Menanam Hari Ini, Memanen Talenta Esok: Seni Merencanakan SDM
Tulisan dari Luthfia Inaya tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarBanyak rencana SDM gagal bukan karena data yang digunakan tidak tepat, melainkan karena rencana tersebut dibuat untuk menjawab pertanyaan yang salah. Pertanyaan "berapa orang yang kita butuhkan tahun depan?" terdengar logis, tapi mengelirukan. Pertanyaan yang lebih jelas adalah: kemampuan apa yang akan menjadi penentu kemenangan atau kekalahan kita, dan sampai sejauh apa kita sudah siap?
Perbedaan itu membuat perencanaan sumber daya manusia berubah dari sekadar menghitung kursi menjadi membangun keunggulan.
Jebakan Headcount
Anggaran headcount memberi ilusi kontrol. Angkanya rapi, mudah dilaporkan, dan mudah disetujui. Namun jumlah karyawan tidak membedakan antara 10 orang yang sedang menangani proses yang akan diotomasi dalam dua tahun ke depan dan 10 orang yang memiliki keahlian paling langka di perusahaan.
Perencana yang matang beralih dari fokus pada posisi ke kemampuan dan peran yang sangat penting. Tidak semua peran sama pentingnya. Biasanya hanya 5 sampai 15 persen dari posisi yang ada yang benar-benar memengaruhi nilai strategis, seperti insinyur yang menguasai sistem inti, penjual yang memiliki hubungan penting, atau operator yang tidak bisa digantikan. Energi perencanaan seharusnya difokuskan di sini, bukan di bagikan ke seluruh bagian organisasi.
Hitung Biaya Kursi Kosong dengan Jujur
Banyak perusahaan hanya memperhitungkan biaya rekrutmen seperti iklan, jasa agensi, dan waktu untuk wawancara. Biaya terbesar justru disembunyikan, yaitu biaya kekosongan. Selama tiga bulan posisi penjualan kosong, berapa pendapatan yang tidak tercatat? Selama posisi manajer proyek masih kosong, berapa banyak proyek yang terlambat, dan berapa banyak jam lembur yang diberikan kepada tim lain hingga mereka menjadi lelah dan akhirnya berpindah?
Coba hitung satu posisi kritis saja dengan cara sederhana: nilai kontribusi per bulan dikalikan dengan lama kekosongan, lalu tambahkan biaya produktivitas tim yang menggantikan posisi tersebut. Angkanya sering membuat kejutan, dan umumnya cukup untuk mengalihkan perdebatan dari "mengapa harus merekrut dulu" menjadi "mengapa kita malah terlambat".
Perencanaan Skenario, Bukan Ramalan Tunggal
Ramalan satu angka akan hampir pasti meleset. Pendekatan yang lebih kuat adalah dengan membuat perencanaan skenario: menyiapkan tiga kemungkinan, seperti pertumbuhan yang cepat, pertumbuhan yang tidak berubah, dan penurunan, lalu menanyakan apa yang tetap benar dalam semua tiga situasi tersebut.
Hasilnya biasanya berupa tiga kategori keputusan:
Langkah tanpa penyesalan: melakukan apa pun dalam berbagai skenario, seperti membangun keterampilan inti dan mempersiapkan seseorang untuk mengisi posisi penting.
Langkah bersyarat: diaktifkan ketika indikator tertentu terpenuhi, contohnya rekrutmen anggota tim baru setelah kontrak tertentu ditandatangani.
Opsi yang tetap terbuka adalah kerja sama dengan penyedia tenaga ahli atau kontrak fleksibel, sehingga kapasitas bisa bertambah atau berkurang tanpa ada beban tetap.
Build, Buy, Borrow, Bot
Kesenjangan kemampuan tidak otomatis berarti harus merekrut. Ada empat jalur, dan keputusan terbaik biasanya campuran:
Build: mengembangkan orang internal. Lebih perlahan, tapi membantu membangun loyalitas dan pemahaman konteks yang tidak bisa dibeli.
Buy: merekrut dari luar. Cepat untuk mengembangkan keahlian baru, tetapi mahal dan berisiko, serta tidak sesuai dengan budaya.
Borrow: memakai konsultan, freelancer, atau mitra. Cocok untuk kebutuhan sementara atau sangat spesifik.
Bot: mengotomasi atau memanfaatkan AI. Bukan untuk menggantikan seseorang secara sembarangan, tapi agar bisa melepaskan kapasitas dari tugas yang dilakukan berulang kali.
Pertanyaan utamanya adalah berapa lama keterampilan itu dibutuhkan dan seberapa dekat ia dengan keunggulan inti. Keahlian yang menjadi pembeda sebaiknya dibangun. Keahlian pendukung yang bersifat musiman cukup dipinjam.
Baca Pola Keluar, Bukan Sekadar Angkanya
Tingkat pengunduran diri sebesar 12 persen bisa berarti sesuatu yang sangat berbeda. Jika yang dipecat adalah pegawai yang tidak memiliki hasil kerja yang baik, itu adalah hal yang wajar. Jika yang muncul adalah talenta terbaik pada tahun kedua hingga tahun keempat masa kerja, itu adalah tanda bahaya besar.
Pecah data tersebut: siapa saja yang keluar, dari bagian mana, di bawah atasan siapa, serta sudah berapa lama. Masalah sering kali berkumpul di tangan seorang manajer atau berhenti di satu titik dalam jalur karier seseorang. Perencanaan SDM yang baik menganggap data atrisi sebagai alat diagnosa, bukan hanya angka dari laporan tahunan.
Kedalaman Suksesi
Banyak perusahaan memiliki "daftar suksesor", tetapi daftar itu hanya berisi nama-nama di kertas saja. Ujiannya sederhana: jika orang yang ada di posisi penting mengundurkan diri besok, apakah ada kandidat dari dalam perusahaan yang bisa mengisi posisi itu dalam waktu yang masuk akal, dan sudah pernah diberi tugas nyata di posisi tersebut?
Ukur kesiapan, bukan hanya ada di sini: siap saat ini, siap dalam 1 sampai 2 tahun, atau belum siap. Posisi kritis yang tidak memiliki salah satu penerus yang siap segera menggantikan adalah risiko bisnis yang patut masuk dalam diskusi direksi, bukan hanya urusan HR saja.
Di Indonesia, perencanaan sumber daya manusia juga berkaitan dengan kenyataan yang unik. Bonus demografi memberikan jumlah tenaga kerja muda yang besar, namun ketimpangan dalam keterampilan, terutama di bidang digital dan teknis, menyebabkan jumlah tersebut tidak selaras dengan kebutuhan industri. Persaingan dalam mendapatkan tenaga digital semakin ketat, sehingga perusahaan di luar bidang teknologi harus lebih kreatif dalam menawarkan nilai tawar mereka. Selain itu, perlu dipertimbangkan dengan matang pilihan antara karyawan tetap, kontrak, dan alih daya sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku dan dapat berubah, sehingga sebaiknya dicek ke regulasi terbaru serta konsultasi dengan ahli hukum.
Perencanaan SDM yang baik tidak bertanya "berapa banyak", tetapi bertanya "siapa yang menentukan, kapan, dan seberapa siap". Ia mengakui bahwa masa depan sulit diprediksi, tetapi persiapan bisa dibuat lebih matang. Seperti petani yang bijak, ia tidak mencoba memaksa cuaca, melainkan menanam berbagai jenis benih, memperkuat tanah, dan menyediakan tempat menyimpan beras sebelum musim kemarau tiba.