Peranan TIK untuk Mendukung Implementasi SPMI di UPJ

Artikel ini adalah Opini yang dikirimkan ke Majalah SEVIMA. Baca selengkapnya Majalah SEVIMA dengan cara klik di: https://sevima.com/ebook/majalah-sevima-edisi-2/

Oleh: Indri Theresia Universitas Pembangunan Jaya

Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) menyadari penuh bahwa dalam hal penerapan tata kelola yang baik, tidak dapat terlepas dari implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Di UPJ, pengelolaan pelaksanaan SPMI berpusat di aras universitas yaitu, Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) sebagai organ non-akademik dan bertanggung jawab membantu pimpinan universitas di bidang penjaminan mutu. Dalam menjalankan peran ini LPMU didukung oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat Fakultas, Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat Program Studi/Unit Kerja dan tim Auditor Mutu Internal (AMI).

Sebagai bentuk implementasi SPMI, UPJ melakukan penjaminan mutu secara terstruktur dengan menjadwalkan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) di akhir semester, Audit Mutu Internal (AMI) di akhir tahun yang diikuti dengan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Seluruh kegiatan ini dijalankan sesuai dengan Prosedur Operasional Baku (POB) yang berlaku dan terus dimutakhirkan agar selaras dengan perkembangan organisasi.

Setelah kegiatan audit berakhir, kemudian diselenggarakan RTM secara terpusat di tingkat universitas. Para pemangku kepentingan yang hadir dalam forum rapat tersebut membahas antara lain namun tidak terbatas pada hasil AMI, tindak lanjut terhadap hasil AMI, hingga pada dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sebagai upaya perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Dukungan TIK terhadap Pelaksanaan AMI

Sebagai bentuk inovasi SPMI dalam mendukung pelaksanaan kegiatan audit, UPJ mengembangkan dan mengelola sistem perekaman dan dokumentasi mutu berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), yang dapat diakses oleh para pemangku kepentingan. Sistem perekaman mutu dalam proses AMI dilakukan menggunakan aplikasi Internal Quality Assurance (IQA). Pada saat kegiatan audit berlangsung, tim auditor internal melihat kesesuaian atau ketidaksesuaian luaran dengan standar mutu yang berlaku kemudian memberikan status observasi, minor atau mayor berdasarkan estimasi atas resiko (risk-based) dan tindakan yang dibutuhkan untuk melakukan pencegahan maupun perbaikan terhadap temuan yang didapatkan. Umpan balik tersebut disampaikan auditor untuk ditindaklanjuti oleh para pemangku kepentingan.

Hasil AMI berupa umpan balik dari auditor internal disajikan melalui sebuah portal internal UPJ, yaitu Dashboard Management. Tidak hanya memuat hasil AMI, namun Dashboard Management juga menyediakan berbagai informasi yang relevan dan terintegrasi untuk membantu para pemangku kepentingan dalam membuat keputusan manajerial.

Tindak Lanjut Hasil AMI dan Peningkatan Mutu

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem informasi berperan untuk mendukung kelancaran perencanaan, pelaksanaan kegiatan Monev, AMI hingga pada tindak lanjut hasil AMI di RTM. Melalui Dashboard Management, pelaksanaan AMI dan RTM yang dilaksanakan secara berkala dapat terdokumentasi untuk melihat perjalanan tindak lanjut dari waktu ke waktu. Dokumentasi atau hasil pelaksanaan AMI dan RTM tersebut kemudian disusun menjadi sebuah Laporan AMI, dokumen ini sekaligus menjadi bukti implementasi SPMI di UPJ.

UPJ saat ini juga mengembangkan aplikasi internal yaitu SIMPUL (Sistem Informasi Manajemen Pegawai Unggul) yang mengintegrasikan data kepegawaian (cuti, izin, sakit, dan lain-lain) dan Key Performance Indicators (KPI). Keseluruhan data tersebut kemudian diintegrasikan menjadi data agregat terkait KPI ke dalam Dashboard Management. Dengan demikian informasi yang disajikan melalui Dashboard Management tersedia secara terstruktur, berkelanjutan, dan dapat langsung ditindaklanjuti melalui forum rapat pimpinan.

Selain menggunakan aplikasi yang dikembangkan secara internal, UPJ juga telah menggunakan MyUPJ sebagai sistem informasi terpadu, yang mengintegrasikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Computer Based-Test untuk Penerimaan Mahasiswa Baru, SIM Akademik untuk pengelolaan proses belajar mengajar, SIM Kepegawaian untuk pengelolaan data kepegawaian dosen dan tenaga kependidikan, SIM Merdeka Belajar untuk pengelolaan program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) dan SIM Akreditasi untuk pengelolaan akreditasi.

Dengan demikian, dukungan TIK terhadap implementasi SPMI yaitu mengintegrasikan data agregat terkait hasil Monev, AMI dan RTM pada Dashboard Management secara efektif dapat menumbuhkembangkan budaya mutu serta perbaikan dan peningkatan mutu berkelanjutan di UPJ.