7 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Software Manajemen Inventaris

Tidak peduli ukuran bisnis Anda, jika Anda memiliki banyak stok barang di gudang Anda untuk dijual ke konsumen, maka Anda membutuhkan inventory management software atau sistem manajemen inventaris. Jika Anda tetap bersikeras untuk mengelola inventaris Anda secara manual hanya dengan kertas, pulpen, dan Excel, artinya Anda siap untuk menghadapi berbagai risiko mulai dari kesalahan penghitungan inventaris, barang yang hilang, keterlambatan pengiriman pesanan, hingga kerugian penjualan.

Bila saat ini Anda sedang mempertimbangkan untuk mengimplementasikan sistem manajemen inventaris, maka Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting berikut ini agar Anda mendapatkan manfaat yang optimal untuk bisnis Anda.

1. Kebutuhan Anda

Sebelum Anda menemui vendor, Anda perlu terlebih dahulu memahami kebutuhan Anda. Ketahui apa saja kendala yang Anda hadapi dalam mengelola inventaris dan apa saja solusi yang Anda harapkan. Apakah Anda ingin dapat memantau status pengiriman barang Anda? Apakah Anda hanya butuh untuk mengetahui tingkat persediaan barang Anda saja? Anda perlu menjelaskan kebutuhan Anda secara detail sehingga Anda akan mendapatkan penawaran yang paling cocok untuk Anda.

2. Biaya

Biaya yang akan Anda keluarkan untuk membeli sistem manajemen inventaris biasanya tergantung pada seberapa banyak dan kompleks kebutuhan Anda. Ada baiknya jika Anda meriset harga software di pasaran terlebih dahulu sehingga Anda dapat memutuskan apakah harga yang ditawarkan oleh vendor cukup layak atau terlalu mahal.

Sebelum memutuskan untuk berinvestasi pada software, Anda juga perlu memastikan bahwa bisnis Anda sudah cukup stabil untuk rencana tersebut. Cek anggaran Anda dan tanyakan pada diri Anda; apakah ini saat yang tepat untuk berinvestasi pada teknologi? Untungnya, sistem manajemen inventaris berbasis Cloud menawarkan harga yang jauh lebih terjangkau daripada yang konvensional. Sistem ini merupakan opsi terbaik untuk perusahaan startup, UKM, atau mereka yang anggarannya terbatas.

3. Penyesuaian

Ketika Anda memiliki kebutuhan yang sangat kompleks, maka Anda akan membutuhkan banyak penyesuaian pada sistem manajemen inventaris Anda. Ketika bertanya pada vendor, cari tahu seberapa jauh mereka dapat melakukan kustomisasi dan apakah software mereka dapat memenuhi kebutuhan Anda yang spesifik. Jika saat ini Anda sudah memiliki sistem lain dan Anda ingin menambah sistem lain yang menawarkan fungsi yang berbeda, maka pastikan bahwa sistem baru Anda dapat dengan mudah dikombinasikan dengan sistem yang sudah ada.

4. Kemudahan Penggunaan

Poin ini paling sering terlewatkan oleh pemilik bisnis. Padahal, kemudahan penggunaan menentukan seberapa efisien sistem manajemen inventaris Anda dapat membantu bisnis Anda. Jika Anda dan staf Anda membutuhkan waktu berjam-jam hanya untuk mempelajari seluk beluk software tersebut, mungkin Anda sebaiknya menggantinya dengan solusi yang lebih user friendly.

5. Integrasi

Anda mungkin saat ini belum membutuhkan software untuk aktivitas bisnis Anda yang lain selain pengelolaan inventaris, tetapi Anda mungkin akan membutuhkannya ketika bisnis Anda semakin berkembang. Saat ini, banyak startup yang sudah menggunakan beberapa aplikasi sekaligus untuk menyederhanakan proses bisnis mereka. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan bahwa software yang Anda pilih mendukung integrasi dengan software lain. Sistem manajemen inventaris biasanya sering diintegrasikan dengan sistem manajemen gudang, akuntansi, eCommerce, dan pembelian.

6. Fleksibilitas

Hal penting lain yang perlu diperhatikan ketika memilih sistem manajemen inventaris adalah fleksibilitasnya. Cari tahu apakah software yang Anda pertimbangkan kompatibel dengan perangkat seluler, apakah ia dapat digunakan oleh banyak pengguna, apakah ia berbasis situs web atau Cloud, dan lain sebagainya. Fleksibilitas sangat penting terutama jika Anda memiliki banyak toko atau gudang yang lokasinya saling berjauhan.

7. Dukungan yang Diberikan

Setelah Anda membeli sistem manajemen inventaris, Anda tentunya tidak ingin ditinggalkan begitu saja dan mencari tahu sendiri bagaimana cara menggunakannya. Jika Anda kebingungan ketika mencari data pembelian dari supplier atau jika staf Anda tidak tahu bagaimana cara mengatur peringatan tentang tingkat stok yang hampir habis, Anda pasti mengharapkan seseorang untuk memberikan solusinya secepat mungkin. Oleh karena itu, pastikan bahwa vendor Anda menawarkan dukungan berupa pelatihan, garansi, dan pendampingan setelah pembelian.