Migrasi Data Akademik saat Kampus Beralih Bentuk

Foto:Istimewa

SEVIMA - Migrasi data akademik menjadi pekerjaan yang menentukan ketika perguruan tinggi berganti bentuk kelembagaan. Pergantian kode institusi tidak cukup diselesaikan dengan memindahkan daftar mahasiswa. Riwayat studi, status kelulusan, dan data per semester harus tetap terbaca secara utuh agar tidak menimbulkan sengketa administrasi.

Pengalaman tersebut disampaikan Muhamad Ibtissam Han, Kepala IT Universitas PTIQ Jakarta saat itu, dalam diskusi daring pada Selasa, 22 Oktober 2024. Ia menjelaskan proses pemindahan data ketika Institut PTIQ beralih menjadi universitas pada 2023, termasuk koordinasi lintas fakultas yang diperlukan sebelum perubahan selesai.

"Ketika proses migrasi itu jangan sampai ada data yang salah atau ada data yang tertinggal. Masalahnya bisa sangat pelik," kata Ibtissam. Menurutnya, dampak kekeliruan berpotensi muncul justru setelah sistem baru berjalan, ketika seorang mahasiswa membutuhkan riwayat yang tercatat pada lembaga sebelumnya.

Migrasi Data Akademik Memerlukan Pemeriksaan Status Studi

Dalam kasus PTIQ, perubahan bentuk menghasilkan identitas kelembagaan yang berbeda untuk institut dan universitas. Perubahan ini menuntut pemindahan data mahasiswa ke lingkungan administrasi baru. Prosesnya tidak hanya memindahkan berkas elektronik, tetapi juga memastikan hubungan antardata tidak terputus.

Merujuk laman resmi Universitas PTIQ Jakarta, perubahan bentuk itu berlaku melalui Keputusan Menteri Agama Nomor 60 Tahun 2023 tertanggal 17 Januari 2023. Fakta itu menunjukkan adanya titik perubahan kelembagaan yang jelas, sementara riwayat mahasiswa dapat berasal dari semester-semester sebelum keputusan diterbitkan.

Dalam migrasi data akademik, pemeriksaan paling awal perlu mengidentifikasi mahasiswa aktif, lulusan, mahasiswa yang mengajukan berhenti studi, serta mereka yang mendekati batas masa studi. Setiap kelompok memiliki konsekuensi berbeda apabila dipindahkan dengan status yang keliru. Karena itu, status studi tidak cukup dinilai dari nama yang muncul pada daftar.

Ibtissam memberi contoh persoalan yang harus dicegah, yakni mahasiswa yang sebenarnya belum selesai kuliah tercatat seolah telah mengikuti perpindahan administratif tanpa kejelasan tindak lanjut. Kesalahan semacam itu dapat memengaruhi surat keterangan, penetapan kelulusan, maupun penelusuran riwayat akademik.

"Kita mau memperbaiki sesuatu kan harus tahu dulu yang masalahnya di mana," ujar Ibtissam. Pernyataan itu merujuk pada langkah tim kampus meminta pemeriksaan data bermasalah sebelum pemindahan dilakukan, bukan menunggu kesalahan ditemukan ketika layanan kepada mahasiswa sudah berjalan.

Tahap inventarisasi dapat dibuat menurut program studi, angkatan, status akademik, serta kelengkapan hasil belajar. Setelah itu, unit fakultas dan pengelola data membandingkan catatan internal dengan laporan yang telah tersimpan. Perbedaan perlu dicatat dengan penanggung jawab dan bukti pendukung yang dapat ditelusuri.

Prinsip ini berkaitan dengan panduan resmi pelaporan PDDikti yang diterbitkan LLDIKTI Wilayah III. Panduan tersebut menekankan keakuratan, kemutakhiran, ketepatan waktu, serta validasi data sebelum sinkronisasi. Dengan kata lain, kesesuaian data merupakan tanggung jawab institusi, bukan sekadar tugas teknis operator.

Komunikasi Antarunit Menjadi Penentu Perpindahan

Persoalan lain yang dihadapi PTIQ adalah kesiapan fakultas yang berbeda-beda. Sebagian unit lebih dahulu menggunakan pencatatan digital secara teratur, sementara unit lain membutuhkan waktu lebih panjang. Akibatnya, pekerjaan membersihkan data tidak dapat diperlakukan sebagai satu proses yang sepenuhnya seragam.

"Proses migrasi ini jujur itu berat banget terutama terkait data," kata Ibtissam. Ia menggambarkan upaya petugas tata usaha menghubungi pihak terkait untuk menuntaskan status mahasiswa yang belum jelas. Pekerjaan administratif seperti itu sering tidak terlihat dalam laporan kemajuan teknologi.

Kampus juga perlu menentukan siapa yang berwenang memperbaiki nilai, siapa yang mengesahkan status mahasiswa, dan siapa yang menjalankan pemindahan teknis. Bila tugas tersebut tidak dipisahkan, koreksi dapat dilakukan tanpa pemeriksaan yang memadai atau malah saling menunggu antarbiro.

Dalam praktik yang lebih tertib, setiap temuan dicatat bersama keputusan tindak lanjutnya. Dokumen sumber disimpan untuk keperluan penelusuran. Setelah pemindahan, sampel rekam akademik sebaiknya diuji kembali, terutama data lintas angkatan dan mahasiswa dengan perubahan status yang tidak biasa.

Ibtissam menekankan pentingnya komunikasi antara tata usaha, dosen, dan tim teknologi informasi. Penyampaian nilai yang terlambat, misalnya, akan memengaruhi kelengkapan riwayat akademik yang harus dibawa ke sistem kelembagaan baru. Pemindahan teknis saja tidak dapat memperbaiki data yang sejak awal belum lengkap.

"Komunikasi itu nomor satu," ujar Ibtissam ketika merangkum pengalamannya. Pernyataan singkat tersebut menggarisbawahi bahwa jadwal pemindahan, daftar masalah, dan keputusan akademik harus diketahui pihak yang mengelola data maupun pihak yang mengesahkan isinya.

Pengawasan tidak berhenti pada hari pemindahan. Masa setelah migrasi justru menjadi kesempatan mengidentifikasi kesalahan yang luput ketika pengecekan awal, termasuk perbedaan semester ganjil dan genap atau data mahasiswa yang belum masuk ke kelompok yang tepat.

Sebelum perpindahan akhir, kampus dapat menyimpan salinan data dan membuat daftar hasil pemeriksaan yang disetujui setiap fakultas. Salinan tersebut bukan pengganti basis data baru, melainkan pembanding bila ditemukan perbedaan setelah perpindahan. Dengan cara ini, penyelidikan masalah tidak hanya bergantung pada ingatan petugas yang menangani proses awal.

Langkah lain adalah menetapkan periode pemeriksaan setelah sistem baru dipakai. Selama masa itu, perbaikan diprioritaskan pada informasi yang memengaruhi status mahasiswa dan layanan akademik. Laporan masalah dikumpulkan melalui satu jalur agar hasil koreksi bisa dipantau dan tidak berulang pada unit lain.

Pengalaman PTIQ memperlihatkan bahwa migrasi data akademik sebaiknya dipandang sebagai proses tata kelola, bukan proyek penggantian aplikasi. Keberhasilannya bergantung pada mutu catatan sebelum perubahan, kejelasan penanggung jawab, dan kemampuan kampus menelusuri kembali setiap koreksi yang dibuat.