Mail Merge, Ini Penjelasan dan Cara Menggunakannya

Ilustrasi melakukan Mail Merge. Sumber: Pexels

Mail Merge adalah salah satu fitur dalam Microsoft Word yang dapat dipakai untuk mempermudah kegiatan seputar persuratan. Melansir laman situs Microsoft Support, Mail Merge membuat pengguna bisa membuat kelompok dokumen yang dipersonalisasikan untuk setiap penerima.

Untuk mencari tahu lebih jelasnya, simak uraian berikut ini.

Mail Merge pada Microsoft Word

Menyadur dari Modul Praktikum Otomasi Perkantoran yang ditulis Rani Susanto, Mail Merge adalah sebuah fasilitas di dalam Microsoft Word yang digunakan untuk menangani masalah surat-menyurat dan dapat dikirim ke beberapa tujuan atau penerima.

Contohnya, pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan, dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya.

Keunggulan dari menggunakan Mail Merge adalah dapat memudahkan pekerjaan sang pembuat surat atau dokumen. Dengan memanfaatkan Mail Merge, pengguna dapat mengirim surat ke beberapa penerima yang berbeda meskipun hanya membuat satu jenis surat.

Fitur Mail Merge dapat menangani pembuatan empat jenis dokumen, yaitu:

Adapun hal penting yang terdapat dalam suatu Mail Merge, antara lain sebagai berikut.

1. Main Document atau Dokumen Utama

Main document adalah dokumen utama yang tidak berubah atau tetap berdasarkan surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, akan ada format dasar dari surat yang akan dikirimkan.

Ilustrasi melakukan Mail Merge. Dok: kumparan

2. Data Source atau Sumber Data

Sumber data merupakan data tujuan yang akan digabungkan (merge) di dokumen utama. Sumber data bisa berasal dari:

Cara Menggunakan Mail Merge untuk Pengiriman Email Massal

Mengutip laman situs Microsoft Support, berikut cara menggunakan Mail Merge untuk mengirim pesan email secara massal.

Sebelum memulai, buka dokumen kosong dalam Word lalu ketikkan isi pesan email yang ingin dikirim. Untuk mengirim email, program email yang kompatibel dengan MAPI Outlook atau Gmail harus diinstal.

(AMP)