Apa itu Vendor? Berikut Pengertian dan Syarat Menjadi Vendor
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarVendor adalah pihak yang memiliki peran penting dalam memasok barang maupun jasa dalam dunia bisnis. Mungkin bagi kamu pelaku bisnis tidak asing dengan istilah vendor. Namun, bagi awam mungkin akan bingung. Untuk lebih jelasnya, penulis akan membahas arti vendor dan syarat menjadi vendor berikut ini.
Pengertian Vendor
Menurut Andy Shera dalam buku Step by Step Internet Marketing, vendor adalah pihak yang membuat produk atau jasa untuk dipromosikan oleh afiliasi ke pasar. Arti afiliasi (affiliate) itu sendiri merupakan perantara yang menjual produk atau jasa dari vendor secara langsung untuk dijual di pasar.
Mengutip dari laman pengertianmenurutparaahli.org, vendor adalah lembaga atau perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan berbagai bahan, jasa, atau produk. Tujuannya, untuk diolah maupun dijual kembali ataupun dibutuhkan sendiri oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan.
Syarat Menjadi Vendor
Sautu perusahaan mempunyai ketentuan dalam memilih satu atau beberapa vendor. Hal itu dilakukan agar upaya pengadaan barang dan jasa dengan vendor bisa berjalan secara efektif dan efisien. Syarat untuk bisa menjadi vendor disadur dari buku Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa oleh Hertin Indira Utojo, adalah sebagai berikut.
1. Berbadan Hukum
Berbadan hukum artinya vendor mempunyai dokumen legal yang lengkap dan sah. Jenis dokumen legal yang dimaksud antara lain akte pendirian dan perubahan, surat keterangan domisili, SIUP, e-KTP, surat pernyataan rekening bank, surat pernyataan etika bertransaksi, surat pernyataan pengusaha kena pajak, bukan pengusaha kena pajak, bukan broker, dan bukan semenda atau memiliki hubungan pertalian keluarga.
2. Lulus Uji Kelayakan Vendor (Due Diligence)
Due Diligence adalah kegiatan berupa kunjungan ke lokasi kantor, loka karya, dan warehouse vendor. Uji kelayakan dilakukan secara sidak tanpa memberitahu vendor terlebih dahulu sebelum transaksi terjadi.
Hal itu bertujuan untuk memastikan bahwa vendor memenuhi persyaratan untuk menjadi vendor suatu perusahaan. Kegiatan Due Diligence yang dilakukan antara lain:
Memastikan bahwa barang atau jasa yang disuplai oleh vendor memenuhi persyaratan dari aspek Quality, Cost, Delivery, Safety, and Morale (QCDSM).
Memastikan kelengkapan dan keabsahan dokumen legal disesuaikan dengan dokumen legal yang asli.
Memastikan vendor tertib dalam menjalankan administrasi perpajakan atas pajak yang dipungut.
Menyampaikan kebijakan dan prosedur perusahaan yang berlaku yang harus diketahui dan dipatuhi ole vendor.
3. One Time Vendor
One time vendor adalah vendor yang bertransaksi dengan perusahaan hanya satu kali saja karena hal-hal tertentu sebagai berikut:
Kebutuhan mendesak, sehingga tidak cukup waktu untuk melakukan due diligence atau kunjungan ke lokasi vendor terlebih dahulu.
Preferred vendor artinya vendor ini merupakan distributor utama (sole agent) atas produk tertentu.
Transaksi hanya sekali dan nilainya sangat kecil (besaran nilai transaksi mengikuti kebijakan direksi).
Jika terjadi transaksi kedua dan berikutnya pada one time vendor terkait, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa harus mendapatkan dokumen legal, dan melakukan due diligence seperti diuraikan di atas ke lokasi vendor terkait.
(ZHR)