Arti Surat Resmi, Cara Membuat, dan Contohnya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArti surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau institusional. Surat ini dibuat untuk menyampaikan informasi, permintaan, pemberitahuan, atau pengumuman secara formal.
Karena sifatnya resmi, surat ini biasanya menggunakan bahasa baku dan mengikuti format tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku.
Dikutip dari diskominfo.rejanglebongkab.go.id, Tata Cara Penulisan Surat yang Baik, Kepala Surat, setiap surat resmi biasanya memiliki format tertentu, contohnya seperti kop atau kepala surat.
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
Pengertian dan Arti Surat Resmi
Arti surat resmi dan pengertiannya adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh seseorang atau organisasi untuk menyampaikan pesan atau informasi formal kepada pihak lain.
Surat ini sering digunakan dalam dunia pendidikan, bisnis, pemerintahan, atau lembaga lainnya untuk berbagai tujuan administratif.
Berikut ini ciri-ciri surat resmi:
Menggunakan Bahasa Baku: Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) dan tidak menggunakan istilah informal.
Memiliki Format Tertentu: Surat resmi biasanya mencakup kepala surat, tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, penutup, dan tanda tangan.
Bersifat Formal: Isi surat harus langsung ke inti, jelas, dan profesional.
Menggunakan Kop Surat (Jika Diperlukan): Surat dari organisasi atau instansi biasanya dilengkapi dengan kop surat yang mencantumkan nama, logo, dan alamat pengirim.
Mencantumkan Nomor Surat: Untuk mempermudah pengarsipan dan pencarian dokumen.
Beberapa fungsi surat resmi yaitu:
Sebagai Alat Komunikasi Formal: Surat resmi digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan cara yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sebagai Dokumen Resmi: Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis untuk keperluan administrasi atau hukum.
Memperkuat Kredibilitas: Surat resmi mencerminkan profesionalisme dan keseriusan pengirim dalam menyampaikan pesan.
Jenis-jenis surat resmi diantaranya:
Surat Undangan Resmi: Digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak tertentu ke suatu acara formal.
Surat Pemberitahuan: Berisi informasi penting yang perlu diketahui oleh pihak penerima.
Surat Permohonan: Digunakan untuk meminta sesuatu secara formal, seperti permohonan izin atau bantuan.
Surat Keputusan: Berisi keputusan yang diambil oleh organisasi atau instansi tertentu.
Surat Dinas: Surat resmi yang digunakan dalam lingkungan pemerintahan atau instansi tertentu.
Contoh struktur pada surat resmi secara umum, yaitu:
Kepala Surat: Berisi nama, logo, alamat, dan kontak organisasi.
Nomor Surat: Digunakan untuk identifikasi dokumen.
Tanggal Surat: Waktu penulisan surat.
Alamat Penerima: Nama dan alamat pihak yang dituju.
Salam Pembuka: Misalnya, “Dengan hormat”.
Isi Surat: Inti dari pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
Penutup: Misalnya, “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Sebagai penanggung jawab isi surat.
Cara Membuat Surat Resmi
Membuat surat resmi membutuhkan pemahaman tentang format, bahasa, dan elemen yang harus ada. Surat resmi digunakan untuk keperluan formal, seperti komunikasi di lembaga pendidikan, instansi pemerintah, atau organisasi.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah cara membuat surat resmi secara detail:
1. Pahami Tujuan Surat
Sebelum membuat surat resmi, tentukan tujuan dan jenis surat yang akan ditulis. Apakah untuk undangan, pemberitahuan, permohonan, atau lainnya. Tujuan surat akan memengaruhi isi dan gaya penulisannya.
2. Siapkan Unsur Surat Resmi
Surat resmi memiliki elemen wajib yang harus disusun secara berurutan:
Kepala Surat (Kop Surat): Kop surat menunjukkan identitas pengirim. Elemen ini biasanya mencakup:
Nama organisasi atau instansi.
Alamat lengkap.
Kontak seperti nomor telepon, email, atau situs web.
Logo resmi (jika ada).
Jika surat dibuat oleh individu, kepala surat bisa diabaikan.
Tanggal Surat: Letakkan tanggal penulisan di kanan atas surat. Contohnya: Jakarta, 5 Desember 2024
Nomor Surat: Nomor surat digunakan untuk arsip dan identifikasi. Formatnya biasanya seperti ini:
Nomor: 001/HRD/XII/2024
Angka atau kode sesuai urutan, divisi, dan bulan/tahun pembuatan.
Lampiran dan Hal (Perihal)
Lampiran: Sebutkan dokumen tambahan yang disertakan, misalnya: “Lampiran: 2 Lembar”. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihapus.
