Inventaris: Pengertian, Contoh, dan Formatnya

Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
Konten dari Pengguna
15 Februari 2022 19:10
·
waktu baca 7 menit
sosmed-whatsapp-whitecopy-link-circlemore-vertical
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Ilustrasi seorang karyawan sedang membuat inventaris. Foto: Pixabay
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi seorang karyawan sedang membuat inventaris. Foto: Pixabay
ADVERTISEMENT
Secara umum, inventaris merupakan daftar yang memuat semua barang milik perusahaan, institusi, kantor, atau pabrik yang dipakai dalam melaksanakan tugas tertentu. Ada pula istilah inventarisasi yang berarti penyusunan daftar barang secara sistematis dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
ADVERTISEMENT
Inventarisasi dilakukan dalam usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan.
Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai inventaris, mulai dari pengertian, contoh, cara mengisi buku inventaris, hingga formatnya.

Pengertian Inventaris

Ilustrasi dua orang karyawan sedang mengecek daftar inventaris. Foto: Pixabay
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi dua orang karyawan sedang mengecek daftar inventaris. Foto: Pixabay
Menurut Elizabeth Lucky Maretha dalam Buku Saku Laporan Keuangan Pokdarwis (2020: 44), inventaris adalah daftar barang yang dimiliki suatu perusahaan atau kelompok tertentu. Dalam inventaris dikenal juga istilah inventaris kantor dan inventaris barang.
Inventaris kantor adalah daftar lengkap seluruh barang yang dimiliki kantor, seperti alat tulis kantor, komputer, telepon, mesin fotokopi, dan lain sebagainya. Sementara itu, inventaris barang adalah daftar seluruh barang yang dimiliki suatu perusahaan atau institusi.
Pencatatan inventaris biasanya dilakukan menggunakan buku inventaris. Buku inventaris adalah buku yang berisi semua catatan terkait inventaris perusahaan. Buku inventaris memuat data yang meliputi lokasi, jenis, jumlah, ukuran, harga, tahun pembelian, asal barang, hingga angka barang.
ADVERTISEMENT

Contoh Inventaris Barang

Supaya memudahkan pembuatan inventaris, diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda-beda setiap organisasi. Mengutip Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi (2021: 8), berikut beberapa contoh buku inventaris barang.
1. Buku Induk Barang Inventaris
Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang pernah dimiliki oleh suatu perusahaan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
Berikut contoh buku induk barang inventaris dalam format tabel.
Ilustrasi Contoh Tabel Buku Induk Barang Inventaris. Foto: Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi Contoh Tabel Buku Induk Barang Inventaris. Foto: Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi
2. Buku Golongan Barang Inventaris
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
ADVERTISEMENT
Berikut contoh buku golongan barang inventaris dalam format tabel.
Ilustrasi Contoh Tabel Buku Golongan Barang Inventaris. Foto: Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi Contoh Tabel Buku Golongan Barang Inventaris. Foto: Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI oleh Badrus Suryadi
Secara umum, daftar inventaris barang terdiri dari barang bergerak dan barang tidak bergerak. Berikut rinciannya.
1. Barang Bergerak
Barang bergerak dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
  1. Barang habis pakai, yakni barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya, kertas, karet, penghapus, pensil, karbon, tinta, dan lain-lain.
  2. Barang tidak habis pakai, yakni barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya, mesin tik, pelubang kertas, gunting, lemari, arsip, dan sebagainya.
2. Barang Tidak Bergerak
Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
ADVERTISEMENT
Adapun contoh daftar inventaris peralatan kantor seperti dikutip dari laman resmi Kantor Pengadilan Tata Usaha Negara Makassar adalah sebagai berikut.
Ilustrasi Contoh Daftar Inventaris Peralatan Kantor. Foto: Laman Kantor Pengadilan Tata Usaha Negara Makassar
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi Contoh Daftar Inventaris Peralatan Kantor. Foto: Laman Kantor Pengadilan Tata Usaha Negara Makassar
Dalam melakukan inventarisasi, biasanya ada beberapa surat yang perlu dibuat, seperti surat permintaan barang inventaris, surat pengembalian barang inventaris, dan surat serah terima barang inventaris. Berikut rinciannya.
1. Contoh Surat Permintaan Barang Inventaris
Adapun contoh surat permintaan barang inventaris kantor yang bisa dijadikan referensi adalah sebagai berikut.
Jakarta, 15 Februari 2022
Nomor : - (Diisi dengan nomer surat)
Perihal : Permintaan Barang dan Daftar Harga
Kepada Yth.
PT Indah Safari
Jl. Bambu Timur No. 23, Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan iklan Anda pada sebuah stasiun televisi pada tanggal 12 Februari 2022, kami sangat tertarik untuk membeli aneka jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan dalam iklan tersebut.
ADVERTISEMENT
Untuk itu, kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian, dan cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.
Demikian Surat Permintaan Barang ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Sentosa
Fadli Ananta
Manajer General Affair
2. Contoh Surat Pengembalian Barang Inventaris
Adapun contoh surat pengembalian barang inventaris yang bisa dijadikan referensi adalah sebagai berikut.
Jakarta, 15 Februari 2022
Nomor : - (Diisi dengan nomer surat)
Perihal : Permintaan Pengembalian Barang Milik Perusahaan
Kepada Yth.
PT Indah Safari
Jl. Bambu Timur No. 23, Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah berakhirnya hubungan kerja antara Saudara dengan PT Sentosa dan masih dikuasainya barang milik perusahaan oleh Sasudara sebagai berikut.
ADVERTISEMENT
Jenis Barang : - (Diisi dengan jenis barang)
Merek : - (Diisi dengan merek barang)
Tipe : - (Diisi dengan tipe barang)
Spesifikasi : - (Diisi dengan spesifikasi barang)
Maka dengan ini kami sampaikan agar Saudara dapat mengembalikan barang tersebut kepada PT Sentosa selambat-lambatnya pada tanggal 5 Maret 2022. Pengembalian barang dapat dilakukan ke
Perusahaan : PT Sentosa
Departemen : Departemen Inventaris dan Pemeliharaan
Divisi : Kesekretariatan
Demikian Surat Permintaan Pengembalian Barang ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Sentosa
Fadli Ananta
Manajer General Affair
3. Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris
Adapun contoh surat serah terima barang inventaris yang dapat dijadikan referensi adalah sebagai berikut.
ADVERTISEMENT
Sidoarjo, 15 Februari 2022
Nomor : 140/Notaris/Dendy/XII/21
Perihal : Surat Serah Terima Barang Inventaris
Kepada Yth.
Kantor Notaris & PPAT Dendy
Jl. Anggrek Mas, Sidoarjo
Pada hari Selasa, 15 Februari 2022, saya yang bertanda tangan di bawah ini akan melaksanakan acara serah terima barang untuk kegiatan Sidoarjo Fair 2022.
Acara tersebut dilakukan pada tanggal 10 Maret 2022 sampai 15 Maret 2022 di lokasi Gedung Serbaguna Sidoarjo.
Dengan rincian barang sebagai berikut:
3 unit laptop merek HP
2 unit LCD proyektor
2 buah meja
4 buah kursi
2 lusin pena
3 lusin buku agenda
1 boks brosur promosi
Demikian berita acara serah terima barang yang saya sebutkan di atas, mohon agar dapat digunakan sebaik-baiknya.
ADVERTISEMENT
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Untuk mengetahui contoh serah terima barang inventaris lainnya, bisa dilihat dalam Contoh Berita Acara Serah Terima Barang Inventaris.

