Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan dan Cara Membuatnya

Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: Amnaj Khetsamtip/Shutterstock

Ketika ingin mengadakan suatu kegiatan, biasanya seseorang akan diminta untuk membuat proposal terlebih dahulu. Proposal harus ditulis sesuai dengan sistematika yang berlaku. Karena itu, sistematika penulisan proposal penting diperhatikan.

Adapun tujuan dari pembuatan proposal, yakni sebagai bentuk pengertian dan pemahaman terkait suatu kegiatan atau acara yang akan diadakan. Lantas, seperti apakah sistematika penulisan proposal?

Simak ulasan artikel di bawah ini hingga tuntas agar mengetahui penjelasan tentang pengertian proposal, sistematika penulisan, sekaligus cara membuatnya.

Baca Juga: Contoh Proposal Sponsorship beserta Tujuan Pembuatannya

Apa Itu Proposal?

Ilustrasi Membuat Proposal di Laptop Foto: Thinkstock

Secara bahasa, proposal diambil dari kata bahasa Inggris "to propose" yang artinya mengajukan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), proposal dimaknai sebagai rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja.

Menurut Happy Susanto dalam buku Panduan Lengkap Menyusun Proposal, proposal adalah penulisan rancangan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan dalam menjalankan prosesnya.

Proposal memiliki banyak jenis sesuai dengan tujuan pembuatannya. Umumnya, proposal harus diajukan ketika ingin meminta bantuan dana, dukungan, ataupun perizinan dari suatu kegiatan.

Pengajuan proposal diperlukan karena kegiatan tersebut berhubungan dengan banyak orang dan berkaitan dengan suatu kepentingan tertentu. Oleh karena itu, sistematika penulisan proposal pun perlu diperhatikan.

Secara umum, unsur yang harus ada di dalam proposal di antaranya meliputi latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, asumsi penelitian, hipotesis, dan kajian pustaka. Meski demikian, sistematika penulisan ini bersifat fleksibel, tergantung pada tujuan proposal itu sendiri.

Baca Juga: Isi Implementasi Proyek dalam Proposal serta Struktur Penulisannya

Jenis-jenis Proposal

Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: Shutterstock

Berdasarkan fungsinya, proposal dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Berikut penjelasannya, yang dikutip dari buku Industri Peternakan oleh Ir. Hieronymus Budi Santoso (2021) dan buku Panduan Lengkap Menyusun Proposal karya Happy Susanto, S. Sos, MA (2010):

1. Proposal Penelitian

Proposal ini biasanya digunakan di bidang akademisi sebagai persyaratan untuk melakukan penelitian. Contohnya, yakni proposal penelitian skripsi.

2. Proposal Bisnis

Proposal ini dirancang untuk urusan bisnis, baik secara perseorangan atau kelompok. Misalnya, proposal kerjasama antar perusahaan dan pendirian usaha.

3. Proposal Kegiatan

Jenis proposal ini dibuat untuk mengajukan rencana kegiatan sekaligus permohonan dana dari suatu pihak. Nantinya, penyelenggara kegiatan akan menawarkan sesuatu yang bermanfaat untuk donator, seperti halaman untuk iklan. Salah satu contoh proposal kegiatan adalah proposal pengajuan rencana kegiatan.

4. Proposal Proyek

Seperti proposal kegiatan, proposal proyek biasanya juga memuat rangkaian rencana kegiatan. Kendati demikian, proposal ini dipergunakan di dunia bisnis. Misalnya, proposal proyek pembangunan.

Baca Juga: Isi Strategi Kreatif dalam Proses pada Proposal

Bentuk-bentuk Proposal

Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: Shutter Stock

Jika dilihat dari bentuknya, proposal bisa dibagi menjadi beberapa macam. Apa saja?

