Setahun Lebih Pandemi, Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik Selama COVID-19?

(Ken Fitria, ASN)

Sejak setahun lalu, pandemi COVID-19 memang memberi banyak perubahan pada dunia di berbagai level kehidupan. Tidak kecuali juga dengan kehidupan kita sebagai pekerja yang berkutat di bidang pengelolaan arsip. Di dunia kerja, terutama di perkantoran, arsip-arsip yang tercipta sejak masa awal pandemi lebih banyak berbentuk elektronik.

Hal ini terjadi karena adaptasi terhadap apa yang berkembang selama masa pandemi, di mana setiap hal dilakukan secara online untuk mengurangi kegiatan dan bersentuhan secara langsung dengan benda-benda yang dapat menularkan virus tersebut.

Dalam perkembangannya, semua arsip mengalami perubahan dalam penciptaan dan pengelolaannya. Arsip di perkantoran lebih banyak diciptakan dan disimpan dalam bentuk elektronik. Hal ini sejalan pula dengan pengurangan kontak secara langsung dengan sumber media yang diperkirakan akan memudahkan penyebaran virus corona, misalnya pemakaian printer secara bersamaan, pemakaian alat tulis secara bersamaan dan sebagainya.

Dalam UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, disebutkan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Dalam hal ini, bentuk arsip elektronik termasuk dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis yang masih dibutuhkan dalam keseharian suatu organisasi atau lembaga selama masa pandemi, sehingga perlu dikelola dalam bentuk yang lebih praktis dan mudah ditemukan kembali.

Salah satu cara pengelolaan arsip elektronik di perangkat komputer misalnya dengan tetap menggunakan cara pengelolaan arsip kertas namun hanya berbeda media. Kemudahan dan keuntungan lain dalam pengelolaan arsip elektronik adalah tidak memerlukan ruang simpan yang besar, cukup dalam perangkat komputer dan dibuat folder sesuai dengan subjek arsip, tanggal pembuatan hingga diberi kode klasifikasi sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku pada lembaga atau organisasi masing-masing.

Arsip dalam bentuk elektronik sejauh ini juga sudah didukung dengan adanya tanda tangan elektronik yang disahkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), PSrE hadir sebagai pelopor nasional penyelenggara sertifikat elektronik yang langsung dikelola oleh Direktorat Keamanan Informasi, Kementerian Komunikasi dan Informatika Indonesia.

Hal ini sangat mendukung keauntetikan arsip elektronik yang juga diatur dalam Perka ANRI No 9 TAHUN 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis, terutama pada pasal yang menyebutkan bahwa proses autentikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti; a. digital signature (security); b. public key/private key (akses); c. watermark (copyright); atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Sebagai penutup, banyak hal positif yang dapat dilakukan dalam mengantisipasi pengelolaan arsip yang kurang optimal selama pandemi, salah satunya dengan melakukan penciptaan baik pengelolaan arsip maupun pemeliharaan arsip yang lebih efektif dan efisien, yaitu arsip elektronik.

Image by Engin Akyurt from Pixabay