

Dengan ini saya menyerahkan dokumen-dokumen berikut seperti yang diminta oleh perusahaan Anda :

(Sebutkan apa saja dokumen yang terlampir)

Saya harap Anda akan menjaga mereka tetap aman dan dokumen ini akan membantu anda dengan apa yang diperlukan.

Dengan hormat, Penunjukan Pekerjaan

(Wawa) Nama Perusahaan

Contoh surat 3:

PT. Rachini Abadi Jaya

Jalan Chai Dii No. 15, Kab. Serang, Banten.

Surat Keterangan Pengantar

Nomor : xxxxxxxx

Yang terhormat,

Dengan ini saya menyerahkan dokumen-dokumen berikut seperti yang diminta oleh perusahaan Anda :

(Sebutkan apa saja dokumen yang terlampir)

Metawin

Surat Keterangan Pengantar

Together Agency

Semoga 3 contoh surat pengatar dokumen yang diulas di atas dapat membantu Anda yang memerlukannya sebagai referensi.(Ifra)