Mengurangi Gap Komunikasi Virtual

Ilustrasi lebaran virtual. Foto: Ngroho Sejati/kumparan

Penggunaan komunikasi pada media virtual saat ini tidak dapat dihindari dan menjadi kenormalan baru. Berbeda dengan model komunikasi tatap muka, komunikasi berbasis aplikasi ini memiliki kekurangan yang harus diantisipasi.

Mengutip hasil survei yang dilakukan Alvara Research Center yang dilakukan pada 22 juni hingga 1 juli 2020 dengan melibatkan 1.225 responden bahwa selama masa pandemi rata-rata penggunaan internet hanya 4-6 jam, sekarang bisa 7-10 jam. Orang yang menggunakan internet di atas 7 jam ada 48,7 persen. Baik untuk kebutuhan download, belanja online, ini menjadikan tingkat pengeluaran internet tinggi. Angka tersebut menandakan bahwa intensitas penggunaan internet sangat melonjak signifikan terutama untuk pemanfaatan komunikasi secara virtual.

Penggunaan akses internet yang cukup tinggi ini juga di dukung oleh kebijakan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah terkait penyebaran dan pencegahan pandemi dari Corona Virus Disease (COVID-19). Kebijakan ini dikeluarkan sebagai bentuk Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) untuk pergerakan individu dari satu tempat ke tempat yang lain yang dipantau statusnya. PSBB ini mengharuskan setiap individu untuk bekerja, belajar dan beribadah dari rumah guna memutus mata rantai penyebaran virus COVID-19 ini.

PSBB ini mendukung cara kerja kenormalan baru di mana pimpinan dan pegawai dari satu perusahaan untuk dapat melakukan pekerjaannya dari rumah (Work From Home) bahkan ada juga yang menuju untuk penerapannya kepada bekerja dapat di mana saja (FlexibleWorking Space).

Fenomena ini mungkin bukan hal yang baru bagi sebagian kantor yang menerapkan sistem tersebut terutama perusahaan startup dan teknologi informasi yang lebih dulu mendukung gaya kerja ini. Metode ini banyak mengedepankan output dari satu pekerjaan ataupun individu ketimbang kehadiran fisik dari para pimpinan ataupun pegawainya yang terpenting hasil akhir dan juga proses dalam pengerjaannya.

ASN Digital

Lain halnya dengan Institusi, Lembaga, dan Pemerintah Daerah fenomena Work From Home dan Flexible Working Space merupakan hal yang baru dan menjadi keharusan setiap Aparatur Sipil Negara (ASN) baik pejabat dan pegawai untuk lebih sering memanfaatkan internet dan aplikasi daring pendukung sebagai cara kerja baru di masa pandemi. Sebagai contoh, kalau dulu pertemuan rapat dibatasi dengan ruang dan waktu kali ini tidak pernah mengenal batasan ruang dan waktu. Pimpinan dan peserta rapat dapat mengikutinya lewat percakapan secara virtual baik yang menggunakan teks ataupun penggunaan video conference kapanpun dan dimanapun.

Menurut data dari App-Analytics Apptopia terhadap riset satu penyedia layanan video conference yaitu aplikasi zoom, pengguna video melonjak selama masa pandemi diperkirakan aplikasi tersebut memiliki 173 pengguna aktif bulanan per 27 mei 2020. Angka tersebut melesat lebih dari seribu persen dibandingkan jumlah pengguna per Maret 2020 yang dulu sebanyak 14 juta pengguna.

Layanan aplikasi ini acap kali digunakan Institusi, Lembaga, dan Pemerintah Daerah untuk melakukan komunikasi secara virtual dalam rapat rutin maupun yang sifatnya strategis. Terlepas dari banyaknya kendala dalam penggunaan aplikasi video conference ini yaitu masalah keamanan dan privasi serta pelarangan beberapa lembaga untuk menggunakannya. Perusahaan ini akan meluncurkan upgrade terutama soal keamanan.

Gap Komunikasi Virtual

Intensitas komunikasi virtual ini tidak terlepas dari kendala yang akan dialami oleh suatu Institusi, Lembaga, dan Pemerintah Daerah di dalam pemanfaatan sebuah rapat. Kendala tersebut bisa datang karena adanya salah persepsi yaitu komunikasi tidak dilakukan dengan tatap muka. Bisa jadi pegawai bekerja di atas kasur sehingga tertidur atau melakukan kegiatan lainnya (rapat daring) dalam waktu yang bersamaan. Hal ini menjadikan adanya gap komunikasi di antara pimpinan rapat dan peserta rapat.

Meningkatkan intensitas komunikasi yang jelas adalah salah satu kunci utama agar dapat sukses bekerja dari rumah. Agar rapat dapat berjalan secara efektif dibuat satu kesepakatan antara pimpinan dan peserta rapat, ketika rapat sebelum dimulai seluruh peserta diminta untuk membaca terlebih dahulu bahan rapat yang dibagikan satu hari atau sebelum rapat dimulai. Di satu sisi juga perlu memperhatikan bukti kehadiran fisik dengan menghidupkan layar video dalam suasana rapat untuk membangun kepercayaan tim bahwa peserta yang hadir mendukung dan menyimak secara penuh hasil keputusan dalam rapat.

Selain itu, raut wajah dan penampilan pada rapat daring menjadi daya tarik kesuksesan dalam mengurangi hambatan pada komunikasi secara virtual. Pimpinan rapat dapat melihat keseriusan dan perhatian terhadap paparan yang disampaikan, bahkan sampai kepada tahap proses pemberian ide atau gagasan dari bahan rapat tersebut. Jadi, pimpinan dan peserta rapat tidak sedang menghadapi benda di depannya saja yaitu ponsel ataupun komputer akan tetapi dengan tampilan layar peserta rapat yang ikut hadir secara daring. Perasaan tidak di dengar ataupun kesepian saat berbicara tidak lagi menjadi pembatas dalam ruang gerak komunikasi virtual.

Namun, saat ini dari sisi jaringan, tampilan layar dan juga gangguan dari sekelilingnya merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dari kendala sisi teknis pemanfaatan teknologi. Dari sisi jaringan misalnya karena peserta rapat berada di tempat masing-masing dan Work From Home bandwith (kapasitas) kecepatan internetnya belum mumpuni dan tidak bisa melakukan fungsi keduanya sekaligus yaitu suara dan video dalam tampilan rapat maka disiasati salah satunya dipilih guna mendukung kehadiran dalam suatu rapat.

Yang kedua, gangguan dari sekelilingnya yaitu perlu adanya pembuatan batasan ruang kerja pada saat Work From Home. Hal ini menjadi pertanda penting kepada anggota keluarga yang tinggal bersama untuk memahami bahwa sedang melakukan pekerjaan kantor. Pembuatan ruang kerja mandiri di rumah dapat membuat seluruh peserta rapat berkonsentrasi, lebih mudah untuk mencapai titik maksimal saat bekerja dari rumah. Dan yang paling penting juga untuk memulai dan mengakhiri jam kerja pada saat di rumah. Meskipun transisi kerja dari kantor ke rumah dan penuh jadwal rapat tidak menentu sulit dihadapi oleh sebagian orang.