Arti Surat Resmi, Cara Membuat, dan Contohnya

Ilustrasi arti surat resmi. Unsplash.com/Brando-Makes-Branding

Arti surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau institusional. Surat ini dibuat untuk menyampaikan informasi, permintaan, pemberitahuan, atau pengumuman secara formal.

Karena sifatnya resmi, surat ini biasanya menggunakan bahasa baku dan mengikuti format tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku.

Dikutip dari diskominfo.rejanglebongkab.go.id, Tata Cara Penulisan Surat yang Baik, Kepala Surat, setiap surat resmi biasanya memiliki format tertentu, contohnya seperti kop atau kepala surat.

Pengertian dan Arti Surat Resmi

Ilustrasi arti surat resmi. Unsplash.com/Mediamodifier

Arti surat resmi dan pengertiannya adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh seseorang atau organisasi untuk menyampaikan pesan atau informasi formal kepada pihak lain.

Surat ini sering digunakan dalam dunia pendidikan, bisnis, pemerintahan, atau lembaga lainnya untuk berbagai tujuan administratif.

Berikut ini ciri-ciri surat resmi:

Beberapa fungsi surat resmi yaitu:

Jenis-jenis surat resmi diantaranya:

Contoh struktur pada surat resmi secara umum, yaitu:

Cara Membuat Surat Resmi

Ilustrasi arti surat resmi. Unsplash.com/Mediamodifier

Membuat surat resmi membutuhkan pemahaman tentang format, bahasa, dan elemen yang harus ada. Surat resmi digunakan untuk keperluan formal, seperti komunikasi di lembaga pendidikan, instansi pemerintah, atau organisasi.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah cara membuat surat resmi secara detail:

1. Pahami Tujuan Surat

Sebelum membuat surat resmi, tentukan tujuan dan jenis surat yang akan ditulis. Apakah untuk undangan, pemberitahuan, permohonan, atau lainnya. Tujuan surat akan memengaruhi isi dan gaya penulisannya.

2. Siapkan Unsur Surat Resmi

Surat resmi memiliki elemen wajib yang harus disusun secara berurutan:

3. Tulis Isi Surat dengan Bahasa Baku

Isi surat terdiri dari tiga bagian:

4. Tulis Penutup Surat

Gunakan penutup formal, seperti: “Hormat kami,” “Salam hormat.” Di bawahnya, tambahkan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pengirim.

5. Periksa dan Koreksi Surat

Pastikan surat bebas dari kesalahan ketik, ejaan, atau informasi yang kurang jelas. Periksa juga apakah semua elemen sudah lengkap.

6. Cetak dan Gunakan Amplop Formal

Cetak surat menggunakan kertas ukuran A4 dengan kualitas baik. Jika surat dikirimkan secara fisik, gunakan amplop resmi dengan alamat penerima yang jelas.

Contoh Surat Resmi

Ilustrasi arti surat resmi. Unsplash.com/rc.xyz-NFT-gallery

Berikut ini contoh lengkap dari surat resmi:

1. Surat Undangan Rapat Koordinasi

KOP SURAT

PT Sejahtera Abadi

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta | Telp: [phone]

Jakarta, 5 Desember 2024

Nomor: 001/HRD/XII/2024

Lampiran: -

Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Yth. Kepala Bagian Keuangan

PT Sejahtera Abadi

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pelaksanaan program pelatihan karyawan yang akan berlangsung pada Januari 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 11 Desember 2024

Waktu: Pukul 09.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 2

Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu dapat memberikan masukan berharga dalam rapat tersebut.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[TTD]

Budi Santoso

Kepala Bagian HRD

2. Surat Undangan Resmi Acara Rapat

KOP SURAT

Komite Sekolah SMP Negeri 1 Jakarta

Jl. Merdeka No. 12, Jakarta | Telp: [phone]

Jakarta, 5 Desember 2024

Nomor: 005/KS/XII/2024

Lampiran: -

Perihal: Undangan Rapat Evaluasi

Yth. Orang Tua/Wali Murid

Kelas IX

SMP Negeri 1 Jakarta

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pelaksanaan program kerja Komite Sekolah Tahun Ajaran 2024/2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 9 Desember 2024

Waktu: Pukul 10.00 WIB

Tempat: Aula SMP Negeri 1 Jakarta

Rapat ini bertujuan untuk menyampaikan laporan kegiatan semester dan membahas program kerja berikutnya. Kehadiran Bapak/Ibu sangat diharapkan untuk memberikan masukan demi kemajuan sekolah.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[TTD]

Drs. Ahmad Fadli

Ketua Komite Sekolah

3. Surat Pemberitahuan Resmi dari Perusahaan

KOP SURAT

PT Maju Sejahtera

Jl. Industri No. 45, Bandung | Telp: [phone]

Bandung, 5 Desember 2024

Nomor: 034/MS/XII/2024

Lampiran: -

Perihal: Pemberitahuan Libur Akhir Tahun

Yth. Seluruh Karyawan

PT Maju Sejahtera

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan jadwal libur nasional dan akhir tahun, kami sampaikan bahwa perusahaan akan meliburkan seluruh kegiatan operasional pada:

Tanggal: 24 Desember 2024 hingga 1 Januari 2025

Kegiatan operasional akan kembali berjalan normal pada:

Tanggal: 2 Januari 2025

Kami mengharapkan seluruh karyawan dapat memanfaatkan waktu libur ini untuk beristirahat dan merayakan akhir tahun bersama keluarga. Bagi yang memiliki tugas mendesak, harap mengoordinasikan dengan atasan masing-masing sebelum tanggal libur.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[TTD]

Hendra Wijaya

Direktur Utama

Membuat dan memahami arti surat resmi memerlukan ketelitian dan pemahaman terhadap format surat secara formal. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, penulis dapat membuat surat resmi yang profesional sesuai standar. (Zen)

Baca juga: Bagian-bagian Teks Eksplanasi, Pengertian, dan Contohnya