Bentuk Komunikasi Kantor dan Jenis-jenisnya

Bentuk Komunikasi Kantor dan Jenis-jenisnya. Foto: Pexels

Ada banyak sekali bentuk komunikasi di dunia, sebab komunikasi merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan.

Kamu mungkin sering mendengar komunikasi media, komunikasi massa, komunikasi interpersonal, komunikasi intrapersonal dan lain sebagainya.

Namun, tahukah kamu bahwa ada pula yang disebut komunikasi kantor? Bentuk komunikasi kantor bermacam-macam dan mesti dipahami agar aktivitas kerja berjalan dengan baik.

Simak penjelasan selengkapnya mengenai bentuk komunikasi kantor di bawah ini.

Pengertian Komunikasi Kantor

Pengertian Komunikasi Kantor. Foto: Pexels

Komunikasi kantor (office communication) adalah proses komunikasi yang terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut.

Dengan berkomunikasi di kantor, maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja.

Baca Juga: 4 Contoh Alat Komunikasi Modern dan Fungsinya

Bentuk Komunikasi Kantor

Bentuk Komunikasi Kantor. Foto: Unsplash

Komunikasi kantor terbagi menjadi beberapa bentuk, berikut penjelasannya.

1. Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran.

Komunikasi formal dirancang supaya kantor bisa mudah dalam melakukan pertukaran informasi, baik secara vertikal, horizontal, ataupun diagonal.

Komunikasi ini dilakukan sesuai dengan struktur hierarki dalam kantor, yang telah direncanakan sebelumnya.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah proses penyampaian informasi secara tidak resmi, sehingga penanganannya juga dilakukan secara tidak resmi.

Berbeda dengan komunikasi formal, bentuk komunikasi ini tidak mengandalkan susunan struktur hierarki, melainkan hubungan yang sifatnya lebih pribadi.

Bentuk komunikasi kantor ini tidak direncanakan, tetapi muncul dari interaksi sosial antar pihak atau pegawai kantornya.

3. Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan di dalam internal perusahaan atau kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara formal ataupun informal.

4. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan membawa informasi masuk atau keluar kantor, dilakukan untuk mencapai tujuan kantor.

Biasanya komunikasi eksternal dilakukan dengan pelanggan, masyarakat, ataupun stakeholders eksternal perusahaan.

Jenis-jenis Komunikasi Kantor

Jenis-jenis Komunikasi Kantor. Foto: Unsplash

Berikut beberapa jenis komunikasi kantor yang perlu untuk dipahami.

1. Komunikasi Atas ke Bawah

Komunikasi atas ke bawah (top down) menunjukkan bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan struktural yang lebih tinggi daripada penerima pesan.

Komunikasi ini layaknya komunikasi antara bos dan pegawainya. Jenis komunikasi ini berkaitan dengan komunikasi yang mengandung perintah, evaluasi dan lain sebagainya.

2. Komunikasi Bawah ke Atas

Jenis komunikasi ini lawan dari komunikasi yang pertama. Komunikasi ini berasal dari komunikator yang berkedudukan secara struktural lebih rendah daripada komunikan yang diajak bicara.

Komunikasi bawah ke atas juga bisa disebut dengan komunikasi bottom up. Biasanya komunikasi ini berisi laporan pertanggungjawaban, laporan pelaksanaan kegiatan, laporan pekerjaan dan lain sebagainya.

3. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung baik komunikasi bawah ke atas ataupun komunikasi atas ke bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah ke atas dan komunikasi atas ke bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu yang berdekatan.

Komunikasi vertikal ini merupakan salah satu jenis komunikasi yang banyak terjadi di dalam sebuah kantor.

4. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan komunikan yang secara struktural memiliki kedudukan yang sama.

Dengan kata lain, komunikasi ini biasanya dilakukan rekan kerja. Komunikasi horizontal tidak mengandung unsur perintah ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang terlibat dalam suatu pembicaraan.

5. Komunikasi Lisan

Sesuai namanya, komunikasi ini dilakukan dengan media lisan alias melalui percakapan secara langsung antara komunikator dan komunikan.

Komunikasi lisan adalah salah satu jenis kantor yang paling banyak dilakukan dalam kehidupan kantor sehari-hari karena sifatnya yang fleksibel.

6. Komunikasi Tulisan

Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media tulisan oleh para komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada komunikan yang mereka miliki.

Komunikasi tulisan biasanya banyak dilakukan pada mereka yang sangat sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk mengomunikasikan suatu gagasan pada khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.

7. Komunikasi Koordinasi

Komunikasi koordinasi adalah komunikasi yang dilakukan untuk melakukan koordinasi. Ini biasanya dilakukan seseorang yang memiliki kedudukan lebih tinggi.

Namun tidak menutup kemungkinan juga bisa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama seperti dalam komunikasi horizontal.

8. Komunikasi Organisasi pada Khalayak

Komunikasi organisasi pada khalayak adalah salah satu jenis komunikasi yang digunakan dalam berhubungan dengan kelompok lain yang ada di luar barisan organisasi tersebut.

Secara sederhana, dapat dikatakan merupakan sebuah komunikasi yang dilakukan kantor pada masyarakat atau kelompok lain yang ada di luar anggota kantor tersebut.

9. Komunikasi Khalayak pada Organisasi

Komunikasi khalayak pada organisasi ini berbanding terbalik dengan sebelumnya. Pada komunikasi ini, kantorlah yang berperan sebagai komunikan dan menerima pesan yang berasal dari khalayak luas tersebut.

Komunikasi ini dapat pula dianggap sebagai komunikasi pasif, dalam arti kantor merupakan pihak yang menerima pesan dan bukan berperan sebagai komunikator.

10. Komunikasi Motivasi

Komunikasi motivasi adalah komunikasi yang dilakukan dengan tujuan memotivasi anggota kantor tertentu agar mau dan bisa bekerja keras dengan lebih optimal.

Komunikasi motivasi biasanya dilakukan ketua atau atasan kepada bawahannya supaya mereka bisa mengeluarkan semua kemampuan yang mereka miliki dalam pekerjaan yang mereka miliki.

11. Komunikasi laporan

Komunikasi ini adalah jenis komunikasi yang dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan hasil pekerjaan atau hasil kegiatan dan berbagai hasil aktivitas pekerjaan lainnya pada orang lain yang bertindak sebagai atasannya.

Dengan komunikasi laporan, atasan bisa mengetahui apakah pekerjaan bisa dilakukan dengan baik, apakah acara berlangsung dengan baik dan lain sebagainya.

Dengan demikian, kantor atau organisasi kantor bisa menjadikan laporan tersebut sebagai dasar keputusan pada saat berikutnya.

(DEL)