Cara Mengisi Buku Inventaris Barang

Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi barang inventaris, ada beberapa daftar alat inventarisasi yang digunakan, yaitu sebagai berikut.
  1. Buku Induk Barang Inventaris, buku yang mencatat semua barang inventaris dalam lingkungan kantor menurut tanggal penerimaannya.
  2. Buku Catatan Non-inventaris, buku yang mencatat semua barang habis pakai.
  3. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris, daftar yang mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan.
  4. Daftar Isian Inventaris, daftar yang mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.
  5. Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan sesuai tanggal, mutasi barang yang terjadi selama setahun, dan keadaan barang inventaris.
ADVERTISEMENT
Pada dasarnya, pengisian buku inventaris dilakukan dengan membuat penggolongan barang dalam bentuk sandi atau kode untuk melambangkan nama atau kelompok barang tertentu. Berikut rinciannya.
Cara Pengkodean Barang Inventaris
Kode barang inventaris berbentuk angka bilangan yang tersusun menurut pola tertentu agar mudah diingat dan dikenali. Kode tersebut juga memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus digunakan untuk mencatat jenis barang tertentu.
Mengutip Manajemen Perkantoran Modern oleh Rusdiana dan Qiqi Yuliati Zaqiyah (2022: 157), nomor kode yang digunakan untuk barang umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, serta dipisahkan dengan sebuah tanda titik.
Adapun cara pengkodean barang inventaris kantor adalah sebagai berikut.
  1. Angka pertama dari susunan tiga di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan.
  2. Dua angka berikutnya berada sebelum tanda titik, menjadi kode pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan di dalam masing-masing formulir.
ADVERTISEMENT
Untuk memahami lebih jelas, perhatikan contoh kode untuk barang bergerak dan barang tidak bergerak sebagai berikut.
1. Contoh Kode untuk Barang Bergerak
  • 110.0300: kode untuk tanah jalan dan tempat parkir
  • 110.0400: kode untuk tanah lapangan olahraga
2. Contoh Kode untuk Barang Tidak Bergerak
  • 224.0200: kode untuk kelompok alat acuan atau mesin fotokopi.
  • 224.0300: kode untuk sub-kelompok mesin cetak.
  • 224.0301: kode untuk jenis barang mesin cetak Letter Press.
  • 224.0303: kode untuk mesin cetak fotografi.
Contoh-contoh di atas digunakan untuk memberikan gambaran tentang pembuatan klasifikasi dan kode barang inventaris, termasuk membuat stok barang masuk dan keluar. Perlu diingat, setiap perusahaan bisa memiliki ketentuan kode yang berbeda.

Format Inventaris Barang

Berikut contoh format buku inventaris barang yang digunakan untuk mencatat barang inventaris yang dimiliki suatu perusahaan.
Ilustrasi Contoh Format Buku Inventaris Barang. Foto: Dok. Istimewa
zoom-in-whitePerbesar
Ilustrasi Contoh Format Buku Inventaris Barang. Foto: Dok. Istimewa
Contoh format di atas dapat digunakan untuk format inventaris barang sekolah dan format inventaris barang kantor sesuai keperluan.
ADVERTISEMENT
(SFR)
Apa saja isi buku inventaris?
chevron-down
Apa fungsi buku induk barang inventaris?
chevron-down
Apa jenis barang bergerak dalam daftar inventaris barang?
chevron-down