Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar dalam Administrasi Perkantoran
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengertian surat masuk dan surat keluar penting diketahui dalam administrasi perkantoran. Surat masuk dan keluar dalam suatu perusahaan atau instansi dapat berbentuk surat fisik maupun surat elektronik atau email.
Surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan dan surat keluar penting untuk dikelola dan diarsipkan. Dengan mengarsipkan surat, perusahaan dapat mengetahui surat apa saja yang masuk dan dikirimkan ke luar perusahaan.
Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar dan Cara Pengarsipannya dalam Perusahaan
Menurut buku Pendidikan Bahasa Indonesia dalam Aktivitas pembelajaran di Perguruan Tinggi oleh Hamna, dkk. (2025: 183), surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis.
Surat terdiri dari surat pribadi dan surat formal. Surat pribadi ditulis oleh individu kepada orang lain atau untuk suatu badan/lembaga. Sedangkan surat formal adalah surat-surat yang dibuat oleh suatu instansi formal atau perusahaan.
Dalam sistem administrasi persuratan, terdapat surat masuk dan surat keluar. Pengertian surat masuk dan surat keluar dalam administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau instansi. Surat yang masuk ke perusahaan bisa berupa surat penawaran, pemberitahuan, laporan, pesanan, dan keperluan lainnya.
Menurut buku Korespondensi SMK/MAK Kelas X oleh Drs. Joko Pramono (2017: 221), surat yang masuk dan diterima perusahaan adalah arsip penting yang dapat menjadi dasar perusahaan untuk melaksanakan kegiatan atau membuat keputusan.
Dalam administrasi persuratan, biasanya surat-surat yang diterima disortir, dibuat kategorisasi, lalu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Pencatatan surat masuk kini dapat dilakukan secara digital menggunakan Microsoft Excel.
Surat Keluar
Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan perusahaan atau instansi kepada pihak luar. Bisa kepada individu atau perusahaan/instansi lainnya.
Surat keluar berisi informasi penting seperti pesanan, penawaran, pembelian, pemberitahuan, laporan, dan informasi penting lainnya. Surat keluar juga dapat berupa balasan terhadap surat dari pihak luar yang dikirimkan ke perusahaan/instansi.
Surat keluar juga perlu dicatat dalam buku agenda sebagai arsip dan catatan surat-surat apa saja yang pernah dikirimkan perusahaan kepada pihak luar.
Baca juga: 4 Contoh Surat Sakit Sekolah yang Singkat dan Tepat
Itulah pengertian surat masuk dan surat keluar dalam administrasi persuratan di perusahaan. Baik surat masuk maupun surat keluar adalah arsip penting yang perlu dicatat dan diarsipkan. (IND)