Strategi Sekolah Tingkatkan Jumlah Siswa Baru di Era Digital

SURABAYA — Persaingan penerimaan siswa baru tingkat Sekolah Menengah Atas (SMA) dan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) swasta di Jawa Timur, khususnya di Kota Surabaya, dinilai semakin sengit dan kompetitif. Menyikapi fenomena tersebut, pakar pemasaran pendidikan sekaligus dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Narotama, Qausya Faviandi, S.E., M.M., menegaskan bahwa sekolah tidak bisa lagi sekadar mengandalkan status akreditasi atau fasilitas fisik untuk menarik minat calon wali murid. Sekolah swasta wajib menonjolkan Unique Selling Point (USP) berbasis digitalisasi guna memenangkan ketatnya kompetisi pasar.

Pernyataan tersebut disampaikan oleh Qausya saat menjadi pembicara dalam talkshow pendidikan bertajuk "Strategi Marketing Sekolah di Era Digital: Dipercaya, Dipilih, dan Direkomendasikan" yang diselenggarakan oleh SEVIMA di acara EduSchool Jatim Expo 2026, Jatim Expo Surabaya.

"Kalau sekadar menjual nilai akreditasi atau sarana prasarana, itu hal yang sudah sangat umum dimiliki oleh semua sekolah. Di tengah ketatnya persaingan, sekolah swasta harus memiliki nilai keunikan tersendiri atau USP yang tidak dimiliki kompetitor. Salah satu USP yang paling dicari orang tua zaman sekarang adalah transparansi sistem digitalisasi sekolah," ujar Qausya di hadapan ratusan kepala sekolah, humas, dan pengurus yayasan yang hadir, Senin (8/6/2026).

Berebut Pasar di Tengah Ketatnya Kompetisi Surabaya

Menurut data Dinas Pendidikan yang dipaparkan oleh Qausya, gambaran peta persaingan sekolah tingkat menengah di Kota Pahlawan menunjukkan ketimpangan kuota. Saat ini terdapat sekitar 240 sekolah SMA dan SMK di Surabaya, di mana 70 persen di antaranya merupakan institusi swasta.

Setiap tahunnya, total pasar yang diperebutkan (Total Addressable Market atau TAM) berkisar di angka 40.000 lulusan baru. Jika dirata-rata secara matematis, setiap sekolah seharusnya mendapatkan jatah sekitar 150 siswa baru. Namun, realitas di lapangan menunjukkan dinamika yang jauh berbeda.

"Kenyataannya ada sekolah yang kapasitasnya melimpah sampai 1.000 siswa, tetapi ada juga sekolah swasta yang kesulitan dan hanya mendapatkan 20 hingga 50 siswa saja. Gap ini sangat besar. Suka tidak suka, yayasan dan kepala sekolah harus berpikir kreatif, adaptif, dan tidak boleh lagi mengelola manajemen promosi berbasis asumsi semata," kata Qausya.

Mengawal 6 Tahapan Customer Journey Wali Murid

Lebih lanjut, Qausya membedah bahwa keputusan orang tua dalam memilih sekolah impian bagi anaknya melewati proses panjang yang disebut consumer journey. Proses ini terdiri dari enam tahapan krusial yang saling terikat, yaitu Awareness (Kesadaran merek), Consideration (Pertimbangan), Evaluation (Evaluasi mendalam), Interaction (Interaksi awal), Visit (Kunjungan langsung), hingga Decision (Keputusan pendaftaran).

Dari keenam tahapan tersebut, fase Evaluation yang berada pada posisi Middle of Funnel (Mofu) menjadi titik paling kritis bagi lembaga pendidikan. Pada fase evaluasi ini, orang tua aktif melakukan seleksi ketat dengan membandingkan komponen biaya SPP, jarak tempuh, kurikulum, prestasi sekolah, hingga rekam jejak digital serta ulasan (review) di platform Google dan media sosial resmi sekolah.

Jika sekolah tidak mampu menghadirkan informasi yang valid, transparan, dan up-to-date, mereka akan langsung tereliminasi dari daftar pilihan orang tua bahkan sebelum sempat berkunjung.

"Pola perilaku wali murid saat ini sangat dinamis dan mengalami pergeseran (market shifting) setiap 3 hingga 6 bulan sekali. Di sinilah pentingnya ekosistem digital. Sekolah yang mampu menyajikan laporan perkembangan anak secara real-time, memantau presensi, hingga transparansi transaksi keuangan sekolah secara digital akan memiliki nilai kepercayaan (trust) yang jauh lebih tinggi di mata orang tua," imbuhnya.

Diagnosis Berbasis Data, Bukan Intuisi Masa Lalu

Penyusunan strategi promosi tahunan yang ideal di era modern wajib diawali dengan tahapan diagnosis situasi melalui data historis minimal tiga tahun terakhir. Langkah diagnosis ini mencakup analisis efektivitas program beasiswa, asal wilayah pendaftar (geografis), kelas sosial ekonomi (demografis), hingga efisiensi saluran komunikasi promosi sekolah.

Di tempat yang sama, perwakilan dari SEVIMA, Bella, membenarkan bahwa integrasi teknologi digital menjadi motor penggerak utama dalam efisiensi strategi pemasaran Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Melalui implementasi sistem akademik yang terintegrasi, manajemen sekolah maupun yayasan dapat melacak performa promosi harian serta memetakan karakteristik orang tua secara akurat.

"Sangat berbahaya jika tim Humas atau tim panitia SPMB sekolah hanya mereplikasi kegiatan promosi dari tahun-tahun sebelumnya berdasarkan intuisi masa lalu tanpa melihat perubahan tren pasar. Membaca data secara manual menggunakan kertas atau sekadar dokumen Excel yang tidak terintegrasi rentan memicu salah baca data, sehingga strategi branding menjadi tidak tepat sasaran," tutur Qausya menjelaskan bahaya laten manajemen konvensional.

Melalui digitalisasi, sekolah bisa mengoptimalkan Dashboard SPMB Online untuk mengukur angka real-time pendaftar yang telah mengisi formulir, daftar ulang, hingga status pembayaran. Di sisi lain, layanan pasca-penerimaan seperti pengiriman progress belajar anak (akademik, kehadiran, perilaku, dan kesehatan) secara langsung ke gawai orang tua menjadi senjata pamungkas dalam menciptakan promosi organik dari mulut ke mulut (word of mouth).

Sinergi Ekosistem Pemasaran Masa Depan

Sebagai kesimpulan talkshow, Qausya merangkum tiga pilar utama yang tidak boleh dipisahkan oleh manajemen sekolah: Branding yang kuat sebagai identitas berbasis bukti, pemetaaan Customer Journey agar sekolah hadir di setiap tahap keputusan, dan Digitalisasi sebagai Value Added operasional harian. Penundaan transformasi teknologi hanya akan memperlebar gap kepercayaan masyarakat, di mana setiap hari yang ditunda adalah keuntungan bagi kompetitor yang bergerak lebih lincah.

Bagi sekolah, madrasah, maupun yayasan pendidikan yang ingin berdiskusi lebih lanjut mengenai strategi implementasi sistem PPDB digital serta ekosistem digitalisasi yang terintegrasi dari yayasan hingga orang tua murid, SEVIMA membuka ruang konsultasi gratis selama acara berlangsung di Booth Nomor 10 (SEVIMA PENA), yang terletak di sisi sebelah kanan panggung utama Jatim Expo Surabaya.