Perjuangan Tim Akomodasi Siapkan Hotel Jemaah Haji di Makkah

Tim Akomodasi Jemaah Haji 2017 foto bersama usai rapat persiapan akhir jelang bertugas di Arab Saudi. (foto: istimewa)

Makkah (MCH) --- Operasional haji di Daker Makkah akan berakhir hari ini, Selasa (26/09). Hal itu ditandai dengan pemberangkatan 11 kloter dengan 4.352 jemaah. Sebanyak 441 jemaah yang tergabung dalam kloter 35 Embarkasi Makassar (UPG 35) menjadi rombongan terakhir yang dijadwalkan berangkat dari Makkah pukul 18.57 waktu Arab Saudi (WAS)

Sejak itu, semua jemaah haji Indonesia sudah meninggalkan Makkah. Hotel-hotel tempat mereka tinggal yang sebelumnya penuh dan ramai, kembali ke asal, kosong dan sepi. Persis kondisi tujuh bulan lalu, saat tim akomodasi berjuang untuk menyiapkan hotel bagi jemaah haji.

Senin, 20 Februari 2017, 12 petugas yang tergabung dalam tim akomodasi bertolak dari Indonesia menuju Arab Saudi. Mereka adalah Nasrullah Jasam (Ketua Tim), Abduh Dhiyaurrahman (Sekretaris), Amin Handoyo (Waki Ketua Bidang Negosiasi), Fitsa Baharuddin (Wakil Ketua Bidang Penyiapan), Ihsan Faisal (Koordinator Tamtir), M. Lutfi Makki (Koordinator Kasyfiyah dan Ukur Jarak), Zulkarnain Nasution (Koordinator Verifikasi Berkas), Alam Agoga Hasibuan, Muhammad Muslih, dan M Syarif (Anggota Bidang Negosiasi), Mustika Putra (Administrator Penyiapan), serta Rahmah Kurniati (Administrator Negosiasi).

(Tim akomodasi di Bandara Soetta jelang keberangkatan ke Arab Saudi untuk berburu hotel jemaah haji/foto: istimewa)

Di hadapan mereka, merentang panjang masa tugas, 100 hari, hingga 25 Mei 2017 untuk berburu hotel yang akan ditempati jemaah haji. Lebih tiga bulan, mereka harus terpisah dari anak dan istri, untuk memulai tugas melayani jemaah haji.

100 hari berpisah dari keluarga tentu bukan waktu sebentar dan tidak ringan untuk melaluinya. Namun, 100 hari untuk mencari hotel bagi 204ribu jemaah haji Indonesia juga bukan waktu yang lama mengingat tingkat kesulitan yang tinggi seiring keterbatasan hotel di tengah kompetisi di Arab Saudi.

Penyiapan

Menurut Nasrullah, tim akomodasi bertugas berdasarkan aturan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Agama (PMA) No 9 tahun 2016 tentang Penyediaan Barang/Jasa dalam Penyelenggaraan Ibadah Haji di Arab Saudi. “Ada tiga tahapan yang harus kami lakukan, yaitu: penyiapan, negosiasi, baru kontrak. Dari ketiga itu, dua tahap pertama mempunyai tantangannya sendiri-sendiri,” tutur Nasrullah.

Pada tahap penyiapan, tim akomodasi harus mencari hotel yang akan disewa. Tidak sembarang hotel yang harus disewa. Tim harus memastikan semuanya sesuai dengan kriteria dan kualifikasi, serta prosesnya harus sesuai aturan yang ada.

“Tantangan pertama yang harus dihadapi tim akomodasi adalah terkait kualifikasi,” kata Ketua Tim Akomodasi yang juga Kepala Daker Makkah Nasrullah Jasam saat ditemui di Kantor Daker Makkah, Selasa (19/09). Kepada MCH Daker Makkah, Nasrullah mau berbagi kisah kerja keras timnya berburu hotel yang akan ditempati jemaah saat operasional haji.

Ada sejumlah kualifikasi hotel jemaah haji Indonesia, yaitu: pertama, mudah diakses. “Kadang ada hotel bagus tapi aksesnya sulit. Ini tidak bisa disewa karena kita juga harus bersinergi dengan layanan transportasi dan katering. Karenanya, akses atau letak hotel menjadi pertimbangan utama,” ujar Nasrullah.

Termasuk kemudahan akses adalah hotel tidak terletak di kawasan yang menanjak, karena itu akan menyulitkan jemaah, khususnya lanjut usia (lansia). Nasrullah mengaku tahun ini ada satu yang agak menanjak (Hotel Sawi Mahbas), tapi tetap disewa karena masih bisa dilalui dan pihak pemilik hotel mau menyiapkan 10 mobil golf sebagai moda pengantar ke halte bus shalawat.

