Surat-Menyurat Adalah Aktivitas Menyampaikan Informasi Secara Tertulis

Ilustrasi surat menyurat. Surat-menyurat adalah sarana atau kegiatan menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pembaca surat. Foto: Pexels.

Surat-menyurat adalah sarana atau kegiatan menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak pembaca surat. Berdasarkan pengertian tersebut, surat-menyurat dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis bagi masyarakat.

Menurut jurnal Analisis Kesalahan Ortografi dan Leksikal pada Surat-Surat Dinas SMP N 4 Satu Atap Pagentan Kabupaten Banjarnegara karya Widiyastuti, surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi berupa pemberitahuan, laporan, pernyataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari pihak ke pihak lain.

Bahasa dalam Surat-Menyurat

Mengutip dari Praktik Surat Menyurat Bahasa Indonesia yang disusun oleh Ratna Suminar dan Siti Zubaedah, bahasa surat adalah bahasa tulis. Lambang komunikasi yang digunakan dalam media surat adalah lambang bahasa.

Oleh karena itu, surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa. Selain itu, disusun dalam suatu komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat.

Ilustrasi surat. Surat menyurat adalah kegiatan menulis dengan bahasa surat yang lugas. Foto: Pexels.

Pada karangan formal, terutama surat, bahasanya harus jelas, lugas, dan umum (memasyarakat). Maksud dari bahasa surat harus jelas ialah bahasanya mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas bila dua orang atau lebih memiliki penafsiran yang sama tentang apa yang dimaksud.

Bahasa surat yang lugas artinya penggunaan bahasa sederhana dan langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan hemat. Namun, tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.

Kemudian, bahasa umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat. Maksudnya, bahasa dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pemilihan katanya mengutamakan selera masyarakat umum.

Fungsi Surat-menyurat

Menurut buku Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia karya Soedjito dan Solchan Tw, fungsi surat antara lain sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, dan sebagainya. Untuk mengetahui lebih jelas, simak penjelasannya berikut ini:

1. Alat komunikasi

Surat berfungsi menyampaikan bahan komunikasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukkan, permohonan, dan lain-lain.

2. Alat bukti tertulis

Surat berfungsi sebagai bukti nyata yang sah. Secara lazim dikenal sebagai "hitam di atas putih".

Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat resmi. Contohnya, surat perjanjian, surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat jual beli, dan surat kuasa. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang dapat dipakai sebagai bukti tertulis dalam perkara di pengadilan.

3. Alat bukti historis

Surat berfungsi sebagai bahan penelitian untuk mengetahui dan menggali informasi mengenai keadaan, cara dan pengelolaan administrasi, serta cara pelaksanaan berbagai kegiatan di masa lalu.

4. Alat pengingat

Surat berfungsi untuk mengingat dan mengetahui surat-surat yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.

5. Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat atau jawatan maupun kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam menyusun surat hendaknya hati-hati dalam berpikir agar tidak menimbulkan kesan tidak menyenangkan.

6. Pedoman kerja

Surat dipakai sebagai pola yang harus diikuti oleh lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi kesekretariatan. Misalnya, dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis surat yang dikehendaki. Contohnya, surat keterangan tidak sama dengan surat kuasa dan surat penunjukkan tidak sama dengan surat edaran.

(ZHR)