Petty Cash: Pengertian, Metode, Fungsi, dan Contohnya

Ilustrasi pemberian kas kecil atau dana khusus yang dikeluarkan perusahaan dengan jumlah relatif kecil. Foto: Pexels

Petty cash atau kas kecil adalah dana khusus yang dicadangkan perusahaan untuk pembayaran pengeluaran rutin dan jumlahnya relatif kecil.

Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut misalnya untuk membeli prangko, alas meja, vas bunga, biaya sosial, dan biaya lainnya yang jumlahnya kecil, sehingga penggunaan cek tidak efektif.

Agar pengeluaran-pengeluaran tersebut tetap dimonitor dengan baik, pengendalian internal oleh perusahaan mutlak diperlukan, caranya dengan membentuk sistem petty cash. Perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka waktu tertentu, misalnya keperluan keuangan seminggu atau sebulan.

Biasanya, petty cash dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang dana kas kecil. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai petty cash, mulai dari pengertian, metode, fungsi, hingga contohnya.

Pengertian Petty Cash

Ilustrasi sejumlah uang kas. Foto: Pexels

Mengutip Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh Sedianingsih dkk. (2014: 116), petty cash adalah sejumlah uang yang dialokasikan untuk pembayaran di luar prakiraan operasional perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil.

Dalam istilah akuntansi, petty cash dan petty cash fund memiliki makna yang sama. Petty cash fund adalah sejumlah uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran dengan jumlah relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

Setiap kali terjadi transaksi menggunakan petty cash, pemegang kas kecil perlu membuat bukti pengeluaran dan pencatatan pengeluaran dalam sebuah jurnal yang disebut petty cash record. Petty cash record adalah bukti pengeluaran berbentuk jurnal yang mencatat semua jenis pengeluaran dari dana kas kecil.

Untuk mencapai pengawasan internal yang memadai atas pengeluaran petty cash, semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan petty cash voucher.

Petty cash voucher adalah formulir atau bukti yang menunjukkan jumlah dan alasan pengeluaran petty cash. Berikut ini contoh petty cash voucher yang merangkap penanggung jawab dan penerima uang.

Ilustrasi petty cash voucher. Foto: Buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan

Karena jumlah petty cash bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, maka petty cash dikendalikan melalui penggunaan petty cash voucher untuk setiap pembayaran yang dilakukan.

Metode Petty Cash

Ilustrasi melakukan pencatatan petty cash. Foto: Pexels

Dalam melakukan pengelolaan pencatatan petty cash, perusahaan bisa memilih salah satu dari dua metode pencatatan petty cash. Metode pencatatan petty cash terdapat dua metode yaitu sebagai berikut.

1. Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Petty cash metode imprest atau metode dana tetap menetapkan bahwa jumlah atau saldo akun petty cash selalu tetap, yaitu sebesar dana yang dibentuk kecuali ada perubahan. Transaksi dana kas kecil ini dapat meliputi pembentukan, pemakaian, dan pengisian dana kas kecil.

Dalam metode petty cash imprest fund, pada saat pembayaran kas kecil, bank akan mencatat debet dana kas kecil dan selanjutnya pemakaian kas kecil tidak dijurnal, tetapi hanya diarsip sehingga saldo dana kas kecil akan tetap apabila arsip tersebut diperhitungkan.

Jadi, yang berubah komposisi kasnya, karena komposisi kasnya menjadi uang tunai dan arsip yang bernilai untuk ditukarkan pada saat pengisian kembali. Pada saat pengisian kembali, bank akan mendebet biaya-biaya yang telah dikeluarkan dan melakukan kredit rekening kas.

2. Metode Dana Berfluktuasi (Fluctuating System)

Pencatatan dana kas kecil dengan metode dana berfluktuasi atau metode fluktuasi berbeda dengan metode imprest. Jika dalam metode imprest transaksi tidak dicatat, dalam metode fluktuasi setiap transaksi yang mengakibatkan perubahan dana kas kecil harus dicatat atau dibuat jurnal.

Metode fluktuasi disebut juga metode tanggal tidak tetap adalah metode pembukuan dana kas kecil di mana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan buku kas baru.

Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama, sehingga saldo kas kecil selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran.

Dalam metode ini, pada saat pengisian kas kecil, bank akan mendebet dana kas kecil dan melakukan kredit rekening kas. Sementara pada saat pemakaian kas kecil, bank akan mendebet biaya yang dikeluarkan dan melakukan kredit rekening dana kas kecil.

Fungsi Petty Cash

Ilustrasi melakukan pengajuan petty cash di perusahaan. Foto: Pixabay

Dikutip dari Administrasi Umum (C1) Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen untuk SMK/MAK Kelas X oleh Eny Pujiasari dkk. (2018: 315), ada empat fungsi petty cash bagi perusahaan, yaitu fungsi kas, fungsi akuntansi, fungsi pemegang dana kas kecil, dan fungsi dana kas kecil. Berikut rinciannya.

1. Fungsi Kas

Fungsi kas adalah fungsi yang mempertanggungjawabkan pengisian cek, permintaan otorisasi atas cek, dan penyerahan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

2. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi adalah fungsi yang bertanggung jawab atas:

3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Fungsi pemegang dana kas kecil adalah fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4. Fungsi Pemeriksa Internal

Fungsi pemeriksa internal adalah fungsi yang bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.

Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

Contoh Petty Cash

Laporan petty cash adalah pembukuan perusahaan yang berupa pencatatan setiap pengeluaran dengan nominal yang relatif kecil. Laporan ini dapat dibuat dengan menggunakan metode imprest maupun metode fluktuasi.

Mengutip Akuntansi Perbankan oleh Khadijah dkk. (2021: 67), adapun contoh laporan petty cash bulanan adalah sebagai berikut.

Bank Sukses Cabang Bandung melakukan transaksi yang berkaitan dengan kas kecil sebagai berikut.

Berikut jurnal pencatatan berdasarkan transaksi di atas dengan menggunakan metode imprest dan metode fluktuasi.

1. Pencatatan transaksi dengan menggunakan metode imprest:

Ilustrasi pencatatan transaksi dengan metode imprest. Foto: Buku Akuntansi Perbankan

2. Pencatatan transaksi dengan menggunakan metode fluktuasi:

Ilustrasi pencatatan transaksi dengan metode fluktuasi. Foto: Buku Akuntansi Perbankan

(SFR)