Purchase Order, Ketahui Pengertian dan Manfaatnya

Ilustrasi purchase order. Foto: Pixabay

Purchase order (PO) adalah rangkaian kegiatan dalam melakukan pengadaan barang, material, atau bahan baku untuk keperluan suatu produksi.

Mengutip dari buku Proses Bisnis Pengadaan karya Leon A. Abdillah dkk., purchase order merupakan kontrak yang bersifat mengikat karena dokumennya bisa melindungi penjual jika pembeli menolak pembayaran.

Selain itu dokumen purchase order juga bisa melindungi pembeli bila suatu waktu penjual tidak mengirimkan barang atau jasa atau penjual mengirimkan barang maupun jasa yang salah.

Pengertian Purchase Order

Menyadur dari Belajar Sendiri ACCURATE Versi 3 karya Margaretha Mona Yanti Sipahutar, SE., purchase order atau pesanan pembelian merupakan formulir yang bisa digunakan untuk mencatat kegiatan pemesanan barang kepada vendor.

Kegiatan tersebut belum memengaruhi posisi keuangan, melainkan hanya mengubah status item yang dipesan menjadi On Purchase. Namun, bila kegiatan ini diiringi dengan pembayaran uang muka kepada vendor, secara otomatis PO akan berdampak pada keuangan suatu perusahaan.

Manfaat Menerbitkan Purchase Order

Berdasarkan buku Proses Bisnis Pengadaan karya Leon A. Abdillah dkk., berikut alasan penerbitan purchase order:

1. Berguna sebagai kontrak antara pembeli dan penjual.

2. Bisa digunakan oleh pembeli dan penjual untuk melacak biaya operasional.

3. Pembeli bisa mengoptimalkan inventarisnya karena mengetahui kapan barang atau jasa pembelian pesanannya akan diterima.

4. Bisa digunakan oleh pemasok untuk membiayai aktivitasnya lewat pinjaman karena ada jaminan akan menerima pembayaran.

Ilustrasi Purchase Order. Foto: Pixabay

Pembatalan Purchase Order

Berdasarkan buku Belajar Sendiri Accurate Versi 3 oleh Margaretha Mona Yanti Sipahutar, berikut cara membatalkan purchase order yang telah dimasukkan:

1. Pilih dan buka formulir Purchase Order yang ingin dibatalkan dari menu utama List, lalu pilih Purchase kemudian Purchase Order.

2. Setelah muncul tampilan Purchase Order, langkah selanjutnya adalah ceklis atau centang pilihan Close yang terdapat pada tampilan Purchase Order tersebut.

Purchase Order dengan Uang Muka Pembelian

Menyadur dari sumber yang sama dengan sebelumnya, purchase order yang disertai dengan pembayaran uang muka kepada vendor atau supplier bisa dicatat dengan cara:

1. Membuat PO baru dari menu utama Activities lalu Purchase lalu klik Purchase Order.

2. Pada tampilan tersebut isi nama vendor, tanggal PO, no PO, dan detail item yang dipesan.

3. Setelah melengkapi informasi pesanan, langkah selanjutnya, mencatat pembayaran uang muka kepada vendor dengan cara menekan tombol Down Payment yang berada pada tampilan Formulir Purchase Order tersebut.

4. Bila telah mengisi Down Payment Account dengan akun uang muka pembelian, secara otomatis Accurate akan menampilkan formulir Vendor Payment.

(ZHR)

Frequently Asked Question Section

Apa yang dimaksud dengan purchase order?

Purchase Order atau pesanan pembelian merupakan formulir yang bisa digunakan untuk mencatat kegiatan pemesanan barang kepada vendor.

Apa fungsi dokumen purchase order?

Melindungi pembeli bila suatu waktu penjual tidak mengirimkan barang atau jasa atau penjual mengirimkan barang maupun jasa yang salah.

Sebutkan manfaat menerbitkan purchase order!

1. Berguna sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. 2. Bisa digunakan oleh pembeli dan penjual untuk melacak biaya operasional.