Pengendalian Dokumen dan Rekaman Mutu Laboratorium

Ilustrasi laboratorium. Foto: Muhammad Izzi Reza/Shutterstock

Pengendalian dokumen dan rekaman mutu laboratorium adalah bagian integral dari Sistem Manajemen Mutu. Proses ini dirancang untuk memastikan bahwa dokumen dan rekaman yang terkait dengan kebijakan, prosedur, dan aktivitas mutu diatur dengan baik, terjaga keakuratan dan keberlanjutan informasi, serta mudah diakses.

Langkah-langkah pengendalian dokumen mutu laboratorium

Identifikasi dokumen yang kritis untuk Sistem Manajemen Mutu, seperti kebijakan, prosedur, dan instruksi kerja. Kelompokkan dokumen sesuai dengan kategori dan tingkat kepentingannya.

Tetapkan prosedur untuk revisi dokumen jika ada perubahan atau pembaruan. Berikan nomor versi dan tanggal efektif untuk setiap revisi. Pastikan bahwa dokumen yang diperlukan tersedia di lokasi yang tepat untuk personel yang membutuhkannya. Kontrol akses ke dokumen untuk memastikan bahwa versi yang digunakan adalah yang paling baru.

Tetapkan siklus pemeliharaan untuk memastikan dokumen tetap relevan. Tentukan prosedur pemusnahan dokumen yang tidak lagi diperlukan. Jika dokumen disimpan dalam bentuk elektronik, terapkan kontrol akses, backup rutin, dan keamanan data. Lakukan pelatihan untuk memastikan bahwa personel memahami prosedur pengendalian dokumen. Tingkatkan kesadaran akan pentingnya mengikuti prosedur ini.

Identifikasi rekaman yang perlu disimpan untuk memenuhi persyaratan mutu atau hukum. Kelompokkan rekaman berdasarkan kategori dan kepentingannya. Pastikan bahwa rekaman disimpan dengan cara yang menjaga integritas dan keberlanjutan informasi. Lindungi rekaman dari kerusakan atau hilang selama masa penyimpanan.

Tentukan siapa yang memiliki akses ke rekaman dan sesuai dengan tingkat kebutuhan. Terapkan kontrol keamanan untuk melindungi rekaman dari akses yang tidak sah. Tetapkan kebijakan pemeliharaan rekaman untuk memastikan rekaman tetap tersedia selama yang diperlukan. Pemusnahan rekaman harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Jika rekaman disimpan dalam bentuk elektronik, pastikan ada langkah-langkah untuk melindungi integritas dan keberlanjutan data tersebut.

Lakukan audit internal secara berkala untuk memverifikasi bahwa pengendalian rekaman diikuti sesuai dengan kebijakan dan prosedur. Pastikan rekaman dapat diakses dan diverifikasi dengan mudah. Penerapan pengendalian dokumen dan rekaman yang efektif membantu organisasi untuk mencapai kesesuaian dengan standar mutu, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan bahwa informasi yang diperlukan selalu tersedia dan dapat dipercaya.