Mau Rekrut Karyawan? Pahami Dulu Pekerjaannya, Begini Langkah Analisis Pekerjaan
Tulisan dari Luthfia Inaya tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarLangkah analisis pekerjaan sering dilewatkan perusahaan sebelum merekrut karyawan. Akibatnya, lowongan kerja syaratnya berlebihan tapi tugasnya tidak jelas, dan karyawan bingung sebenarnya apa yang harus dikerjakan. Padahal, analisis pekerjaan hanyalah proses mencari tahu isi sebuah pekerjaan, cara mengerjakannya, dan kemampuan yang dibutuhkan. Dengan metode analisis pekerjaan yang tepat, hasilnya bisa jadi dasar rekrutmen, penilaian kinerja, pelatihan, sampai penentuan gaji.
Kenapa Analisis Pekerjaan Itu Penting?
Bayangkan membangun rumah tanpa denah. Bisa jadi, tetapi hasilnya berantakan. Begitu juga organisasi tanpa analisis pekerjaan. Dengan analisis yang baik:
Lowongan kerja lebih tepat sasaran karena syaratnya jelas.
Karyawan memahami pekerjaan dan kewajibannya, sehingga tumpang tindih dalam tugas menjadi lebih sedikit.
Penilaian kerja menjadi lebih adil karena adanya standar yang jelas.
Kebutuhan pelatihan mudah dipetakan.
Sistem gaji dan tunjangan didasarkan atas hal-hal yang masuk akal.
Setelah tahu manfaatnya, pertanyaan selanjutnya pasti muncul: dari mana mulainya? Yang dibutuhkan hanyalah alur yang jelas, dan kemampuan untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi di lapangan.
Langkah-Langkah Melakukan Analisis Pekerjaan
Mulailah dengan pertanyaan: analisis ini untuk apa? Untuk membuat lowongan kerja, menyusun struktur organisasi, atau menata sistem gaji? Tujuan yang jelas akan menentukan sampai sejauh mana informasi yang perlu dicari dan cara apa yang digunakan.
Sebelum mulai bekerja di lapangan, coba baca dulu beberapa dokumen yang sudah ada, seperti struktur organisasi, bagan alur kerja, dan deskripsi jabatan yang pernah ada sebelumnya. Ini menunjukkan posisi tersebut berada di mana dalam organisasi dan siapa saja yang terkait dengannya.
Jika perusahaan memiliki banyak jabatan, tidak usah menganalisis semua sekaligus. Pilih jabatan yang mewakili atau yang paling mendesak. Untuk posisi yang memiliki banyak orang dengan tugas sama, seperti staf administrasi atau kasir.
Ini inti dari prosesnya. Informasi yang didapatkan biasanya mencakup pekerjaan utama dan tanggung jawabnya, cara kerja dan prosesnya, alat atau sistem yang digunakan, suasana kerja, hubungan dengan orang lain, serta pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan.
Data yang terkumpul perlu dicek ulang. Konfirmasikan kepada pemegang jabatan dan atasan langsungnya. Sering kali perbedaan antara pandangan karyawan dan atasan terjadi, dan itulah yang menjadi titik temuan pentingnya.
Dari data yang sudah diverifikasi, buat dua dokumen utama. Uraian jabatan mencakup pekerjaan yang harus dilakukan, kewajiban yang harus dipenuhi, serta kondisi kerja yang dihadapi. Spesifikasi jabatan menjelaskan syarat-syarat yang dibutuhkan untuk seseorang yang cocok, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, serta sifat atau karakter pribadi yang relevan.
Tinjau dan perbarui secara berkala. Pekerjaan itu hidup dan terus berubah. Teknologi yang baru, perubahan cara kerja, atau penyusunan ulang struktur bisa menyebabkan tugas-tugas yang dilakukan berubah. Analisis yang dibuat lima tahun silam mungkin sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini.
Metode Pengumpulan Data Analisis Pekerjaan
Nah, di langkah keempat tadi membahas tentang pengumpulan data. Bagian ini biasanya menjadi tahap yang paling penting, karena tingkat kebaikan analisis sangat tergantung pada kualitas data yang telah dikumpulkan. Ada beberapa metode yang biasa digunakan, dan setiap metode memiliki keuntungan serta kelemahan, sehingga biasanya digabungkan penggunaannya.
Observasi
Analis mengamati langsung pekerjaan yang sedang dilakukan. cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan gerakan fisik atau tugas yang sama terus-menerus, seperti operator mesin, pekerja gudang, atau kasir. Kelebihannya, datanya nyata dan apa adanya. Kelemahannya, kurang cocok untuk pekerjaan yang banyak membutuhkan berpikir di kepala, seperti analis atau perencana, serta karyawan bisa menunjukkan perilaku yang berbeda ketika merasa diawasi.
Wawancara
Analisis dilakukan dengan berbicara langsung kepada pejabat, atasan, atau teman kerja. Metode ini bisa diubah-ubah sesuai kebutuhan dan mampu menemukan hal-hal yang tidak terlihat secara langsung, misalnya alasan yang mendasari sebuah keputusan. Kelemahannya, prosesnya cukup lama, dan hasilnya bisa tidak akurat jika narasumber terlalu membesarkan atau mengecilkan peran yang sebenarnya.
Kuesioner
Karyawan mengisi daftar pertanyaan terstruktur tentang pekerjaannya. Cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan dan waktu yang terbatas karena data bisa dikumpulkan lebih cepat dan lebih rapi. Kelemahannya adalah jawaban biasanya tidak terlalu dalam, dan kualitasnya tergantung pada seberapa teliti responden dalam mengisi.
Catatan harian
Karyawan mencatat kegiatan kerjanya setiap hari dalam jangka waktu tertentu. Hasilnya jelas dan menunjukkan pekerjaan sebenarnya, termasuk tugas-tugas yang tidak sering muncul. Masalahnya, karyawan mungkin merasa kerepotan karena harus mencatat, dan kepatuhan dalam mengisi formulir seringkali menjadi kendala.
Analisis dokumen
Analis mempelajari berbagai dokumen yang sudah ada, seperti deskripsi tugas sebelumnya, prosedur standar operasional, laporan kerja, atau hasil penilaian kinerja. Metode ini terjangkau dan efisien, tepat digunakan sebagai langkah awal. Tapi dokumen lama mungkin sudah tidak relevan lagi dan tidak menunjukkan keadaan saat ini.
Diskusi kelompok atau panel ahli
Beberapa orang yang tahu pekerjaan itu, seperti orang yang menjabat, atasan, dan ahli, diundang untuk berdiskusi bersama. Cara ini baik untuk mendapatkan berbagai perspektif dan sepakat tentang tugas yang dikerjakan bersama.
Kuncinya ialah menyesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan, jumlah karyawan yang ada, serta waktu yang tersedia. Untuk pekerjaan di lapangan yang bisa dilihat secara langsung, observasi dan wawancara umumnya sudah cukup. Untuk pekerjaan kantoran yang lebih banyak berpikir, kuesioner dan wawancara lebih sesuai. Jika ingin hasil yang lebih baik, gunakan dua atau tiga cara sekaligus agar data menjadi lebih kuat.