Contoh Tanda Terima Dokumen yang Benar dan Cara Membuatnya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh tanda terima dokumen merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan suatu dokumen atau berkas tertentu oleh pihak penerima.
Dikutip dari fia.ub.ac.id, tanda terima ini digunakan dalam berbagai kegiatan administrasi baik di perusahaan, lembaga pemerintah, maupun individu.
Dengan adanya tanda terima dokumen, pihak yang menyerahkan dan menerima dokumen memiliki bukti tertulis sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman di kemudian hari.
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
Pengertian Tanda Terima Dokumen
Tanda terima dokumen adalah pernyataan tertulis yang berfungsi sebagai bukti bahwa suatu dokumen telah diterima oleh pihak yang bersangkutan.
Dikutip dari fia.ub.ac.id, Pedoman Penulisan Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) (2014), dalam pelaksanaannya, bagi yang menerima dokumen diberikan surat tanda terima dokumen (acceptance letter).
Tanda terima ini biasanya mencantumkan detail dokumen, tanggal penerimaan, dan identitas pihak yang menerima.
Fungsi utama tanda terima dokumen adalah sebagai bukti formal, baik untuk keperluan administrasi maupun hukum, apabila diperlukan di kemudian hari.
Cara Membuat Tanda Terima Dokumen
Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk membuat tanda terima dokumen yang benar:
1. Tentukan Format yang Akan Digunakan
Tanda terima dokumen dapat dibuat menggunakan format sederhana atau format resmi. Pilih format sesuai dengan kebutuhan. Jika untuk keperluan resmi, gunakan format profesional dengan kop surat perusahaan atau instansi.
2. Cantumkan Identitas Pihak yang Terlibat
Tuliskan nama lengkap pemberi dokumen dan penerima dokumen. Jika dokumen diserahkan oleh perusahaan atau lembaga, sebutkan nama perusahaan dan jabatan orang yang bersangkutan.
3. Deskripsikan Dokumen dengan Jelas
Berikan rincian dokumen yang diserahkan, seperti:
Judul dokumen (contoh: Surat Pengantar, Kontrak Kerja, Laporan Keuangan).
Nomor dokumen atau referensi (jika ada).
Jumlah halaman atau jumlah dokumen (contoh: 3 lembar, 5 eksemplar).
4. Tambahkan Kolom Tanggal dan Waktu
Pastikan ada kolom untuk mencatat tanggal dan waktu penyerahan dokumen agar dokumen tersebut memiliki catatan kronologi yang jelas.
5. Sertakan Ruang untuk Tanda Tangan
Sediakan tempat untuk tanda tangan penerima dokumen. Jika dokumen penting, tambahkan stempel resmi perusahaan untuk memperkuat validitas.
6. Cetak dan Arsipkan
Setelah dokumen selesai dibuat, cetak tanda terima dalam dua rangkap. Satu untuk penerima dokumen, dan satu untuk pemberi dokumen.
Contoh Tanda Terima Dokumen yang Benar
Berikut adalah beberapa contoh tanda terima dokumen yang benar dan sederhana:
1. Contoh Format Sederhana
TANDA TERIMA DOKUMEN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Andi Setiawan
Jabatan: Manajer Administrasi
Dengan ini menyatakan telah menerima dokumen sebagai berikut:
Nama Dokumen: Surat Perjanjian Kerja Sama
Nomor Dokumen: SPK/2024/001
Jumlah Halaman: 5 Lembar
Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024
Pihak Penyerah Dokumen:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Direktur Utama
Pihak Penerima Dokumen:
Nama: Andi Setiawan
Jabatan: Manajer Administrasi
Tanda Tangan:
Penerima Dokumen
Penyerah Dokumen
2. Contoh Format Resmi dengan Kop Surat
[LOGO PERUSAHAAN]
PT MAJU JAYA ABADI
Alamat: Jl. Sudirman No. 1, Jakarta
Telepon: 021-12345678 | Email: info@majujaya.com
TANDA TERIMA DOKUMEN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Andi Setiawan
Jabatan: Manajer Administrasi
Dengan ini menyatakan telah menerima dokumen sebagai berikut:
Nama Dokumen: Surat Perjanjian Kerja Sama
Nomor Dokumen: SPK/2024/001
Jumlah Halaman: 5 Lembar
Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024
Dokumen diserahkan oleh:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Direktur Utama
Tanda tangan penerima: __________________________
Tanda tangan penyerah: __________________________
Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024
3. Contoh Tanda Terima Dokumen
TANDA TERIMA DOKUMEN
Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rina Sari
Jabatan: Staf Administrasi
Perusahaan: PT Maju Jaya
Alamat: Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.
Nama: Andi Prasetyo
Jabatan: Manajer Keuangan
Perusahaan: PT Sentosa Abadi
Alamat: Jl. Sudirman No. 20, Jakarta
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.
Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penyerah telah menyerahkan dokumen kepada Pihak Penerima dengan rincian sebagai berikut:
Kontrak Kerja Sama Proyek ABC dengan 1 eksemplar Asli dan tanda tangan basah
Laporan Keuangan Triwulan IV sebanyak 2 eksemplar Copy
Invoice No. 123/INV/XII/2024 1 lembar, Asli
Dokumen telah diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai rincian di atas.
Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 29 Desember 2024
Pihak Penyerah
PT Maju Jaya
Ttd.
Rina Sari
Staf Administrasi
Pihak Penerima
PT Sentosa Abadi
Ttd.
Andi Prasetyo
Manajer Keuangan
Saksi
Ttd.
Dewi Larasati
Supervisor Administrasi
Tanda terima dokumen ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pembuatnya, termasuk jumlah dokumen atau jenis dokumen yang diserahkan.
4. Tanda Terima Dokumen untuk Proses Rekrutmen
TANDA TERIMA DOKUMEN
Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Riza Andriani
Jabatan: Staf HRD
Perusahaan: PT Citra Karya
Alamat: Jl. Sudirman No. 30, Surabaya
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.
Nama: Farhan Ramadhan
Alamat: Jl. Pemuda No. 15, Surabaya
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.
Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penerima telah menerima dokumen dari Pihak Penyerah dengan rincian sebagai berikut:
Curriculum Vitae (CV) 1 lembar, Copy, ditandatangani
Fotokopi Ijazah S1, 1 lembar, Legalisir
Fotokopi KTP 1 lembar,Copy
Pas Foto 4x6 2 lembar, Berwarna
Dokumen telah diterima dalam kondisi lengkap dan sesuai rincian di atas.
Tanda terima ini dibuat untuk kepentingan administrasi dan digunakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 29 Desember 2024
Pihak Penerima
PT Citra Karya
Ttd.
Riza Andriani
Staf HRD
Pihak Penyerah
Ttd.
Farhan Ramadhan
5. Tanda Terima Dokumen untuk Proyek Konsultan
TANDA TERIMA DOKUMEN
Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Indah Widyasari
Jabatan: Konsultan Proyek
Perusahaan: PT Nusantara Consult
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 50, Bandung
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.
Nama: Bayu Wiranata
Jabatan: Manajer Proyek
Perusahaan: PT Mega Karya
Alamat: Jl. Setiabudi No. 20, Bandung
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.
Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penerima telah menerima dokumen dari Pihak Penyerah dengan rincian sebagai berikut:
Rencana Anggaran Biaya (RAB), 1 eksemplar, Asli, tanda tangan basah
Gambar Desain Proyek, 1 bundel, Hardcopy
Jadwal Pelaksanaan Proyek, 1 lembar, Asli
Dokumen diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai rincian.
Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagai bukti administrasi.
Bandung, 29 Desember 2024
Pihak Penyerah
PT Mega Karya
Ttd.
Bayu Wiranata
Manajer Proyek
Pihak Penerima
PT Nusantara Consult
Ttd.
Indah Widyasari
Konsultan Proyek
Saksi
Ttd.
Aldo Saputra
Staf Administrasi
6. Tanda Terima Dokumen untuk Berbagai Situasi
TANDA TERIMA DOKUMEN
Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Staf Administrasi
Perusahaan: PT Sejahtera Abadi
Alamat: Jl. Jenderal Sudirman No. 45, Jakarta
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.
Nama: Siti Aminah
Jabatan: Manajer Keuangan
Perusahaan: PT Makmur Sentosa
Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 12, Jakarta
Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.
Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penyerah telah menyerahkan dokumen kepada Pihak Penerima dengan rincian sebagai berikut:
Laporan Keuangan Tahunan, 1 eksemplar, Asli, ditandatangani
Fotokopi NPWP Perusahaan, 1 lembar, Copy
Surat Perjanjian Kerja Sama, 2 eksemplar, Asli, tanda tangan basah
Dokumen telah diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai dengan rincian di atas.
Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 29 Desember 2024
Pihak Penyerah
PT Sejahtera Abadi
Ttd.
Budi Santoso
Staf Administrasi
Pihak Penerima
PT Makmur Sentosa
Ttd.
Siti Aminah
Manajer Keuangan
Saksi
Ttd.
Andi Wijaya
Supervisor Administrasi
Tanda terima dokumen ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, termasuk detail dokumen dan identitas pihak yang terlibat.
Contoh tanda terima dokumen adalah bagian penting dari proses administrasi yang tidak boleh diabaikan. Dengan tanda terima, setiap dokumen yang diserahkan akan tercatat secara resmi, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan dokumen. (Zen)
Baca juga: 4 Contoh Review Jurnal yang Baik dan Benar