(Tim akomodasi mengukur jarak hotel dengan Masjidil Haram. memastikan tidak boleh lebih dari 4.5km/foto: istimewa)

Kedua, fisik hotel bagus, termasuk fasilitas di dalamnya. Nasrullah mencontohkan, hotel harus memiliki lobby yang luas, minimal 50m2. Lobby luas diperlukan untuk memastikan jemaah nyaman saat baru tiba di hotel, meski banyak koper yang harus diangkut ke dalam, minimal 1 kloter.

Hotel juga harus memiliki mushalla yang cukup luas. Sebab, ada fase di mana kegiatan jemaah terkonsentrasi di hotel, utamanya jelang puncak haji. Jemaah juga membutuhkan tempat untuk berkumpul, baik untuk koordinasi maupun penyuluhan. “Kita juga minta ada tempat untuk makan, untuk pembagian katering,” ucapnya.

Ketiga, membentuk rumpun hotel. Dikatakan Nasrullah, tim menghindari menyewa hotel yang letaknya menyendiri, apalagi kapasitasnya tanggung. Harus ada beberapa hotel yang berdekatan sehingga membentuk satu rumpun. Ini diperlukan untuk memudahkan layanan katering dan transportasi. Untuk itu, penyediaan hotel tahun ini dibatasi pada enam wilayah saja, yaitu: Syisyah, Mahbas jin, Jarwal, Misfalah, Raudhah, dan Aziziyah.

“Halte transportasi belum bisa ditentukan kecuali rumah sudah ada. Sebab mengikuti letak rumah. Karena itu, rumah harus memperhatikan layanan transportasi dan katering,” katanya.

“Jadi tidak sesederhana yang dibayangkan,” lanjutnya.

Keempat, kapasitas hotel minimal dapat menampung 1 kloter. “Jadi tidak ada hotel yang di bawah 1 kloter atau hotel kecil. Hal ini untuk meminimalisir terjadinya pecah kloter selama jemaah di Makkah,” tambahnya.

Kelima, dokumen lengkap. Wakil Ketua Bidang Penyiapan Fitsa Baharuddin mengatakan, PMA 9/2016 membolehkan tim akomodasi untuk melakukan proses penunjukan langsung. Mekanisme ini menurutnya lebih efektif jika dibandingkan dengan sistem pendaftaran. “Tahun 2014 itu kita masih menggunakan mekanisme pendaftaran. Yang daftar itu sampai 400 berkas. Yang harus di kasfiyah itu hampir 300 hotel. Tidak efektif sama sekali,” terang Fitsa.

(Tim akomodasi gelar rapat rutin setiap malam di Daker Makkah dalam proses penyiapan hotel jemaah haji Indonesia/foto: danyl)

Selain lebih efektif, mekanisme penunjukan langsung juga menghindarkan tim akomodasi dari berhubungan dengan calo. Sebab, setelah memeriksa hotel, tim bisa langsung menghubungi pemiliknya untuk menyerahkan dokumen. Jika berminat di sewa Indonesia, mereka akan menyerahkan dokumen.

“Dokumen itulah yang kemudian diperiksa secara komprehensif. Kalau ok kita lanjutkan, kalau tidak ya kita tolak,” ujarnya.

Namun demikian, tetap saja ada orang yang berusaha mencari celah. Terkadang, berkas sebuah hotel dibawa oleh lebih dari empat orang. Setiap dari mereka mengklaim sebagai pemegang kuasa. Maklum, anggaran pengadaan akomodasi lebih Rp3triliun sehingga banyak orang yang tergiur untuk menjadi calo.

Akan hal ini, tim akomodasi harus memastikan lebih dahulu siapa pemegang kuasa. Salah satu caranya adalah dengan memeriksa dokumen. “Biasanya dari tiga atau empat yang mengklaim, hanya satu yang bisa menunjukan surat kuasa dari pemilik hotel,” tuturnya.

Gambaran ini, kata Nasrullah, menunjukan bahwa mencari hotel di Makkah untuk musim haji tidaklah mudah. Terlebih jumlah jemaah haji Indonesia sangat banyak, hingga 204ribu orang. “Bukan pekerjaan mudah di Makkah mencari hotel untuk 204ribu jemaah. Apalagi kita harus mencari yang sesuai dengan kualifikasi tersebut. Di sini tim betul-betul capek secara fisik dan pikiran,” akunya.

Kompetisi

Tantangan kedua penyedian hotel jemaah haji Indonesia adalah kompetisi antar negara. Tantangan ini juga berat, mengingat mekanisme pengadaan tiap negara berbeda-beda. Kalau kita harus memiliki Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan pagu maksimal, negara lain belum tentu sama. Bahkan, negara lain relatif bisa memasang harga jauh lebih tinggi di atas pagu Indonesia yang sebesar SAR4.375.

