Tips Karier: 5 Cara Lakukan Meeting Online dengan Efektif
PerbesarADVERTISEMENT
Semenjak bekerja dari rumah karena pandemi corona , meeting dengan rekan satu tim pun harus dilakukan secara online . Biasanya, meeting bisa dilakukan melalui video call dengan berbagai aplikasi yang tersedia saat ini.
ADVERTISEMENT
Di satu sisi, meeting online memberikan kemudahan kita untuk bekerja dari rumah sambil mengerjakan pekerjaan rumah. Tetapi di sisi lain, meeting online terkadang sering membuat kita tak fokus dan justru mendapatkan distraksi dari lingkungan sekitar kita. Misalnya saja dari anak, orang tua, hewan peliharaan atau justru kita merasa lelah karena harus online terus-menerus.
Lantas, bagaimana caranya agar meeting yang dilakukan secara online dapat berjalan dengan efektif dan maksimal? Melansir The Muse, berikut tips karier yang bisa diterapkan saat melakukan meeting online.
1. Definisikan meeting dengan jelas
Sama seperti yang dilakukan saat melakukan meeting secara tatap muka, kita pun harus memiliki tujuan yang jelas mengapa meeting ini dilakukan. Menjalankan meeting online justru lebih banyak tantangannya karena akan banyak distraksi di sekitar. Maka dari itu, ada baiknya definisikan ruang lingkup meeting dengan jelas dan apa peran yang Anda lakukan di sana.
ADVERTISEMENT
Tentukan pula apa hasil meeting yang ingin diharapkan dan apakah topik pembahasan sudah sesuai dengan tujuan awal? Bila memungkinkan, ringkas materi meeting menjadi lebih padat agar kita tidak membuang-buang waktu rekan kerja lain untuk hal-hal yang bisa dilakukan melalui e-mail.
2. Informasikan peserta meeting online dengan jelas
Pastikan rekan kerja yang akan menghadiri meeting online mendapatkan informasi dengan jelas sehingga mereka tahu apa yang harus dipersiapkan atau dipresentasikan. Karena meeting dilakukan dari jarak jauh, sebaiknya infokan tools atau aplikasi apa yang akan digunakan untuk meeting. Apakah Google meet, Zoom, atau aplikasi lainnya agar mereka bisa mempersiapkan diri dan tidak gaptek ketika harus meeting mendadak.
Selain itu, ada baiknya pula mempersiapkan materi meeting terlebih dahulu, entah itu dikirim via e-mail atau dibagikan di Google Docs agar seluruh peserta meeting bisa mengaksesnya. Hal ini akan mempermudah mereka untuk mengerti hal yang akan didiskusikan sambil mencari ide-ide diskusi.
ADVERTISEMENT
3. Ajak mereka untuk berinteraksi
Tak ada salahnya meminta peserta meeting untuk menyalakan kamera dan mic untuk memberikan salam dan sapa secara singkat. Bila perlu, minta satu orang peserta untuk mencatat notulen meeting dan satu orang lainnya menentukan waktu durasi meeting agar tidak terlalu lama.
Bila ada yang sedang presentasi, sebaiknya minta yang lain untuk mematikan (mute) mic agar tak ada suara-suara yang terdengar. Persilakan mereka untuk lakukan diskusi dan tanya jawab agar seluruh peserta meeting bisa menyampaikan pendapatnya. Kemudian setelah sesi meeting berakhir, kita pun bisa berinteraksi kembali satu sama lain.
4. Selalu sampaikan hasil dan kesimpulan meeting
Mendekati waktu meeting berakhir, tak ada salahnya meminta kesimpulan dari para peserta meeting. Bila perlu, minta mereka untuk mengirimkan ide-ide yang tidak sempat diutarakan saat meeting.
ADVERTISEMENT
Apabila para peserta sudah merasa jelas dengan hasil meeting ini, minta mereka untuk mengerjakan tugasnya masing-masing atau infokan atasan untuk membagi tugas sesuai hasil meeting. Hal ini patut dilakukan saat menjalankan meeting secara online agar pembagian pekerjaan menjadi lebih jelas dan tidak membuang-buang waktu.
5. Meeting online sebaiknya satu jam saja
Hal terakhir yang paling penting adalah mengatur waktu meeting agar jangan sampai terlalu lama. Idealnya, meeting bisa dilakukan maksimal satu jam. Karena lebih dari itu, orang-orang sudah mulai bosan dan mudah terdistraksi sehingga tak bisa mengikuti meeting dengan baik.
Bila Anda memiliki hal lain yang terlalu panjang untuk didiskusikan, bagi meeting menjadi beberapa sesi agar peserta tidak jenuh. Atau, diskusi pun bisa dilakukan melalui grup koordinasi di pesan singkat.
ADVERTISEMENT