Tagihan Kuliah Transparan Kurangi Salah Bayar Mahasiswa
Tulisan dari SEVIMA tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSEVIMA - Tagihan kuliah transparan dapat mengurangi kebingungan mahasiswa ketika harus memilih biaya yang wajib dibayar, menentukan tenggat, dan memastikan pembayaran tercatat pada komponen yang benar. Masalah muncul ketika informasi tagihan tersebar di banyak kanal atau hanya menyebut total tanpa menjelaskan jenis kewajiban. Dalam situasi itu, mahasiswa dapat membayar nominal yang tersedia lebih dulu, sementara kewajiban yang menjadi syarat kegiatan akademik justru belum terpenuhi.
Hal tersebut disampaikan Spesialis implementasi keuangan SEVIMA, Idang Efudin, dalam diskusi daring mengenai pembayaran kuliah semester genap pada Senin, 20 Januari 2025. Ia membahas pola yang kerap ditemui saat kampus menagih UKT, SPP, biaya praktik, daftar ulang, atau komponen lain. Menurutnya, problem bukan hanya mahasiswa terlambat membayar, tetapi juga muncul ketika pembayaran sudah dilakukan namun kampus belum dapat segera mengenali transaksi atau mengaitkannya dengan tagihan yang tepat.
“Dalam proses penagihan harus dilakukan secara transparan agar mahasiswa dan orang tua memahami kewajiban finansialnya,” kata Idang. Ia menjelaskan bahwa rincian biaya sebaiknya menunjukkan komponen yang harus dibayar, bukan sekadar menampilkan satu angka total. Informasi yang jelas juga perlu menunjukkan kapan tagihan jatuh tempo dan apakah terdapat pembayaran bertahap.
Permendikbudristek Nomor 2 Tahun 2024 tentang Standar Satuan Biaya Operasional Pendidikan Tinggi pada Perguruan Tinggi Negeri mengatur penetapan UKT dan kelompok tarif yang berkaitan dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Regulasi itu memang khusus untuk PTN, tetapi menunjukkan bahwa penetapan biaya pendidikan memiliki struktur dan dasar yang perlu dijelaskan kepada mahasiswa. Pada kampus swasta, bentuk SPP dan komponen lain dapat berbeda sesuai kebijakan institusi, sehingga kebutuhan informasi rinci justru menjadi penting agar mahasiswa tidak salah memahami kewajiban.
Tagihan kuliah transparan dimulai dari rincian biaya
Tagihan kuliah transparan, menurut Idang, perlu dimulai dari informasi sederhana yang dapat dibaca mahasiswa tanpa harus bertanya ulang ke bagian keuangan. Komponen SPP, UKT, biaya SKS, praktik, daftar ulang, atau tagihan lain harus dibedakan secara jelas. Jika ada salah satu komponen yang menjadi prasyarat KRS atau ujian, status itu juga perlu diketahui sejak tagihan diterbitkan.
“Pastikan buat jadwal pembayaran yang jelas dan fleksibel,” ujar Idang. Ia juga menyarankan tenggat yang wajar dan opsi pembayaran bertahap. Ia menilai jadwal yang mudah dipahami membuat mahasiswa mengetahui kapan harus membayar, bukan baru mengetahui ada kewajiban saat akses akademiknya terhenti. Fleksibilitas, dalam konteks ini, bukan berarti seluruh tagihan dapat ditunda tanpa prosedur, melainkan kampus memiliki aturan yang dapat dijelaskan sejak awal.
Kebutuhan ini juga berkaitan dengan pengalaman mahasiswa dalam menjalani kuliah. Satu mahasiswa dapat memiliki beberapa jenis tagihan pada periode yang sama. Jika sistem atau prosedur kampus tidak menunjukkan prioritas pembayaran, mahasiswa mungkin memilih tagihan dengan nominal paling kecil karena mengira pembayaran apa pun sudah cukup untuk memenuhi syarat akademik. Dampaknya, bagian keuangan harus melakukan koreksi, sedangkan mahasiswa merasa sudah memenuhi kewajibannya.
Jadwal jelas mengurangi pembayaran yang salah sasaran
Idang menyebut salah satu masalah yang sering ditemui adalah pembayaran melalui transfer tanpa informasi yang cukup. Dana dapat masuk dari rekening orang tua, kerabat, atau pihak lain sehingga nama pengirim tidak selalu sama dengan nama mahasiswa. Tanpa identitas transaksi yang mudah dilacak, petugas dapat memerlukan waktu lebih lama untuk memastikan pembayaran tersebut milik siapa dan untuk tagihan apa.
“Mahasiswa membayar, tapi setelah membayar mereka tidak segera menginformasikan karena pembayarannya menggunakan transfer,” jelas Idang. Situasi seperti ini menjadi lebih rumit ketika nominal yang sama dibayar oleh banyak mahasiswa pada hari yang berdekatan. Karena itu, transparansi tagihan perlu diikuti mekanisme identifikasi pembayaran yang konsisten, sehingga bukti transaksi tidak bergantung pada pesan pribadi mahasiswa kepada admin.
Merujuk laman resmi Bank Indonesia, Blueprint Sistem Pembayaran Indonesia 2030 menempatkan penguatan infrastruktur, data, dan integrasi sistem pembayaran sebagai bagian dari arah digitalisasi pembayaran nasional. Konteks itu relevan bagi kampus yang menerima transaksi mahasiswa dalam jumlah besar. Namun, penggunaan kanal digital tetap perlu disertai prosedur internal yang menjelaskan status pembayaran, waktu pembaruan transaksi, dan jalur koreksi bila terjadi ketidaksesuaian.
Transparansi perlu diikuti prosedur koreksi
Tagihan kuliah transparan tidak otomatis menghilangkan seluruh sengketa pembayaran. Kesalahan input, transaksi tertunda, rekening pengirim yang berbeda, atau perubahan status tagihan masih dapat terjadi. Karena itu, mahasiswa perlu mengetahui dokumen apa yang harus disimpan dan bagian mana yang menangani koreksi ketika status pembayaran tidak sesuai.
Pada sisi kampus, catatan tagihan dan pembayaran perlu dapat dilihat oleh unit yang memang berwenang, bukan tersebar pada percakapan pribadi. Dengan cara itu, ketika mahasiswa menyatakan sudah membayar, petugas dapat menelusuri riwayat transaksi berdasarkan identitas mahasiswa dan komponen tagihan. Proses ini mengurangi ketergantungan pada pencarian manual di rekening koran atau tangkapan layar transfer.
Idang menekankan bahwa tujuan akhirnya adalah membuat pembayaran lebih jelas dan akuntabel. “Harapannya pembayaran itu bisa otomatis sehingga proses rekon keuangan bisa dipercepat,” paparnya. Otomatisasi bukan pengganti kebijakan, melainkan alat untuk menjalankan aturan yang sudah ditetapkan kampus secara konsisten.
Tagihan kuliah transparan pada akhirnya bergantung pada dua hal yang harus berjalan bersama: informasi yang mudah dipahami mahasiswa dan pencatatan yang dapat ditelusuri oleh kampus. Tanpa keduanya, digitalisasi pembayaran hanya memindahkan proses dari loket ke layar, sementara kebingungan tentang jumlah, waktu, dan tujuan pembayaran tetap tersisa.