1. Proposal Formal

Proposal ini biasanya dilengkapi dengan tiga bagian, yakni pendahuluan (sampul, halaman judul, kata pengantar, ikhtisar, daftar isi, dan lembar pengesahan); isi proposal (latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, susunan panitia, waktu, biaya); dan data pelengkap (tabel, daftar pustaka, lampiran)

2. Proposal Semiformal

Proposal ini dibuat dengan bahasa baku, namun tidak selengkap proposal formal. Proposal ini mengandung informasi tentang permohonan, masalah, saran, beserta pemecahannya.

3. Proposal Non Formal

Proposal ini disampaikan dalam bentuk memorandum atau surat. Di dalamnya, terdapat informasi mengenai saran, masalah, permohonan, dan pemecahan.

Fungsi Proposal

Ilustrasi Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: DimaBerlin/Shutterstock

Menurut Yuniati Sitorus, dkk. dalam buku Metode dan Teknik Penyusunan Proposal Penelitian, terdapat beberapa fungsi proposal, antara lain:

Sistematika Penulisan Proposal

Ilustrasi proposal. Foto: Unsplash

Merujuk buku Menulis Proposal: Panduan Lengkap Membuat Proposal Penelitian, Kerjasama, Bisnis, Proyek, dan Event karya Rameli Agam, berikut sistematika penulisan proposal kegiatan atau acara:

1. Halaman judul

Halaman ini berisi:

2. Latar belakang

Berisi alasan "mengapa" kegiatan tersebut direncanakan. Latar belakang biasanya berisi tiga bagian, yaitu pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat atau maksud umum ke khusus.

Latar belakang dalam proposal ini setidaknya menyiratkan misi dan visi tujuan berikut manfaat positif yang terkandung di dalamnya. Selain itu, latar belakang biasanya juga berisi gambaran mengenai hal-hal apa saja atau alasan-alasan utama perlunya program yang ditawarkan.

3. Tujuan kegiatan

Berisi alasan "untuk apa" kegiatan tersebut direncanakan. Tujuan dapat terdiri dari minimal satu tujuan atau lebih yang berurutan dari paling penting hingga kurang penting. Tujuan acara atau kegiatan yang diusulkan adalah target nyata yang benar-benar dapat dicapai.

Kegiatan yang diselenggarakan harus berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, ajang kreasi anak muda dapat disponsori perusahaan pakaian jadi, perusahaan telekomunikasi dan handphone, sepeda motor, serta minuman ringan.

Berikan sedikit ulasan mengenai program yang hendak dilaksanakan. Tidak perlu terlalu detail, tetapi mampu mengilustrasikan apa saja yang akan dilakukan serta konsekuensi dan keuntungan yang akan didapat oleh klien.

4. Nama dan tema kegiatan

Berisi nama dan tema yang diangkat dalam kegiatan, contoh:

5. Bentuk kegiatan

Berisi tentang format atau bentuk sajian kegiatan. Contoh, dengan tema "Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat", maka bentuk kegiatannya bisa seperti Lomba Lingkungan Sehat; Lomba Membuat Taman Toga; Penyuluhan Kesehatan Lingkungan; Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah; dan lain lain.

6. Peserta dan penonton

Segmen atau target peserta dan penonton yang akan menjadi sasaran kegiatan acara, harus tertera jelas dalam proposal. Orang yang menjadi peserta harus sesuai dengan segmen atau jenis kegiatan yang direncanakan.

Jelaskan pula alasan mengapa mereka menjadi target. Pihak sponsor akan tertarik jika jumlah perkiraan target peserta dan penonton dicantumkan dalam proposal.

Misalnya pada sebuah kegiatan lomba lari 10 km, harus disebutkan jumlah peserta beserta penonton yang akan berkumpul pada acara tersebut. Jumlah akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk dapat memperkenalkan dan memasarkan produk mereka.

7. Penyelenggara

Berisi keterangan siapa yang akan menyelenggarakan acara tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan memengaruhi keputusan pihak sponsor.

Jika penyelenggara sudah pernah membuat sebuah event dan berakhir dengan sukses, maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.

Biasanya, penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu. Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi.

