Contoh Tanda Terima Dokumen yang Benar dan Cara Membuatnya

Ilustrasi contoh tanda terima dokumen. Unsplash.com/Gabrielle-Henderson

Contoh tanda terima dokumen merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan suatu dokumen atau berkas tertentu oleh pihak penerima.

Dikutip dari fia.ub.ac.id, tanda terima ini digunakan dalam berbagai kegiatan administrasi baik di perusahaan, lembaga pemerintah, maupun individu.

Dengan adanya tanda terima dokumen, pihak yang menyerahkan dan menerima dokumen memiliki bukti tertulis sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman di kemudian hari.

Pengertian Tanda Terima Dokumen

Ilustrasi contoh tanda terima dokumen. Unsplash.com/[email protected]

Tanda terima dokumen adalah pernyataan tertulis yang berfungsi sebagai bukti bahwa suatu dokumen telah diterima oleh pihak yang bersangkutan.

Dikutip dari fia.ub.ac.id, Pedoman Penulisan Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) (2014), dalam pelaksanaannya, bagi yang menerima dokumen diberikan surat tanda terima dokumen (acceptance letter).

Tanda terima ini biasanya mencantumkan detail dokumen, tanggal penerimaan, dan identitas pihak yang menerima.

Fungsi utama tanda terima dokumen adalah sebagai bukti formal, baik untuk keperluan administrasi maupun hukum, apabila diperlukan di kemudian hari.

Cara Membuat Tanda Terima Dokumen

Ilustrasi contoh tanda terima dokumen. Unsplash.com/LinkedIn-Sales-Solutions

Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk membuat tanda terima dokumen yang benar:

1. Tentukan Format yang Akan Digunakan

Tanda terima dokumen dapat dibuat menggunakan format sederhana atau format resmi. Pilih format sesuai dengan kebutuhan. Jika untuk keperluan resmi, gunakan format profesional dengan kop surat perusahaan atau instansi.

2. Cantumkan Identitas Pihak yang Terlibat

Tuliskan nama lengkap pemberi dokumen dan penerima dokumen. Jika dokumen diserahkan oleh perusahaan atau lembaga, sebutkan nama perusahaan dan jabatan orang yang bersangkutan.

3. Deskripsikan Dokumen dengan Jelas

Berikan rincian dokumen yang diserahkan, seperti:

4. Tambahkan Kolom Tanggal dan Waktu

Pastikan ada kolom untuk mencatat tanggal dan waktu penyerahan dokumen agar dokumen tersebut memiliki catatan kronologi yang jelas.

5. Sertakan Ruang untuk Tanda Tangan

Sediakan tempat untuk tanda tangan penerima dokumen. Jika dokumen penting, tambahkan stempel resmi perusahaan untuk memperkuat validitas.

6. Cetak dan Arsipkan

Setelah dokumen selesai dibuat, cetak tanda terima dalam dua rangkap. Satu untuk penerima dokumen, dan satu untuk pemberi dokumen.

Contoh Tanda Terima Dokumen yang Benar

Ilustrasi contoh tanda terima dokumen. Unsplash.com/Jason-Goodman

Berikut adalah beberapa contoh tanda terima dokumen yang benar dan sederhana:

1. Contoh Format Sederhana

TANDA TERIMA DOKUMEN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Andi Setiawan

Jabatan: Manajer Administrasi

Dengan ini menyatakan telah menerima dokumen sebagai berikut:

Nama Dokumen: Surat Perjanjian Kerja Sama

Nomor Dokumen: SPK/2024/001

Jumlah Halaman: 5 Lembar

Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024

Pihak Penyerah Dokumen:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Direktur Utama

Pihak Penerima Dokumen:

Nama: Andi Setiawan

Jabatan: Manajer Administrasi

Tanda Tangan:

Penerima Dokumen

Penyerah Dokumen

2. Contoh Format Resmi dengan Kop Surat

[LOGO PERUSAHAAN]

PT MAJU JAYA ABADI

Alamat: Jl. Sudirman No. 1, Jakarta

Telepon: 021-12345678 | Email: [email protected]

TANDA TERIMA DOKUMEN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Andi Setiawan

Jabatan: Manajer Administrasi

Dengan ini menyatakan telah menerima dokumen sebagai berikut:

Nama Dokumen: Surat Perjanjian Kerja Sama

Nomor Dokumen: SPK/2024/001

Jumlah Halaman: 5 Lembar

Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024

Dokumen diserahkan oleh:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Direktur Utama

Tanda tangan penerima: __________________________

Tanda tangan penyerah: __________________________

Tanggal Penerimaan: 29 Desember 2024

3. Contoh Tanda Terima Dokumen

TANDA TERIMA DOKUMEN

Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Rina Sari

Jabatan: Staf Administrasi

Perusahaan: PT Maju Jaya

Alamat: Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.

Nama: Andi Prasetyo

Jabatan: Manajer Keuangan

Perusahaan: PT Sentosa Abadi

Alamat: Jl. Sudirman No. 20, Jakarta

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.

Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penyerah telah menyerahkan dokumen kepada Pihak Penerima dengan rincian sebagai berikut:

Kontrak Kerja Sama Proyek ABC dengan 1 eksemplar Asli dan tanda tangan basah

Laporan Keuangan Triwulan IV sebanyak 2 eksemplar Copy

Invoice No. 123/INV/XII/2024 1 lembar, Asli

Dokumen telah diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai rincian di atas.

Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 29 Desember 2024

Pihak Penyerah

PT Maju Jaya

Ttd.

Rina Sari

Staf Administrasi

Pihak Penerima

PT Sentosa Abadi

Ttd.

Andi Prasetyo

Manajer Keuangan

Saksi

Ttd.

Dewi Larasati

Supervisor Administrasi

Tanda terima dokumen ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pembuatnya, termasuk jumlah dokumen atau jenis dokumen yang diserahkan.

4. Tanda Terima Dokumen untuk Proses Rekrutmen

TANDA TERIMA DOKUMEN

Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Riza Andriani

Jabatan: Staf HRD

Perusahaan: PT Citra Karya

Alamat: Jl. Sudirman No. 30, Surabaya

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.

Nama: Farhan Ramadhan

Alamat: Jl. Pemuda No. 15, Surabaya

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.

Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penerima telah menerima dokumen dari Pihak Penyerah dengan rincian sebagai berikut:

Curriculum Vitae (CV) 1 lembar, Copy, ditandatangani

Fotokopi Ijazah S1, 1 lembar, Legalisir

Fotokopi KTP 1 lembar,Copy

Pas Foto 4x6 2 lembar, Berwarna

Dokumen telah diterima dalam kondisi lengkap dan sesuai rincian di atas.

Tanda terima ini dibuat untuk kepentingan administrasi dan digunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 29 Desember 2024

Pihak Penerima

PT Citra Karya

Ttd.

Riza Andriani

Staf HRD

Pihak Penyerah

Ttd.

Farhan Ramadhan

5. Tanda Terima Dokumen untuk Proyek Konsultan

TANDA TERIMA DOKUMEN

Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Indah Widyasari

Jabatan: Konsultan Proyek

Perusahaan: PT Nusantara Consult

Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 50, Bandung

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.

Nama: Bayu Wiranata

Jabatan: Manajer Proyek

Perusahaan: PT Mega Karya

Alamat: Jl. Setiabudi No. 20, Bandung

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.

Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penerima telah menerima dokumen dari Pihak Penyerah dengan rincian sebagai berikut:

Rencana Anggaran Biaya (RAB), 1 eksemplar, Asli, tanda tangan basah

Gambar Desain Proyek, 1 bundel, Hardcopy

Jadwal Pelaksanaan Proyek, 1 lembar, Asli

Dokumen diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai rincian.

Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagai bukti administrasi.

Bandung, 29 Desember 2024

Pihak Penyerah

PT Mega Karya

Ttd.

Bayu Wiranata

Manajer Proyek

Pihak Penerima

PT Nusantara Consult

Ttd.

Indah Widyasari

Konsultan Proyek

Saksi

Ttd.

Aldo Saputra

Staf Administrasi

6. Tanda Terima Dokumen untuk Berbagai Situasi

TANDA TERIMA DOKUMEN

Pada hari ini, Senin, tanggal 29 Desember 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Staf Administrasi

Perusahaan: PT Sejahtera Abadi

Alamat: Jl. Jenderal Sudirman No. 45, Jakarta

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penyerah.

Nama: Siti Aminah

Jabatan: Manajer Keuangan

Perusahaan: PT Makmur Sentosa

Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 12, Jakarta

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Penerima.

Dengan ini menyatakan bahwa Pihak Penyerah telah menyerahkan dokumen kepada Pihak Penerima dengan rincian sebagai berikut:

Laporan Keuangan Tahunan, 1 eksemplar, Asli, ditandatangani

Fotokopi NPWP Perusahaan, 1 lembar, Copy

Surat Perjanjian Kerja Sama, 2 eksemplar, Asli, tanda tangan basah

Dokumen telah diterima dalam kondisi baik dan lengkap sesuai dengan rincian di atas.

Tanda terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 29 Desember 2024

Pihak Penyerah

PT Sejahtera Abadi

Ttd.

Budi Santoso

Staf Administrasi

Pihak Penerima

PT Makmur Sentosa

Ttd.

Siti Aminah

Manajer Keuangan

Saksi

Ttd.

Andi Wijaya

Supervisor Administrasi

Tanda terima dokumen ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, termasuk detail dokumen dan identitas pihak yang terlibat.

Contoh tanda terima dokumen adalah bagian penting dari proses administrasi yang tidak boleh diabaikan. Dengan tanda terima, setiap dokumen yang diserahkan akan tercatat secara resmi, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan dokumen. (Zen)

Baca juga: 4 Contoh Review Jurnal yang Baik dan Benar