Mengenal Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Artikel ini adalah Opini yang dikirimkan ke Majalah SEVIMA. Baca selengkapnya Majalah SEVIMA dengan cara klik di: https://sevima.com/ebook/majalah-sevima-edisi-2/

Ditulis oleh Supriyanta, M.Kom. – Kaprodi Sistem Informasi Kampus Kota Surakarta Universitas Bina Sarana Informatika

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah serangkaian proses dan mekanisme yang dirancang untuk memastikan bahwa suatu institusi, seperti perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya, secara konsisten memberikan layanan pendidikan yang berkualitas sesuai dengan standar yang ditetapkan. SPMI bertujuan untuk memastikan perbaikan berkelanjutan dalam semua aspek kegiatan pendidikan, termasuk kurikulum, pembelajaran, penelitian, dan pelayanan kepada mahasiswa.

Di Indonesia, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) diatur melalui berbagai peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pendidikan tinggi. Berikut adalah beberapa undang-undang dan peraturan terkait SPMI:

1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

Dalam undang-undang ini, Pasal 51 menyebutkan bahwa setiap perguruan tinggi wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu internal untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan.

2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Permenristekdikti) Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Permenristekdikti ini mengatur lebih rinci tentang pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, baik internal (SPMI) maupun eksternal (SPME). Permen ini mencakup prinsip, tujuan, prosedur, dan mekanisme pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi.

3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Permendikbud ini menetapkan standar-standar yang harus dipenuhi oleh perguruan tinggi dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan. Standar ini mencakup standar kompetensi lulusan, standar isi, standar proses, standar penilaian, standar dosen dan tenaga kependidikan, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, dan standar pembiayaan.

4. Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Peraturan ini menetapkan standar nasional pendidikan tinggi yang menjadi acuan bagi perguruan tinggi dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu.

5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 754/P/2020 tentang Indikator Kinerja Utama (IKU) Perguruan Tinggi Negeri dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Keputusan ini menetapkan indikator kinerja utama yang digunakan untuk menilai kinerja perguruan tinggi, yang juga terkait dengan sistem penjaminan mutu.

Peraturan-peraturan ini memberikan kerangka kerja dan pedoman bagi perguruan tinggi dalam melaksanakan SPMI, memastikan bahwa mereka terus meningkatkan kualitas pendidikan yang diberikan kepada mahasiswa.

Berikut adalah komponen utama dari SPMI:

1. Kebijakan Mutu: Pernyataan tertulis dari manajemen institusi yang menguraikan komitmen mereka terhadap kualitas dan tujuan utama dari SPMI.

2. Standar Mutu: Kriteria atau patokan yang digunakan untuk menilai dan mengukur kinerja institusi. Ini mencakup berbagai aspek seperti standar akademik, standar layanan, dan standar operasional.

3. Manual Mutu: Dokumen yang menjelaskan prosedur dan metode yang digunakan untuk memastikan bahwa standar mutu dipenuhi. Manual ini biasanya mencakup panduan tentang bagaimana berbagai proses harus dijalankan dan diukur.

4. Prosedur Operasional: Prosedur atau langkah-langkah spesifik yang harus diikuti oleh staf untuk menjalankan tugas mereka sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan.

5. Evaluasi dan Audit Mutu: Proses penilaian dan pemeriksaan yang dilakukan secara periodik untuk mengevaluasi apakah standar mutu telah dipenuhi dan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

6. Peningkatan Berkelanjutan: Aktivitas yang dilakukan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan berdasarkan hasil evaluasi dan audit. Ini termasuk tindakan korektif dan pencegahan untuk memastikan bahwa setiap masalah yang ditemukan diatasi dan tidak terulang di masa depan.

SPMI berfungsi sebagai alat manajemen untuk membantu institusi dalam menjaga dan meningkatkan kualitas pendidikan mereka, sehingga dapat memenuhi harapan dan kebutuhan semua pemangku kepentingan, termasuk mahasiswa, staf, masyarakat, dan pemerintah.

Dalam konteks Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), PPEPP adalah akronim yang menggambarkan lima tahapan utama dalam siklus penjaminan mutu. PPEPP terdiri dari Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing tahapan:

1. Perencanaan (Planning):

Tahap ini melibatkan penyusunan rencana untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan. Rencana ini mencakup tujuan, strategi, program, dan kegiatan yang akan dilakukan untuk memastikan bahwa standar mutu tercapai. Institusi pendidikan merumuskan kebijakan mutu, menetapkan standar, dan menentukan indikator-indikator yang akan digunakan untuk mengukur pencapaian mutu.

2. Pelaksanaan (Implementation):

Pada tahap ini, institusi melaksanakan semua program dan kegiatan yang telah direncanakan. Pelaksanaan ini mencakup seluruh aspek operasional yang relevan, termasuk proses pembelajaran, penelitian, dan layanan kepada mahasiswa. Semua prosedur dan instruksi kerja yang telah dirumuskan pada tahap perencanaan diimplementasikan.

3. Evaluasi (Evaluation):

Tahap evaluasi melibatkan pengukuran dan penilaian terhadap pelaksanaan program dan kegiatan. Evaluasi ini bertujuan untuk menilai sejauh mana tujuan dan standar mutu yang telah ditetapkan tercapai. Proses ini dapat mencakup pengumpulan data, analisis kinerja, dan penilaian hasil-hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

4. Pengendalian (Control):

Tahap pengendalian bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan standar yang ditetapkan. Jika ditemukan penyimpangan atau ketidaksesuaian, tindakan korektif harus diambil. Pengendalian ini mencakup monitoring berkelanjutan dan audit internal untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

5. Peningkatan (Improvement):

Tahap peningkatan melibatkan tindakan-tindakan yang diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu berdasarkan hasil evaluasi dan pengendalian. Institusi harus melakukan analisis terhadap hasil evaluasi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Peningkatan ini bersifat berkelanjutan (continuous improvement) untuk mencapai mutu yang lebih tinggi di masa mendatang.

Siklus PPEPP ini adalah dasar dari pendekatan manajemen mutu dalam SPMI. Siklus ini membantu perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya untuk secara sistematis dan berkelanjutan meningkatkan mutu pendidikan yang mereka tawarkan, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan harapan para pemangku kepentingan.

Hubungan Antara SPMI dan Akreditasi

1. Komplementer:

SPMI berfungsi sebagai dasar dan persiapan untuk akreditasi eksternal. Dengan sistem penjaminan mutu yang baik, institusi lebih siap menghadapi proses akreditasi karena sudah terbiasa dengan evaluasi dan perbaikan mutu secara berkelanjutan.

2. Proses Berkelanjutan:

SPMI adalah proses internal yang terus berlangsung, sedangkan akreditasi adalah evaluasi eksternal yang dilakukan secara periodik. Keduanya berfokus pada peningkatan mutu, tetapi SPMI dilakukan secara mandiri oleh institusi sedangkan akreditasi dilakukan oleh badan eksternal.

3. Peningkatan Mutu:

Hasil dari proses akreditasi dapat memberikan masukan bagi SPMI. Rekomendasi dan temuan dari akreditasi eksternal dapat digunakan untuk perbaikan dalam sistem penjaminan mutu internal.

Dengan demikian, SPMI dan akreditasi adalah dua mekanisme yang saling mendukung dalam upaya meningkatkan dan memastikan mutu pendidikan tinggi. Institusi yang memiliki SPMI yang kuat biasanya lebih siap dan lebih berhasil dalam proses akreditasi eksternal. Demikian pentingnya SPMI yang intinya peningkatan mutu terus menerus sehingga diatur oleh pemerintah untuk kepentingan masyarakat banyak.