8. Jadwal dan lokasi kegiatan

Berisi keterangan "kapan dan di mana" kegiatan akan dilaksanakan. Tempat penyelenggaraan juga bisa menjadi sebuah pertimbangan ketertarikan perusahaan pada kegiatan yang akan dilakukan.

Selain itu, tentukan waktu yang tepat dalam melaksanakan acara tersebut. Hal ini menjadi penting karena sangat menentukan keberhasilan acara. Misalnya tenggat waktu yang tidak terlalu dekat dengan kegiatan sejenis yang telah atau akan diselenggarakan oleh orang lain.

9. Susunan acara

Pada bagian ini, secara sistematis menjelaskan mengenai kronologis rencana penyelenggaraan acara dari awal sampai selesai. Dengan sangat rinci dijelaskan semua aspek yang berhubungan dengan pelaksanaan teknis.

Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (no, waktu, acara, pelaksana, dan lain-lain). Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan.

10. Susunan panitia

Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk. Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerja sama.

11. Rencana anggaran

Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan. Disusun secara sederhana, tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan. Rincian pengeluaran, antara lain berisi:

12. Penutup

Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan. Ditandatangani oleh ketua pelaksana atau ketua panitia, dengan diketahui oleh penanggungjawab kegiatan.

13. Lampiran

Dapat berisi gambar, video, atau kliping koran yang memberikan keterangan tentang kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan pemohon.

Cara Membuat Proposal

Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: Unsplash

Setelah mengetahui sistematika penulisan proposal, hal yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah cara membuat proposal tersebut. Mengutip buku Panduan Lengkap Menyusun Proposal oleh Happy Susanto, berikut tahapan yang perlu dilakukan dalam pembuatan proposal:

1. Pra penulisan

Berikut hal yang harus diperhatikan:

2. Penulisan

Berikut hal yang harus diperhatikan:

3. Revisi

Berikut hal yang harus diperhatikan:

Contoh Proposal Kegiatan yang Baik dan Benar

Ilustrasi Membuat Sistematika Penulisan Proposal Kegiatan. Foto: Shutterstock

Agar lebih memahami penjelasan di atas, mari simak contoh proposal kegiatan yang baik dan benar berikut ini, yang dikutip dari buku Bahasa Indonesia: Jilid 2 oleh Agus Trianto, buku Bahasa Indonesia 2 SMA Kelas XI.

1. Contoh Proposal 1

Proposal Kegiatan “Persami Klub Sains Biologi” OSIS SMP Mutiara I Jakarta

Latar belakang

"Tak kenal maka tak sayang". Ungkapan itu sangat cocok untuk kegiatan pelestarian jenis dan ragam makhluk hidup, seperti tumbuhan dan hewan.

Salah satu kegiatan pelestarian adalah kegiatan pencatatan dan pendokumentasian. Dengan demikian, kita lebih dapat mengenal berbagai ragam makhluk hidup.

Berdasarkan hal di atas, kami, Klub Sains Biologi OSIS SMP Mutiara I bermaksud mengadakan kegiatan "Persami" (Perkemahan Sabtu-Minggu) di lingkungan Pantai Marunda Jakarta Utara.

Kegiatan ini dimaksudkan untuk lebih mengenal lingkungan kawasan pantai dan ragam makhluk hidup yang ada di lingkungan tersebut.

Tujuan

Tujuan kegiatan “Persami Klub Sains Biologi” adalah sebagai berikut:

1. Mengenal lebih dekat ragam makhluk hidup (tumbuhan dan hewan) yang hidup di kawasan Pantai Marunda;

2. Mencatat dan mendokumentasikan ragam makhluk hidup (tumbuhan dan hewan) yang hidup di kawasan Pantai Marunda;

3. Membina keakraban dan kerja sama sesama anggota klub serta peminat lainnya dalam kegiatan "Persami".

Kegiatan “Persami” ini, antara lain:

