Ruang Penyimpanan Google Workspace for Education Dibatasi Hanya 100 Tb

Mulai 1 Juli 2022 ada perubahan kebijakan terkait dengan penggunaan Google Workspace for Education. Semula setiap instansi pendidikan mendapatkan ruang penyimpanan tanpa batas, kini dibatasi hanya 100 terabyte.

Sales Program Manager Google for Education Tiffany Santosa mengatakan alasan perubahan kebijakan ini karena setelah dilakukan survei penyimpanan data tanpa batas tidak dipakai sepenuhnya oleh instansi pendidikan.

"Untuk Google Workspace for Education kami ada perubahan kebijakan, sebelumnya kami memberikan akses unlimited storage untuk institusi edukasi. Kebijakan baru kami sekolah dan universitas mendapat dasar muatan penyimpanan sebesar 100 terabyte," kata Tiffany kepada SEVIMA, Jumat (1/7/2022).

Tiffany menyampaikan agar instansi pendidikan tidak perlu khawatir dengan kebijakan ini. Karena ruang penyimpanan secara gratis tetap bisa dimanfaatkan hanya kuotanya saja yang dibatasi.

Ia menambahkan kebijakan itu tidak diambil begitu saja, melainkan sudah ada survei terlebih dahulu dari para pengguna. Namun untuk instansi pendidikan yang datanya lebih dari 100 terabyte tidak perlu khawatir, karena pihak Google akan memberikan kemudahan lainnya.

Bagi instansi pendidikan yang memiliki jumlah mahasiswa aktif minimal 20 ribu akan mendapatkan tambahan ruang penyimpanan dan masih gratis. Penambahan akan disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing perguruan tinggi.

Sementara itu bagi instansi pendidikan yang mahasiswanya kurang dari 20 ribu namun memerlukan ruang penyimpanan, Tiffany memberikan tips. Menurutnya perguruan tinggi tidak perlu langsung membeli tambahan ruang penyimpanan.

Pertama perguruan tinggi bisa merapikan ruang penyimpanan dulu, mengingat Google telah mengeluarkan Storage Tooling. Di mana admin bisa melihat ruang penyimpnanan dan mengalanisa terjadinya kelebihan ruang penyimpanan.

"Kadang-kadang ada 1-2 user yang pakai storage secara tidak normal bisa sampai 70 persen kapasistas storage dipakai 1 orang. Nah padahal kan dengan remove 1 orang itu storage akan terbuka," ucapnya.

Tips kedua adalah meningkatkan kapasitas ruang penyimpanan. Dengan cara ini instansi pendidikan tidak hanya menambah ruang penyimpanan tetapi juga akan mendapatkan fitur-fitur penunjang. Ada dua pilihan untuk peningkatan kapasitar ruang penyimpanan ini yakni teaching and learning upgrade serta education plus.

Tiffany turut memberikan tips untuk memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan bagi perguruan tinggi. Sehingga bisa lebih bermanfaat ruang penyimpanan yang ada. Berikut tipsnya:

1. Admin cek dan pelajari penggunaan dan penyimpanan data di institusi pendidikan, siapa saja yang memerlukan pemakaian cukup banyak.

2. Indentifikasi file-file yang jumlahnya cukup besar, biasanya drive bersama itu file yang penyimpanan cukup banyak

3. Sosialisasikan ke mahasiswa dan dosen, pengiriman email yang lampirannta lebih dari 10 megabyte bisa di hapus

4. Pindahkan file-file penting ke drive pribadi.