Perihal: Singkatkan isi utama surat, misalnya: “Undangan Rapat Koordinasi”.
Alamat Penerima: Tuliskan nama dan jabatan penerima secara formal. Jika ditujukan kepada organisasi, gunakan nama instansi atau lembaga. Contoh: Yth. Kepala Bagian Keuangan PT Sejahtera Abadi Jalan Merdeka No. 123, Jakarta
3. Tulis Isi Surat dengan Bahasa Baku
Isi surat terdiri dari tiga bagian:
Salam Pembuka: Gunakan salam formal, seperti: “Dengan hormat,”
Paragraf Pembuka: Paragraf ini berisi pengantar, seperti latar belakang atau alasan surat dibuat. Contohnya: “Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan pelatihan karyawan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat persiapan.”
Paragraf Isi: Sampaikan informasi utama secara singkat, jelas, dan langsung ke inti. Jika diperlukan, gunakan poin-poin untuk memudahkan pembaca.
Paragraf Penutup: Berisi harapan atau ajakan, serta ucapan terima kasih. Contoh: “Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”
4. Tulis Penutup Surat
Gunakan penutup formal, seperti: “Hormat kami,” “Salam hormat.” Di bawahnya, tambahkan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pengirim.
5. Periksa dan Koreksi Surat
Pastikan surat bebas dari kesalahan ketik, ejaan, atau informasi yang kurang jelas. Periksa juga apakah semua elemen sudah lengkap.
6. Cetak dan Gunakan Amplop Formal
Cetak surat menggunakan kertas ukuran A4 dengan kualitas baik. Jika surat dikirimkan secara fisik, gunakan amplop resmi dengan alamat penerima yang jelas.
Contoh Surat Resmi
Berikut ini contoh lengkap dari surat resmi:
1. Surat Undangan Rapat Koordinasi
KOP SURAT
PT Sejahtera Abadi
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta | Telp: (021) 1234567
Jakarta, 5 Desember 2024
Nomor: 001/HRD/XII/2024
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Yth. Kepala Bagian Keuangan
PT Sejahtera Abadi
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan program pelatihan karyawan yang akan berlangsung pada Januari 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 11 Desember 2024
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 2
Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu dapat memberikan masukan berharga dalam rapat tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[TTD]
Budi Santoso
Kepala Bagian HRD
2. Surat Undangan Resmi Acara Rapat
KOP SURAT
Komite Sekolah SMP Negeri 1 Jakarta
Jl. Merdeka No. 12, Jakarta | Telp: (021) 123456
Jakarta, 5 Desember 2024
Nomor: 005/KS/XII/2024
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi
Yth. Orang Tua/Wali Murid
Kelas IX
SMP Negeri 1 Jakarta
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan program kerja Komite Sekolah Tahun Ajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 9 Desember 2024
Waktu: Pukul 10.00 WIB
Tempat: Aula SMP Negeri 1 Jakarta
Rapat ini bertujuan untuk menyampaikan laporan kegiatan semester dan membahas program kerja berikutnya. Kehadiran Bapak/Ibu sangat diharapkan untuk memberikan masukan demi kemajuan sekolah.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[TTD]
Drs. Ahmad Fadli
Ketua Komite Sekolah
3. Surat Pemberitahuan Resmi dari Perusahaan
KOP SURAT
PT Maju Sejahtera
Jl. Industri No. 45, Bandung | Telp: (022) 987654
Bandung, 5 Desember 2024
Nomor: 034/MS/XII/2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Libur Akhir Tahun
Yth. Seluruh Karyawan
PT Maju Sejahtera
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan jadwal libur nasional dan akhir tahun, kami sampaikan bahwa perusahaan akan meliburkan seluruh kegiatan operasional pada:
Tanggal: 24 Desember 2024 hingga 1 Januari 2025
Kegiatan operasional akan kembali berjalan normal pada:
Tanggal: 2 Januari 2025
Kami mengharapkan seluruh karyawan dapat memanfaatkan waktu libur ini untuk beristirahat dan merayakan akhir tahun bersama keluarga. Bagi yang memiliki tugas mendesak, harap mengoordinasikan dengan atasan masing-masing sebelum tanggal libur.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[TTD]
Hendra Wijaya
Direktur Utama
Membuat dan memahami arti surat resmi memerlukan ketelitian dan pemahaman terhadap format surat secara formal. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, penulis dapat membuat surat resmi yang profesional sesuai standar. (Zen)
Baca juga: Bagian-bagian Teks Eksplanasi, Pengertian, dan Contohnya