Cara Membuka Acara Rapat Karang Taruna agar Berjalan Efektif

Ilustrasi cara membuka acara rapat tarang karuna. Foto: Pexels.

Menjelang peringatan Hari Kemerdekaan RI 17 Agustus, karang taruna biasanya semakin sering mengadakan rapat untuk mempersiapkan acara yang meriah. Karenanya, ketua karang taruna perlu tahu bagaimana cara membuka acara rapat yang benar.

Karang taruna merupakan organisasi kepemudaan di lingkungan tempat tinggal. Mengutip Buku Pegangan Karang Taruna: Manajemen Organisasi Hingga Pengelolaan Ekonomi Produktif tulisan Shiane Artha Juwita, anggota karang taruna biasanya terdiri dari anak muda usia 11-35 tahun.

Organisasi ini memiliki sejumlah fungsi, salah satunya sebagai wadah dan sarana pengembangan diri anak muda demi mencegah berbagai kenakalan remaja. Selain itu, kegiatan karang taruna juga dapat memperluas relasi, mempererat rasa persaudaraan, hingga membentuk karakter positif anak.

Cara Membuka Acara Rapat Karang Taruna

Ilustrasi cara membuka acara rapat karangtaruna. Foto: Pexels.

Seorang pemimpin perlu mengetahui cara membuka acara rapat yang baik. Tujuannya untuk menarik perhatian peserta terhadap permasalahan yang akan dibahas sehingga rapat berjalan efektif.

Berikut beberapa cara membuka acara rapat yang dirangkum dari laman Harvard Business Review.

1. Mengucapkan salam

Langkah pertama dalam membuka rapat adalah mengucap salam dan menyampaikan terima kasih atas kehadiran peserta. Apabila ada anggota baru, ketua bisa memperkenalkan diri dan anggota lainnya.

Contoh teks: Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Selamat malam teman-teman. Terima kasih telah datang ke rapat persiapan perayaan HUT RI ke-78 di rumah Ibu/Bapak RT hari ini. Saya ingin mengucapkan terima kasih karena teman-teman telah meluangkan waktunya untuk datang ke pertemuan ini.

2. Menjelaskan tujuan rapat

Rapat harus memiliki tujuan yang jelas. Saat membukanya, sampaikan tujuan pertemuan sekaligus target atau hasil yang ingin dicapai setelah rapat. Tujuannya untuk meningkatkan fokus dan motivasi peserta dalam memberikan ide dan solusi dari permasalahan yang dibahas.

Contoh teks: Tujuan pertemuan hari ini adalah untuk membentuk panitia perlombaan 17 Agustus sekaligus menentukan lomba apa saja yang akan diadakan. Setelah rapat ini selesai, diharapkan kita sudah memiliki nama-nama panitia dan susunan acara untuk dicantumkan dalam proposal kegiatan. Jadi, minggu depan kita bisa fokus pada pelaksanaannya saja.

3. Memaparkan poin yang akan dibahas

Memaparkan poin-poin yang akan dibahas selama rapat akan memberikan gambaran terhadap jalannya suatu pertemuan. Dengan mengetahui permasalahan yang akan dibahas, para peserta akan lebih aktif dalam rapat.

Contoh teks: Jadi, para pertemuan hari ini kita akan membahas tiga hal tentang persiapan perayaan kemerdekaan HUT RI. Pertama, kita akan membentuk susunan acara dan panitia. Kedua, kita akan membahas macam-macam lomba yang akan diselenggarakan. Lalu yang terakhir, kita juga akan merinci perlengkapan lomba dan hadiah untuk para pemenang.

(GLW)