IAKN Toraja Gantikan Proses Akademik Manual dengan SEVIMA Platform

Foto: Istimewa

“Saya masih ingat betul bagaimana sulitnya mengelola sistem informasi akademik (SIAKAD) secara manual. Melihat para mahasiswa harus antre panjang di loket bendahara hanya untuk menunjukkan bukti pembayaran, belum lagi melihat tumpukan kertas pendaftaran mahasiswa baru,” kenang Semuel YP, Kepala IT IAKN Toraja, saat berbagi pengalaman transformasi digital di kampusnya.

Tentang IAKN Torja

Institut Agama Kristen Negeri Toraja (IAKN Toraja) merupakan perguruan tinggi negeri berbasis agama Kristen yang berada di bawah naungan Kementerian Agama C.q Bimas Kristen Kementerian Agama berdasarkan Keppres Nomor 27 Tahun 2004 tanggal 12 April 2004. Kampus ini terletak di Kecamatan Mengkendek, Kabupaten Tana Toraja, Sulawesi Selatan, Indonesia.

IAKN Toraja memiliki komitmen kuat untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan melalui inovasi digital. Meskipun memiliki visi untuk menyediakan pendidikan berkualitas, kampus ini menghadapi tantangan dalam pengelolaan administrasi dan sistem informasi akademik. Proses manual yang digunakan selama ini menyebabkan inefisiensi, keterlambatan, serta kesulitan dalam manajemen data akademik.

Tantangan yang Dihadapi IAKN Toraja Sebelum Digitalisasi

1. Pengelolaan Administrasi Manual

Sebelum beralih ke digitalisasi, IAKN Toraja masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan data akademik dan administrasi kampus. Sistem ini menyebabkan banyak keterlambatan, terutama dalam proses penjadwalan kelas, pendaftaran mahasiswa baru, serta pelaporan akademik.

“Kami menghadapi berbagai tantangan dalam pengelolaan sistem informasi kampus yang masih manual. Penjadwalan kelas sering mengalami tabrakan, proses pendaftaran mahasiswa baru membutuhkan banyak ATK, belum lagi penggunaan server konvensional yang harus menyala 24 jam,” jelas Semuel Yakobus Padang, M.Kom., Kepala Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) IAKN Toraja saat diwawancara tim SEVIMA, Jumat (14/02/25).

2. Ketidakefisienan dalam Pengelolaan Data Akademik

Tanpa sistem yang terintegrasi, banyak data akademik yang tersebar dan sulit diakses secara real-time. Hal ini menyulitkan pimpinan dalam mengambil keputusan strategis, serta menyulitkan dosen dalam melakukan pemantauan akademik terhadap mahasiswa.

“Kami sangat kesulitan memantau kondisi akademik mahasiswa akibat sistem yang belum terintegrasi. Bahkan untuk mengambil keputusan yang strategis pun pimpinan kami juga kesulitan,” ujarnya.

3. Tantangan dalam Pendaftaran Mahasiswa Baru

Proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi kampus. Penggunaan dokumen fisik dan kebutuhan tenaga kerja yang besar menyebabkan pemborosan sumber daya yang signifikan.

“Saat musim PMB tiba, kami harus membeli map, menyiapkan ribuan kertas untuk pendaftaran, mencetak berbagai dokumen tertentu, bahkan kami juga menyediakan honor untuk pengawas dan pemeriksa ujian,” ungkap Semuel.

4. Pembayaran Mahasiswa yang Masih Antre

Pembayaran uang kuliah dulunya dilakukan dengan manual. Mahasiswa harus antre dan berbondong-bondong untuk menyerahkan bukti pembayaran ke kasir perguruan tinggi.

“Saat itu kami memiliki jumlah mahasiswa sebanyak 3.000 lebih. Bayangkan saja, dengan jumlah sebanyak itu kita harus melakukan validasi pembayaran satu persatu. Sangat membutuhkan waktu yang lama, bukan?” ucapnya.

5. Pelaporan yang PDDIkti yang Ribet

Semuel mengungkapkan, bahwa dirinya ingat betul bagaimana pelaporan yang dulunya sangat ribet sebelum menggunakan SEVIMA Platform.

“Dulu, kami harus menyalakan komputer selama 24 jam ketika musim pelaporan tiba. Belum lagi dokumen yang cukup banyak dan proses pengecekan yang manual, tentunya membuang waktu kami cukup lama,” kata Semuel sembari mengingat kejadian waktu itu.

Perubahan Signifikan Bersama SEVIMA

Menyadari pentingnya bertransformasi digital IAKN Toraja melakukan kunjungan ke beberapa kampus yang telah menerapkan sistem informasi terintegrasi. Kepala Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) Institut Agama Kristen Negeri (IAKN) Toraja, Semuel Yakobus Padang, M.Kom., mendapat rekomendasi untuk mengunakan SEVIMA Platform. Samuel sangat terkesan dengan dukungan penuh yang diberikan oleh tim SEVIMA kepada kampus yang telah menggunakan.