1. Survei kawasan terbatas oleh masing-masing kelompok;

2. Diskusi hasil survei;

3. Pesta api unggun.

Waktu dan Tempat

Hari/Tanggal: Sabtu-Minggu, 4-5 Juni 2005

Lokasi: Pantai Marunda, kawasan “Rumah si Pitung”

Pelaksana

Pelindung/Penanggung Jawa: Kepala Sekolah

Pembimbing: Pembina OSIS, Guru Biologi

Ketua: Ikhsan Anysari

Sekretaris: Putri Aulia

Bendahara: Andriyati

Seksi Acara: Gita Romadhona

Seksi Konsumsi: Nurul Hikmah

Seksi Perlengkapan: Bambang S.

Seksi Survei: Aria Maulana

Seksi Dokumentasi: Azizah

Seksi Transportasi: Agung

Rencana Anggaran

Jumlah total anggaran yang dibutuhkan adalah Rp 2.750.000,00 (dua juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Rincian terlampir.

Rincian Anggaran Dokumentasi dan Administrasi:

Ilustrasi menyusun proposal bersama rekan kerja. Foto: Shutter Stock

2. Contoh Proposal 2

Proposal Kegiatan Bakti Sosial SMA Tunas Jaya

I. Nama Kegiatan

Kegiatan bakti sosial yang diberi nama "Cintai dan Santuni Masyarakat" ini dimaksudkan agar kita menyayangi lingkungan masyarakat seperti kita menyayangi diri kita dan harta yang kita miliki.

Menyantuni berarti dengan rela mau mengulurkan tangan untuk membantu, baik berupa tenaga, pikiran, maupun materi kepada yang membutuhkan.

II. Dasar Pemikiran

Lingkungan pendidikan atau sekolah yang terdiri dari guru, siswa, dan karyawan seolah-olah merupakan habitat yang berbeda dan terpisah dengan masyarakat.

Hal ini disebabkan penghuni. sekolah adalah pendatang. Mereka datang ketika kegiatan belajar dimulai dan kembali setelah pelajaran berakhir. Hanya sebagian kecil dari mereka berada di dekat sekolah, yaitu penjaga sekolah dan petugas kebersihan.

Kita berupaya mengubah kondisi demikian sedikit demi sedikit dengan cara mendekatkan lingkungan sekolah dengan masyarakat sekitarnya.

Pendekatan ini berupa kegiatan pemberian bantuan sebagai latihan bagi siswa untuk bersikap peduli kepada masyarakat dengan memberikan bantuan.

III. Bentuk Kegiatan

Kegiatan dibagi menjadi dua tahap, yaitu sebagai berikut.

A. Siswa mengumpulkan bahan bantuan berupa berikut ini.

1. Pakaian bekas (pantas pakai).

2. Beras, mi instan, atau bahan makanan lain yang tahan lama.

3. Uang dari donatur, untuk dibelikan barang kebutuhan pokok berupa gula, mi instan, dan minyak goreng.

B. Siswa membagikan kepada masyarakat dengan cara sebagai berikut.

1. Mendata siapa yang akan menerima, yaitu orang yang tidak mampu.

2. Mengumpulkan di sekolah.

3. Membagi bantuan.

IV. Tujuan

Harapan yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Bagi siswa, kegiatan ini menjadi sarana untuk mengenal masyarakat kelas bawah dan selanjutnya bisa menumbuhkan rasa cinta dan sayang kepada saudara-saudara kita yang kebetulan belum bisa menikmati kehidupan sejahtera.

2. Bagi masyarakat, kegiatan ini merupakan jembatan pengakraban dan memberikan tanggapan positif kepada sekolah. Sekaligus mereka bisa merasakan bantuan dengan senang dan dapat memenuhi sebagian kebutuhan pada hari itu.

V. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Kegiatan ini dilaksanakan di sekolah bersamaan dengan acara pembagian daging kurban pada hari raya Idul Adha, tepatnya sebagai berikut.