Namun demikian, kata Nasrullah, Indonesia mempunyai kelebihan di mata para pemilik hotel di Makkah dan Madinah. Menurutnya, orang Arab lebih suka menyewakan hotelnya ke Indoensia karena pasca dihuni, kondisinya tetap bagus atau tidak rusak.

(Tim akomodasi menggelar pertemuan dengan pihak pemilik hotel dalam rangka penjajakan penyewaan akomodasi/foto: istimewa)

“Kalau negara lain menyewa dengan harga 5.000 Riyal sementara kita 4.500 Riyal, mereka masih memilih kita, meski intervalnya 500 Riyal. Sebab, cost yang harus mereka keluarkan untuk memperbaiki setelah ditempati itu bisa 600 Riyal,” terang Nasrullah membuat perumpaaan.

Fitsa menambahkan kalau jemaah Indonesia juga dikenal bersih sehingga aroma dalam hotel tetap terjaga. “Satu-satunya keluhan pemilik hotel terhadap jemaah kita adalah terkait konsumsi air yang berlebihan,” terangnya.

Negosiasi

Selesai pada tahap penyiapan, selanjutnya masuk tahap negosiasi. Ada dua hal yang harus dinego, yaitu: harga dan kapasitas. Negosiasi harga untuk memastikan tidak melebihi plafon yang ada. harga antara satu hotel dengan lainnya bisa berbeda-beda, tapi tim berusaha agar disparitasnya tidak terlalu jauh.

“Bagi kita yang penting tidak lebih dari HPS. Kalau lebih HPS baru salah. Plafon kan rata-rata, bukan satuan. Kalau plafon satuan babak belur kita. Rumah sektor tujuh itu 3.500 Riyal. Kalau plafonnya 4.375 Riyal, dia bisa menyimpan 875 Riyal per rumah. Itu bisa menyumbang rumah di Jarwal yang harganya mahal atau di atas plafon,” jelas Nasrullah.

(Proses negosiasi dengan pihak pemilik hotel di Daker Makkah yang juga dihadiri Direktur Pelayanan Haji Luar Negeri Sri Ilham Lubis/foto: istimewa)

Selain harga, juga dilakukan negosiasi kapasitas. Terkait ini dikenal istilah tasrih dan tamthir. Tasrih berupa keterangan dari Dinas Perumahan Saudi tentang kapasitas maksimal hotel. Tamthir adalah kriteria pengukuran yang dikeluarkan oleh Panitia Penyelenggara Ibadah Haji (PPIH) Arab Saudi untuk ruang minimal jemaah di setiap kamar. Setiap jemaah minimal mendapatkan ruang dengan luas 3.5 meter persegi. Hasil tamthir tidak selalu sama dengan tasrih. Hasil kompromi antara tasrih dan tamthir disebut taksir.

“Misal, tasrih hotel A kapasitasnya 1500. Belum tentu itu ideal ketika diisi 1500 jemaah. Bisa jadi malah sangat numpuk. Tamthir untuk memastikan setiap jemaah mendapat ruang ideal dalam kamar,” terang Nasrullah.

Menurut Fitsa Baharuddin, proses tamthir dilakukan per kamar. Sebab, bentuk kamar satu dengan lainnya kadang beda sehingga ukurannya juga beda. “Jadi ribuan kamar kita tamthir semua. Kita dibantu oleh tim tamthir yang mencapai 20 orang,” katanya.

(Tim tamthir yang bertugas mengukur luas kamar untuk disesuaikan jumlah penghuninya/foto: istimewa)

“Hasil tamthir, 95% di bawah tasrih. Kita sering berdebat dengan pemilik hotel pada soal ini. Sebab hitungan kita kan satuan. Kalau klaim dia 1.500 sementara hitungan ideal kita hanya 1300, berarti ada margin 200. Kalau dikalikan 4.000 riyal, berapa ratus juta yang harus dia relakan. Sedang kita patokannya jemaah harus nyaman,” tambahnya.

Sesuai PMA 9/2016, lanjut Nasrullah, tim akomodasi berpatokan, jemaah mendapat ruang cukup sehingga nyaman di dalam kamar. “Satu kamar maksimal enam orang, karena memperhitungkan antrian kamar mandi juga,” tuturnya.

“Kalau pada saat operasional ada yang lebih dari enam, itu dipastikan jemaah sendiri yang memformat ulang. Meski kamar luas muat untuk 8 orang, tetap kita patok enam orang saja maksimal,” lanjutnya.

