Cara Mendapatkan LoA beserta Pengertian dan Syaratnya

Ilustrasi cara mendapatkan LoA. Unsplash/Thought Catalog

Cara mendapatkan LoA penting dipelajari sebagai bentuk persiapan pelaksanaan kuliah menggunakan beasiswa. Pada umumnya, cara tersebut meliputi tahapan-tahapan yang sama, yaitu berupa tujuan studi dan ketentuannya.

Terdapat beberapa jenis dokumen yang menjadi syarat pendaftaran beasiswa kuliah, salah satu yang terpenting adalah Letter of Acceptance (LoA). Hampir seluruh program beasiswa mewajibkan penyertaan LoA, baik dalam maupun luar negeri.

Penyertaan LoA sebagai syarat bertujuan agar penerima beasiswa dapat langsung melaksanakan kuliah saat beasiswa diterima. Kendati demikian, beberapa program beasiswa ada yang memperbolehkan menyertakan LoA setelah beasiswa diterima.

Daftar isi

Cara Mendapatkan LoA

Menimbang pentingnya keberadaan Letter of Acceptance sebagai syarat pelaksanaan kuliah dengan beasiswa, sebaiknya pembaca memahami betul mengenai cara mendapatkan LoA beserta pengertian dan syaratnya berikut ini:

1. Pengertian LoA

LoA merupakan singkatan dari Letter of Acceptance yang secara harfiah berarti surat penerimaan. Surat tersebut dikeluarkan oleh pihak universitas sebagai bukti penerimaan pendaftar menjadi mahasiswa di universitas terkait.

Jenis-Jenis Letter of Acceptance (LoA)

LoA Unconditional merupakan surat pernyataan calon mahasiswa telah diterima di universitas terkait tanpa adanya tambahan syarat yang harus dilengkapi. Artinya, applicant dapat melaksanakan tahap selanjutnya, seperti registrasi ulang.

Terdapat beberapa informasi yang biasanya tercantum pada LoA unconditional, yaitu:

Jurusan atau program studi yang menerima applicant;
Awal studi dan durasi studi;
Jadwal perkuliahan;
Informasi terkait registrasi ulang;
Informasi lainnya, seperti agenda masa orientasi.

LoA Conditional adalah surat pernyataan yang menyatakan bahwa pendaftar universitas diterima dengan persyaratan tertentu. Maknanya, pendaftar belum sepenuhnya diterima, namun sudah menjadi kandidat yang akan diterima jika sudah melengkapi syarat.

Adapun kelengkapan syarat untuk mendapatkan LoA unconditional menurut IDP, yaitu:

Ketentuan akademik seperti syarat minimal IPK;
Persyaratan kemampuan bahasa asing sesuai dengan bahasa pengantar di universitas yang dituju, misalnya nilai TOEFL atau IELTS sesuai standar yang berlaku;
Kelengkapan dokumen, seperti ijazah, transkrip nilai, surat rekomendasi, dan lain sebagainya.

2. Tahap-Tahap Mendapatkan LoA

Cari Universitas dan Program yang Tepat

Sebelum menilik lebih jauh mengenai tahapan mendapatkan LoA, pembaca harus lebih dahulu tahu mengenai tujuan universitas dan program studi yang ingin dicapai. Hal tersebut sangat penting menimbang apa tujuan melaksanakan studi terkait.

Baik pilihan universitas maupun program studi dapat dicari melalui platform pencarian online. Calon pendaftar hanya perlu tahu keyword yang tepat dalam pencarian, seperti pencarian studi S2 dengan masters dan S3 dengan PhD/Doctorate.

Jika calon pendaftar sudah memiliki universitas dan keilmuan yang dituju, maka dapat dilakukan pencarian informasi mengenai program studi yang tersedia di universitas tersebut dan tentunya terkait dengan keilmuan yang diminati.

Sedangkan, untuk kasus tujuan universitas yang belum ditentukan, calon pendaftar dapat mencarinya melalui beberapa cara, yaitu penentuan berdasar tujuan negara yang diinginkan, ranking bidang studi terbaik, serta universitas yang memiliki bidang pilihan.

Pada tahap ini, disarankan untuk memilih lebih dari satu pilihan program dan universitas agar membuka peluang penerimaan yang lebih besar. Jangan lupa untuk menyusunnya berdasarkan skala prioritas minat calon pendaftar.

Catat Informasi Mengenai Universitas Tujuan

Setelah memutuskan pilihan universitas dan program studinya, lakukanlah riset mengenai informasi tertera pada universitas yang terpilih. Informasi tersebut meliputi, persyaratan, proses seleksi, dan timeline pendaftaran universitas.

Persyaratan yang umumnya dibutuhkan, yaitu ijazah, transkrip nilai, bukti kemampuan bahasa, surat rekomendasi, passport (beasiswa luar negeri), CV, essay; statement of purpose atau motivation letter, dan lain sebagainya.
Adapun proses seleksi universitas, meliputi seleksi administrasi, TPA (Tes Potensi Akademik) atau GRE (Graduate Record Examination), dan seleksi wawancara. Beberapa universitas hanya memberlakukan satu sampai dua tahapan diantaranya.
Timeline pendaftaran, seleksi, dan pembagian hasil pada setiap universitas juga berbeda. Umumnya, timeline tersebut mengikuti pilihan awal masa studi (intake), seperti summer (musim panas) dan winter (musim dingin) untuk beasiswa luar negeri.

Sebagai upaya mempermudah aplikasi, disarankan untuk mencatat seluruh informasi secara terstruktur. Buatlah tabel yang berisikan program studi, pilihan universitas, persyaratan, tahapan seleksi, deadline, dan link terkait untuk melakukan pendaftaran.