Hari dan tanggal : Kamis, 20 Desember 2007

Waktu : 09.00 WIB

Tempat : SMA Tunas Jaya

Acara : Pembagian 1 stel pakaian bekas 2 kg beras, 1 kg gula, 2 mi instan, dan 1 kg minyak goreng kepada setiap orang

VI. Pelaksana dan Partisipan

A. Pelaksana (Panitia)

Pembagian dilakukan oleh panitia yang terdiri dari anggota OSIS dan pengurus kelas yang ditunjuk.

B. Partisipan

Pihak-pihak yang ikut membantu meliputi kepala sekolah, guru, karyawan, dan donatur.

Ilustrasi mengajukan proposal Foto: Shutterstock

3. Contoh Proposal 3

Proposal Kegiatan Pariwisata Siswa SMA Negeri 78 Jakarta

I. Dasar Pemikiran

A. Dunia pendidikan bukan saja didapatkan di dalam kelas, tetapi dapat juga didapatkan dari pengalaman di luar kelas, yaitu melalui pariwisata.

B. Teori pendidikan yang didapatkan di sekolah dapat diaplikasikan dengan pengalaman berpariwisata di luar sekolah.

C. Memupuk persaudaraan antarsiswa dan guru.

D. Mengenal dan mencintai objek wisata Indonesia dan lingkungan hidupnya.

II. Tujuan

A. Meneliti objek wisata yang berhubungan dengan mata pelajaran Sejarah, Geografi, Biologi, dan Bahasa Indonesia.

B. Mempertinggi wawasan siswa SMA negeri 78 terhadap berbagai lingkungan hidup dalam objek wisata.

C. Meningkatkan kerja sama dan mempertinggi rasa persaudaraan antarsiswa dan guru SMA Negeri 78

III. Ruang Lingkup Kegiatan

Mengingat biaya dan waktu, maka kegiatan hanya meneliti tempat-tempat yang dianggap penting di daerah Bali, yaitu meliputi:

A. Pantai Kuta

B. Tanah Lot

C. Kintamani

D. Tampak Siring

IV. Pelaksanaan

A. Waktu: Tanggal 14 Maret 2022 s.d 19 Maret 2022

B. Tempat: Bali

C. Peserta:

Siswa Kelas XI berjumlah 300 orang

Guru Pembimbing 20 orang

V. Kepanitiaan

Pelindung: Drs. Sujono Kuslan, M. Pd

Penanggung Jawab: Drs. H Chusaeni

Dra. Suryati Tabrani

Drs. Sumarna

Tri Rahayu, S. Pd.

Panitia Pelaksana

Ketua: Andry Nugraha

Wakil Ketua: Alfian Ferdiansyah

Sekretaris I: Intan Permata

Sekretaris II: Ricky Prabowo

Bendahara I: Santi Puspita

Bendahara II: Hadi Kusuma

Seksi-seksi

Akomodasi: Hartono

Transportasi: Zulkarnaen

Perlengkapan: Charles Bernando

Konsumsi: Devy Pramesti

Publikasi dan Dokumentasi: Indra Yuda

Keamanan: David Chayadi

Kesehatan: Ratih Ardani

Pembantu Umum: Hendra Buntoro

Usaha Dana: Dinar Sundari, Anastasia, Surarenda, Budi Hartono, Widya Andriani, Indah Damarsanti, Reza Fauzi, Rizki Fatoni

VI. Anggaran

A. Rencana Pemasukan

1. Dana diperoleh dari peserta

2. Dana dari Komite SMA Negeri 78

3. Dana dari donatur

4. Dana dari sponsor

B. Rencana Pengeluaran (terlampir)

VII. Acara Kegiatan (terlampir)

VIII. Penutup

Tanpa didukung dari berbagai pihak, keberhasilan kegiatan ini tidak mungkin terlaksana. Untuk itu, kerja sama yang ada di antara kita semua sangat diperlakukan. Terlebih dengan bimbingan dari Tuhan Yang Maha Pengasih dan Pemurah, keberhasilan kegiatan ini pasti akan dapat tercapai.

(NDA)