Proses negosiasi ini juga tidak berlangsung sebentar. Sebab, negosiasi tidak jarang harus dilakukan sampai dua tiga kali pertemuan, baru selesai. Ada juga yang sudah sepakat lalu mundur karena tergiur tawaran negara lain yang lebih tinggi.

Kasus pemilik hotel mundur bahkan sampai memberi kesan traumatik tersendiri bagi tim akomodasi. Setiap kali ada ada orang Arab datang ke Kantor Daker Makkah, mereka menduga kalau ada pemilik hotel yang akan mundur lagi, meski padahal hanya mau menyerahkan berkas saja.

“Proses awal penyediaan akomodasi tahun 2017 sebenarnya relatif cepat. Tapi di tengah jalan, banyak yang mundur, bahkan hingga 20ribu kapasitas. Mencari hotelnya lagi kan tidak mudah,” kenang Nasrullah.

Kontrak

Negosisasi selesai, tahap selanjutnya adalah kontrak. Menurut Fitsa, kesepakatan yang menjadi hasil negosiasi itu kemudian diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), yaitu Staf Teknis Haji 1 KJRI di Jeddah untuk dilakukan kontrak. Dari kontrak, akan keluar tasrih yang baru, untuk kemudian datanya dimasukan ke sistem e-hajj.

“Baru pemilik hotel mendapat pembayaran tahap pertama. Pada masa operasional ketika dia sudah menempatkan beberapa persen jemaah, dilakukan pembayaran tahap kedua. Tahap terakhir dilakukan setelah hotel kosong,” jelas Fitsa.

Lantas, apakah kerja tim sudah selesai? Belum. Tim akomodasi masih harus melakukan pengecekan kembali. Sebab ada beberapa hotel yang saat proses penyediaan kondisinya baru 90%. Misal, karpet dan spring bed masih harus diganti, tempat wudlu jemaah masih berbentuk westafel sehingga harus dibongkar, dan lainnya.

“Alhamdulillah tahun ini sejak dari pengadaan sampai operasional, kontrol terhadap hotel dilakukan terus-menerus sehingga hasilnya kelihatan. Air minum di hotel juga melimpah. Saya menemukan di salah satu hotel, besoknya jemaah mau pulan, di kamarnya masih tersedia 4 dus air minum,” katanya.

(Tim akomodasi foto bersama anggota Komisi VIII DPR yang sedang melakukan tugas pengawasan/foto: istimewa)

Kerja keras tim akomodasi berbuah hasil. Nasrullah menilai, lelah usaha mereka di awal terbayar oleh lancarnya kegiatan jemaah salama operasional. “Tahun ini untuk akomodasi kita capek di awal, tapi saat operasional alhamdulillah tidak banyak masalah,” tuturnya.

Ada beberapa keluhan, misal terkait listrik karena genset tidak berfungsi dan air, namun jumlahnya tidak signifikan. “Kalau kita hitung dari 155 hotel yang disewa, trouble listrik terjadi di sekitar 10 – 15 hotel. Paling lama lampu mati 4 jam, paling cepat setengah jam. Semua karena genset yang tidak berfungsi optimal. Sementara keluhan soal air hanya 5 hotel,” katanya.

Dari 155 hotel yang disewa, standard paling minimalis adalah Rehab Al Fatih Hotel. Namun demikian, jika dibandingkan dengan Kantor Daker Makkah, hotel ini masih jauh lebih bagus. “Alhamdulillah tidak ada komplain. Tuan rumah memberikan pelayanan luar biasa berupa kopi, teh, dan juz yang selalu tersedia setiap hari.

“Kami telah melakukan penilaian. Lebih 90% penilaiannya bagus. Bahkan, ada 4 hotel yang mendapat nilai 100 dari jemaah, yaitu: hotel di sektor 7, 8, dan 11.

“Alhamdulillah, tahun ini ada efisiensi sekitar SAR100/jemaah sehingga totalnya mencapai puluhan miliar. Dan efisiensi itu tanpa mengurangi kualitas hotel,” ujarnya.

Kini, Makkah segera kosong dari jemaah haji Indonesia. Sebagian sudah pulang ke Tanah Air, sebagian masih berada di Madinah.

“Alhamdulillah semua proses yang masuk ke kita bisa kita pertanggung jawabkan. Kalau ada yang merasa terdzalimi, silahkan sampaikan. Insya Allah kita professional,” tututnya.

Operasional haji akan segera berakhir dan tim akomodasi sudah harus mulai bersiap untuk persiapan haji tahun 2018.

Sumber : https://kemenag.go.id/berita/read/505739/perjuangan-tim-akomodasi-siapkan-hotel-jemaah-haji-di-makkah