Dulu Lembur Sampai Jam 2 Pagi, Kini Laporan PDDIKTI STAI Al Akbar Tinggal Klik

Foto: Design by SEVIMA

Menjadi operator kampus bukanlah tugas yang mudah. Terutama saat memasuki tenggat waktu pelaporan ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Achmad Priyadi, seorang operator di STAI Al Akbar Surabaya, masih mengingat betul bagaimana ia harus lembur hingga pukul 2 pagi demi memastikan data mahasiswa dan perkuliahan terlapor dengan sempurna.

Proses pelaporan yang masih manual, kerap mengalami kendala seperti data yang tidak sinkron, kesalahan input, hingga harus bolak-balik memeriksa kembali setiap laporan sebelum dikirim. Semua itu membuat Achmad kewalahan, karena butuh waktu hingga 3 bulan untuk menyiapkan laporan tersebut.

Namun, semua berubah sejak kampusnya mulai menggunakan SEVIMA Platform pada awal 2024 lalu. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, Achmad kini tidak lagi harus bergadang demi pelaporan ke PDDIKTI.

"Dulu sebelum pakai sistem sering jaga malam, jam 2 malam baru tidur, subuh sudah dilanjut lagi. Mau sinkron nggak bisa kadang trouble settingannya," cerita Achmad kepada SEVIMA, 27 Februari 2025.

Hal itu kini tak lagi dialami oleh Achmad, dengan sistem yang terintegrasi SEVIMA Platform semua data sudah terekam dengan baik. Sehingga saat pelaporan operator kampus hanya tinggal tarik data dan tidak perlu lagi lembur hingga larut malam.

"Dari segi pelaporan sangat membantu, khususnya untuk menyimpan data mahasiswa. Kalau dulu data PDDIKTI enggak bisa kita ganti langsung, sekarang dengan SiAkad masih bisa diganti sebelum dilaporkan," ucapnya.

Menurut Achmad semua data akademik tersusun dengan rapi, validasi lebih cepat, dan laporan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik saja. Jika dulu ia harus memeriksa data satu per satu secara manual, kini sistem sudah melakukan pengecekan otomatis sehingga risiko kesalahan dapat diminimalisir.

Ia mengisahkan sebelum menggunakan sistem, dirinya kebingungan saat menghadapi kendala. Dirinya beberapa kali menyambangi rumah operator kampus lain untuk menanyakan solusi dari permasalahan yang dihadapi, berharap teman operator pernah menghadapi masalah serupa.

"Seperti pengalaman saat ada lulusan, pelaporannya terkendala padahal sudah sinkron akhirnya saya minta bantuan tim SEVIMA, setelah itu bisa, ada solusi yang diberikan. Kalau dulu pusing sendiri, mulai 2017 kalau ada kendala ya kita keliling ke rumah temen2 operator. Sekarang kita tinggal hubungi pihak SEVIMA kemudian dibantu, pelaporan jadi tidak terhambat," cerita Achmad.

Pentingnya Digitalisasi Kampus

Achmad menambahkan di era saat ini digitalisasi kampus menjadi kebutuhan bagi perguruan tinggi. Selain memudahkan pendataan, dengan sistem terintegrasi juga bisa memangkas waktu pelaporan dari sebelumnya butuh waktu 3 bulan untuk menyiapkan dokumen, kini hanya satu minggu.

"Digitalisasi kampus penting, dulu butuh waktu tiga bulan untuk pelaporan sampai lembur-lembur. Sekarang satu minggu bisa selesai, karena tinggal tarik data," ucapnya.

STAI Al Akbar Surabaya mengambil langkah yang tepat melakukan digitalisasi kampus bersama SEVIMA, yang tidak hanya menyediakan sistem namun ikut mendampingi saat menghadapi kendala. Diakui Achmad satu tahun bekerjasama dengan SEVIMA masih banyak modul-modul yang bisa dieksplorasi lagi, baik oleh operator, mahasiswa, maupun dosen.