IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Artikel ini adalah Opini yang dikirimkan ke Majalah SEVIMA. Baca selengkapnya Majalah SEVIMA dengan cara klik di: https://sevima.com/ebook/majalah-sevima-edisi-2/

Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

Pemerintah dalam mendukung terwujudnya pendidikan tinggi yang bermutu menerbitkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan diturunkan menjadi Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Nomor 53 Tahun 2023 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Berdasarkan peraturan tersebut, perguruan tinggi memiliki kewajiban merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

SPMI diterapkan dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) yang terdiri dari Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Penelitian, dan Standar Pengabdian kepada Masyarakat, dimana setiap standar tersebut dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu standar luaran, standar proses, dan standar masukan. SN Dikti digunakan oleh perguruan tinggi dengan tujuan:

1. Sebagai kerangka penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi yang berperan strategis dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, serta memajukan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kemajuan Pembangunan bangsa Indonesia yang berkelanjutan;

2. Menjamin penyelenggaraan pendidikan tinggi yang efektif, inklusif, dan adaptif sesuai dinamika perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kehidupan Masyarakat;

3. Menjamin penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk menghasilkan sumber daya manusia unggul; dan

4. Mendorong perguruan tinggi untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu melampaui SN Dikti.

Dalam rangka memenuhi tujuan SN Dikti, SPMI diimplementasikan dengan cara mengintegrasikan implementasi SPMI ke dalam manajemen perguruan tinggi melalui siklus kegiatan berupa (1) Penetapan standar pendidikan tinggi; (2) Pelaksanaan standar pendidikan tinggi; (3) Evaluasi pemenuhan standar pendidikan tinggi; (4) Pengendalian pelaksanaan standar pendidikan tinggi; dan (5) Peningkatan standar pendidikan tinggi. Dalam implementasinya, SPMI di perguruan tinggi dimulai dengan menetapkan perangkat SPMI yang mencakup (1) kebijakan SPMI; (2) pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi dalam SPMI; (3) standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi; dan (4) tata cara pendokumentasian implementasi SPMI. Sesuai dengan tujuan SN Dikti, penetapan standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi, biasa disebut dengan standar pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh perguruan tinggi (Standar Dikti PT). Standar Dikti PT merupakan penjabaran operasional SN Dikti sesuai tingkat mutu dan keluasan substansi yang ditetapkan perguruan tinggi. Standar Dikti PT wajib memuat pelampauan terhadap SN Dikti dalam hal Tingkat mutu dan keluasan substansi. Standar Dikti PT harus ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi setelah mendapat pertimbangan: (1) Senat perguruan tinggi bagi perguruan tinggi negeri; (2) Senat perguruan tinggi dan persetujuan Badan Penyelenggara bagi perguruan tinggi swasta. Setelah perangkat SPMI ditetapkan, selanjutnya perguruan tinggi harus melaksanakan standar dengan menjabarkan dan menyeleraskan isi setiap standar ke dalam rencana pengembangan perguruan tinggi dan rencana operasional yang berisikan berbagai program dan kegiatan, sehingga Standar Dikti PT dapat terpenuhi dengan baik. Hasil dari pelaksanaan setiap program dan kegiatan yang telah direncanakan, harus dievaluasi tingkat pemenuhannya melalui berbagai kegiatan yang dilakukan secara berkala, seperti pemantauan, evaluasi diri, audit mutu internal, asesmen, dan/atau cara lain yang ditetapkan oleh perguruan tinggi. Kegiatan pemantauan dapat dilakukan setiap semester untuk mengetahui progress pelaksanaan pengelolaan pendidikan tinggi, seperti: (1) memantau pemenuhan rencana jangka menengah perguruan tinggi/unit pengelola program studi; (2) memantau pelaksanaan kegiatan operasional tri dharma, yang terdiri dari pengajaran, pembimbingan, penelitian, dan pengabdian kepada Masyarakat; dan (3) memantau pemenuhan sumber daya yang mendukung pelaksanaan tri dharma, diantaranya sumber daya manusia, keuangan, sarana dan prasarana. Sedangkan, dalam rangka mengetahui tingkat pemenuhan setiap Standar Dikti PT, dilakukan melalui kegiatan evaluasi diri. Evaluasi diri merupakan upaya untuk mengetahui gambaran mengenai kinerja dan keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, kendala, bahkan ancaman yang dihadapinya. Komponen evaluasi diri mencakup masukan, proses, luaran, hasil, dan dampak (input, process, output, outcome, and impact) berdasarkan data, informasi dan bukti-bukti lainnya yang berkaitan dengan komponen-komponen sistemik dari seluruh penyelenggaraan institusi. Dalam pelaksanaannya, evaluasi diri dilakukan secara mandiri oleh unit kerja secara internal sehingga unit kerja tersebut dapat mengetahui, apakah pengelolaan yang berjalan sudah sesuai dengan Standar Dikti PT atau belum. Hasil dari evaluasi diri akan digunakan sebagai salah satu dasar dalam melaksanakan audit yang dilakukan oleh pihak luar unit kerja tersebut, yang biasa disebut dengan Audit Mutu Internal (AMI). Kegiatan AMI dikelola oleh perguruan tinggi dengan menugaskan tim auditor internal AMI yang telah ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi. Pada dasarnya seseorang dikatakan sebagai auditor internal AMI apabila memenuhi dua macam persyaratan, yaitu memiliki kompetensi dan pengalaman. Kompetensi dicapai dengan mengikuti pelatihan sebagai auditor internal AMI yang dibuktikan dengan sertifikat sedangkan pengalaman dibuktikan dengan pernah melaksanakan AMI atau setidaknya pernah berperan sebagai observer audit. Pelaksanaan evaluasi diri beserta AMI minimal dilakukan satu kali dalam satu tahun. AMI bertujuan untuk mengetahui tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti PT. Hasil AMI berupa temuan-temuan audit yang menggambarkan peluang perbaikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu melalui pemenuhan standar pendidikan tinggi.

Berdasarkan temuan-temuan audit yang diperoleh, maka setiap unit kerja harus menindaklanjuti hal tersebut dengan merencanakan Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang ditetapkan dalam forum Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). RTM merupakan pertemuan yang dilakukan oleh pimpinan baik pada level UPPS/unit kerja maupun pimpinan perguruan tinggi secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan institusi untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. RTM biasanya dilakukan secara berjenjang untuk meningkatkan efektivitas dimulai dari level paling rendah seperti UPPS/unit kerja. Jika terdapat temuan audit yang tidak dapat diselesaikan pada level UPPS/unit kerja, maka perlu dilakukan RTM pada jenjang lebih tinggi, yaitu tingkat perguruan tinggi, sehingga seluruh temuan audit dapat ditetapkan dokumen RTLnya. hingga ke RTM tingkat perguruan tinggi. Dokumen RTL yang telah ditetapkan berisikan Rencana Tindakan Koreksi terhadap temuan-temuan audit yang menggambarkan belum tercapainya standar dikti atau menyimpangnya pelaksanaan terhadap standar dikti. Sedangkan standar dikti yang telah tercapai atau terlampaui, maka perlu dilakukan peningkatan standar dengan cara meningkatkan/mengembangkan tingkat mutu dan/atau keluasan substansi dari standar yang telah dilaksanakan, sehingga akan mewujudkan sistem penjaminan mutu yang meningkat secara berkelanjutan.