Persiapkan Syarat-Syaratnya

Timeline pendaftaran universitas menjadi tolok ukur pada tahapan ini. Pembaca disarankan agar mempersiapkan kelengkapan syarat-syarat dari jauh hari, utamanya untuk jenis persyaratan yang belum dimiliki dan membutuhkan proses.

Beberapa kasus yang memerlukan persiapan matang dari jauh hari, yaitu bukti kemampuan bahasa, jika belum memilikinya, serta pemahaman mengenai materi TPA atau GRE dan kesiapan wawancara, jika universitas memberlakukan.

Khusus surat rekomendasi, essay, serta CV, sebaiknya dipersiapkan dalam jangka waktu mendekati pendaftaran, karena harus mencantumkan informasi atau isi terkini yang dimiliki oleh calon pendaftar universitas.

Untuk calon pendaftar yang akan mendaftar di universitas luar negeri, pastikan seluruh dokumen persyaratan menggunakan bahasa pengantar dari universitas atau negara yang dituju. Jika belum, maka lakukanlah proses penerjemahan dokumen.

Penerjemahan dokumen, seperti ijazah, transkrip nilai, dan dokumen formal lainnya harus melalui lembaga penerjemah yang berlisensi atau tersumpah. Hal tersebut dilakukan guna menghindari kesalahan kata dan menghindari kecurangan.

Jika seluruh syarat yang berbentuk dokumen sudah lengkap, maka pastikan kembali kebutuhan bentuk dokumen tersebut sesuai ketentuan universitas, misalnya dibutuhkan dalam bentuk soft file atau dalam bentuk hard file.

Rata-rata universitas akan mensyaratkan kelengkapan dokumen dalam bentuk soft file, sehingga hal tersebut dapat memudahkan calon pendaftar. Namun, tentunya ada beberapa universitas yang juga mensyaratkan dokumen dalam bentuk hard file.

Submit Pendaftaran Sebelum Deadline

Salah satu tahapan cara mendapatkan LoA paling krusial adalah proses submit atau pengajuan data administrasi pada universitas tujuan. Tahapan ini menjadi awal dari setiap tahapan seleksi, sehingga wajib untuk mengetahui batas waktu daftar.

Pastikan kembali timeline pendaftaran yang sudah dicatat sebelumnya. Upayakan untuk memastikan deadline pendaftaran pada situs resmi universitas terkait, karena bisa jadi mengalami perubahan, seperti penambahan jangka waktu.

Jika bentuk dokumen yang diperlukan adalah soft file, maka submit pada portal pendaftaran resminya minimal pada waktu terakhir pendaftaran. Sedangkan, jika hard file, maka pastikan estimasi pengiriman agar dokumen sampai sebelum deadline.

Keterlambatan submit persyaratan akan berakibat fatal. Secara umum, universitas akan langsung menutup portal pendaftaran setelah masa deadline terpenuhi, sehingga calon pendaftar tidak dapat mendaftar pada universitas tersebut.

Kendati demikian, beberapa universitas masih akan membuka portal pendaftaran setelah deadline selesai, namun proses submit tersebut biasanya berakhir dengan penolakan atau pemindahan proses seleksi kandidat pada gelombang selanjutnya.

Ikuti Proses Seleksi Sesuai Jadwal

Tahapan ini diutamakan untuk universitas tujuan yang memberlakukan beberapa tahapan seleksi selain seleksi administrasi. Sebelum melakukan tahap seleksi lainnya, pastikan telah dinyatakan lulus seleksi awal, sehingga dapat mengikuti seleksi lanjut.

Pendaftar universitas harus senantiasa update mengenai timeline tahapan seleksi yang dikeluarkan oleh situs resmi instansi terkait, karena bukan tidak mungkin timeline setiap tahapannya akan berubah berdasar pada situasi dan kondisi.

Secara umum, jangka waktu yang diberlakukan setiap universitas dari tahap seleksi satu ke tahap lainnya adalah dalam perhitungan bulan, seperti satu sampai tiga bulan. Sehingga, pendaftar dapat mematangkan persiapan lainnya pada waktu tersebut.

Terdapat beberapa faktor yang akan menentukan kelulusan pendaftar pada setiap seleksi menurut UCAS (The Universities and Colleges Admissions Service), yaitu:

Prestasi akademik dan non akademik;
Pengalaman dan keterampilan yang relevan dengan program studi tujuan;
Antusiasme terhadap bidang studi yang ingin dipelajari;
Isi surat referensi atau rekomendasi mengenai pendaftar.

Cek E-mail untuk Pernyataan Hasil

Setelah melalui tahap submit dan seleksi lainnya, pendaftar diharuskan menunggu dengan jangka waktu satu sampai tiga bulan untuk mendapatkan hasil dari proses seleksi yang akan menentukan diterima atau tidaknya pendaftar di universitas.

Hasil tersebut akan dikirimkan melalui e-mail pendaftar yang tertera di portal pendaftaran, sehingga pendaftar bisa mengetahuinya melalui e-mail notification dari akun resmi universitas, fakultas, atau program studi terkait.

Jika pendaftar dinyatakan diterima melalui e-mail tersebut, maka akan muncul LoA pada portal pendaftaran, tentunya dalam bentuk surat elektronik. Unduh LoA tersebut untuk proses konfirmasi pada pihak beasiswa maupun syarat daftar ulang universitas.

Itulah ulasan mengenai cara mendapatkan LoA beserta pengertian dan syaratnya yang dapat pembaca pahami. Pelajari lebih lanjut mengenai persiapan aplikasi beasiswa kuliah di dalam maupun di luar negeri, agar dapat lulus seleksi.