Melihat keberhasilan transformasi digital di beberapa perguruan tinggi, Ia kemudian menyampaikan ide transformasi digital kepada pimpinan kampus, yang ternyata disambut dengan sangat terbuka. Keterbukaan pimpinan terhadap inovasi ini menjadi fondasi penting dalam perjalanan transformasi digital IAKN Toraja bersama SEVIMA Platform. Keputusan ini juga membawa perubahan besar dalam pengelolaan akademik dan administrasi kampus.

Solusi Transformasi Digital dengan SEVIMA Platform

1. Sistem Manajemen Akademik Terintegrasi

SEVIMA menghadirkan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh data akademik dalam satu platform. Kini, proses penjadwalan kelas lebih efisien, tidak ada lagi tabrakan jadwal, dan dosen dapat mengelola kegiatan akademik dengan lebih mudah.

2. Efisiensi dalam Penerimaan Mahasiswa Baru

Dengan sistem digital, proses PMB kini berjalan lebih lancar dan hemat biaya. Kampus tidak lagi bergantung pada dokumen fisik, yang secara tidak langsung menghemat anggaran hingga ratusan juta rupiah.

“Hadirnya platform dari SEVIMA ini betul-betul memudahkan kami. Efisiensi tidak hanya dari segi anggaran (lebih dari 60%), tetapi juga tenaga kerja. Tim akademik sangat terbantu karena seluruh validasi dapat dilakukan oleh sistem yang akurat,” tambah Semuel.

3. Peningkatan Produktivitas dan Pemantauan Akademik

Digitalisasi juga memudahkan dosen dalam memantau perkembangan akademik mahasiswa wali. Kini, mereka dapat dengan mudah mengakses informasi IPK, mata kuliah yang telah diambil, dan memberikan bimbingan akademik yang lebih optimal.

Selain itu, stabilitas sistem juga menjadi keunggulan utama SEVIMA Platform. Sebelumnya, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) sering mengalami kendala karena aplikasi yang sering down. Kini, seluruh proses berjalan lancar tanpa hambatan.

4. Pembayaran Uang Kuliah yang Lebih Mudah

Pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT) di IAKN Toraja berbeda ketika menggunakan Edufin. Antrean pembayaran tak lagi terlihat. Semua teratasi dengan cepat setelah menggunakan fitur yang tersedia.

“Siapa sangka, antrean pembayaran UKT tiap semester kini tak lagi kami jumpai setelah menggunakan layanan Edufin. Bagian keuangan kampus pun jadi lebih mudah melakukan pengecekan pembayaran UKT hanya dengan aplikasi saja,” tambahnya.

5. Integrasi dengan Neo Feeder untuk Pelaporan Lebih Mudah

IAKN Toraja juga merasakan manfaat besar dari integrasi SEVIMA dengan Neo Feeder. Proses pelaporan akademik menjadi lebih cepat dan akurat, didukung oleh tim SEVIMA yang selalu responsif dalam membantu pengguna.

Dampak Positif IAKN Toraja Transformasi Digital Bersama SEVIMA

Transformasi digital yang dilakukan oleh IAKN Toraja telah memberikan dampak positif yang signifikan, terutama dalam hal efisiensi anggaran dan peningkatan kualitas layanan akademik. Dana yang dihemat dari pengurangan ATK dan biaya administrasi kini dapat dialokasikan untuk pengembangan akademik yang lebih prioritas.

Selain itu, wacana penerapan sistem kerja hybrid juga semakin relevan dengan transformasi digital ini. Dosen dapat mengelola perkuliahan dan administrasi akademik dari mana saja dengan dukungan sistem yang terintegrasi.

“Apabila wacana perkuliahan hybrid di perguruan tinggi dilaksanakan, dosen bisa lebih mudah mengajar dan mengelola administrasi akademik dari mana saja dengan aplikasi yang mendukung pembelajaran jarak jauh,” jelas Semuel.

Support yang Maksimal dari Tim Customer Service SEVIMA

Keberhasilan transformasi digital ini juga tidak lepas dari dukungan tim support SEVIMA yang selalu siap membantu kapan pun diperlukan.

“Saya sangat salut dengan upaya yang diberikan SEVIMA. Yang harus dipertahankan adalah kualitas tim support SEVIMA. Setiap kami ada kendala, tim SEVIMA selalu siap membantu dengan cepat dan tepat,” pungkas Semuel.

Transformasi digital di IAKN Toraja menjadi bukti bahwa inovasi teknologi dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan pendidikan tinggi. Dengan komitmen kuat dari seluruh pemangku kepentingan serta dukungan teknologi yang tepat, institusi pendidikan dapat beradaptasi dan berkembang di era digital.

IAKN Toraja kini selangkah lebih maju dalam mewujudkan visinya sebagai institusi pendidikan tinggi yang unggul dan berdaya saing. Ke depan, mereka berkomitmen untuk terus mengoptimalkan teknologi digital guna mendukung proses akademik dan administratif yang lebih efisien dan modern.