Kaizen sebagai Kunci Keberhasilan Perguruan Tinggi Meraih Unggul

Artikel ini adalah Opini yang dikirimkan ke Majalah SEVIMA. Baca selengkapnya Majalah SEVIMA dengan cara klik di: https://sevima.com/ebook/majalah-sevima-edisi-2/

Oleh: Robiansyah Setiawan, S.Pd., M.Pd - Universitas Muhammadiyah Mahakarya Aceh

Menyikapi tantangan global dan perkembangan teknologi yang begitu pesat saat ini, menuntut setiap perguruan tinggi khususnya di Indonesia untuk beradaptasi dalam memenuhi kebutuhan industri yang terus berkembang. Dalam menghadapi dinamika ini, perguruan tinggi perlu meningkatkan mutu pendidikan secara inovatif, kreatif, dan berkelanjutan untuk memastikan terpenuhinya kebutuhan akan luaran yang berkualitas. Oleh sebab itu, terciptanya kaizen menjadi hal yang sangat penting.

Apa Itu Kaizen?

Istilah Kaizen merupakan sebuah konsep manajemen yang berasal dari Jepang, mengacu pada filosofi perbaikan berkelanjutan. Kata "Kaizen" sendiri berasal dari gabungan dua kata, yaitu "kai" yang berarti perubahan, dan "zen" yang berarti kebaikan atau arah lebih baik. Sehingga jika diartikan secara harfiah, kaizen dapat diartikan sebagai perbaikan berkelanjutan atau usaha untuk menjadi lebih baik secara terus-menerus. Sebagaimana hal tersebut, penerapan kaizen memiliki berbagai manfaat dalam meningkatkan mutu perguruan tinggi.

Apa kaitannya Kaizen dalam meningkatkan mutu Pendidikan Tinggi?

Kaizen erat kaitannya dengan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti). Berdasarkan Pasal 3 dalam Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang SPM Dikti dijelaskan bahwa SPM Dikti terdiri dari dua jenis yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Letak perbedaannya adalah SPMI direncanakan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi. Sedangkan SPME direncanakan, dievaluasi, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM), dan/atau Lembaga akreditasi internasional yang diakui oleh pemerintah sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Dalam SPMI perguruan tinggi, kaizen berperan penting dalam Siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP). Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa standar mutu pendidikan tinggi terus ditingkatkan secara sustainability atau berkelanjutan. Sehingga, kaizen membantu perguruan tinggi untuk beradaptasi dengan cepat terhadap setiap perkembangan dalam memenuhi kebutuhan industri dan teknologi, serta memenuhi ekspektasi semua pemangku kepentingan. Dengan proses tersebut, akan menghasilkan kaizen atau continuous quality improvement (CQI), sehingga tercipta Budaya Mutu.

Siapa yang Terlibat dalam Proses Kaizen di SPMI?

Proses Kaizen dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) perguruan tinggi perlu melibatkan seluruh komponen perguruan tinggi untuk menciptakan budaya mutu yang berkelanjutan. Selain itu, kolaborasi yang erat antara unsur pimpinan universitas/fakultas/Lembaga/biro/program studi/unit pelaksana lainnya, mahasiswa, dosen, dan staf administrasi sangat penting untuk memastikan bahwa setiap aspek operasi perguruan tinggi terus diperbaiki dan disempurnakan secara berkelanjutan. Beberapa pihak utama yang perlu terlibat dalam perbaikan mutu perguruan tinggi diantaranya sebagai berikut:

1. Pimpinan Perguruan Tinggi

Pimpinan Universitas/Fakultas/Lembaga/Biro/Departemen/Unit pelaksana lainnya bertanggung jawab untuk menetapkan visi, misi, dan kebijakan mutu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan dapat mendukung dan mengarahkan ke arah perbaikan mutu secara efektif.

2. Masyarakat kampus

Dosen, Staf administrasi, dan Mahasiswa, merupakan bagian dari komponen utama yang berperan aktif dalam implementasi dan evaluasi Kaizen. Partisipasi Masyarakat kampus memiliki peran penting dalam memberikan umpan balik dan ide-ide perbaikan yang sangat krusial.

3. Alumni

Partisipasi alumni dapat memberikan perspektif berharga mengenai relevansi pendidikan dengan kebutuhan dunia kerja. Umpan balik mereka dapat digunakan untuk memperbaiki kurikulum dan layanan pendukung karir.

4. Mitra

Perusahaan dan organisasi yang menjadi mitra kerjasama atau pengguna lulusan perguruan tinggi memiliki peran penting dalam memberikan umpan balik mengenai kompetensi lulusan. Kolaborasi dengan mereka membantu memastikan bahwa pendidikan yang diberikan relevan dengan kebutuhan industri.

5. Tokoh Adat/Masyarakat dan Stakeholder lainnya

Keterlibatan tokoh adat/ masyarakat sekitar, pemerintah, dan pemangku kepentingan lainnya memastikan bahwa perguruan tinggi memberikan kontribusi positif terhadap komunitas lokal dan memenuhi harapan publik.

Bagaimana Cara Mengukur Keberhasilan Penerapan Kaizen?

Untuk mengukur keberhasilan penerapan Kaizen pada SPMI perguruan tinggi, dilakukan melalui langkah-langkah siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP). Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengukur keberhasilan penerapan kaizen pada siklus PPEPP:

1. Menyusun dokumen SPMI yang terdiri dari Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu, dan Formulir Mutu. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai panduan untuk memastikan semua proses berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam mencapai visi, misi, dan tujuan universitas.

2. Menetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Tambahan (IKT) pada standar perguruan tinggi yang relevan untuk mengukur keberhasilan penerapan Kaizen. Standar tersebut terdiri dari Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) dan Standar Perguruan Tinggi (SPT). SN Dikti merupakan standar yang dirumuskan oleh pemerintah dan wajib dicapai oleh perguruan tinggi negeri maupun swasta dengan mengacu pada Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Sedangkan SPT merupakan standar yang dirumuskan oleh perguruan tinggi negeri atau swasta sebagai standar tambahan. Standar yang telah ditetapkan tersebut terdapat IKU dan IKT yang mencakup berbagai aspek seperti kualitas pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, efisiensi operasional, kepuasan mahasiswa, dan luaran perguruan tinggi.

3. Mengimplementasikan standar mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen SPMI ke seluruh proses akademik dan administratif. Pelaksanaan ini harus dilakukan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada.

4. Melakukan Benchmarking atau membandingkan kinerja perguruan tinggi dengan institusi lain yang sejenis untuk mengidentifikasi praktik terbaik yang bisa diadopsi. Benchmarking membantu untuk mengukur posisi perguruan tinggi dalam industri pendidikan tinggi.

5. Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan standar mutu dengan pengumpulan data dan informasi secara terprogram. Jenis evaluasi terdiri dari tiga jenis yaitu evaluasi diagnostik, formatif, dan sumatif. Evaluasi diagnostik dan formatif dilakukan oleh pimpinan pada masing-masing unit pelaksana struktur organisasi perguruan tinggi. Sedangkan evaluasi sumatif terbagi menjadi dua macam yaitu melalui kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) dan Akreditasi. Kegiatan AMI dilakukan oleh Auditor pada Lembaga/Unit Penjaminan Mutu perguruan tinggi, sedangkan kegiatan Akreditasi dilakukan oleh Asesor pada Badan Akreditasi Nasional (BAN), Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM), dan/atau Lembaga Akreditasi Internasional yang diakui oleh pemerintah untuk memberikan perspektif objektif.