Sistem Informasi Manajemen Memangkas Biaya, Asal Dipakai

Sumber: Pixabay

Sistem informasi manajemen sering dijual dengan janji besar: biaya turun, kerja lebih cepat, usaha lebih rapi. Tapi saya selalu penasaran, biayanya turun dari mana? Coba bayangkan sebuah toko bahan bangunan milik Pak Anton. Tokonya ramai, pelanggannya banyak, tapi tiap akhir bulan uangnya terasa seret. Gudangnya penuh cat warna tertentu yang jarang laku, sementara semen yang cepat habis justru sering kosong. Pesanan ke pemasok pernah dobel karena dua karyawan memesan barang yang sama pada hari yang sama. Dan Bu Rina di bagian administrasi hampir selalu lembur di tanggal 28, menyalin nota satu per satu ke buku besar.

Sistem informasi manajemen dan tiga kebocoran biaya yang sering tak terlihat

Dari cerita Pak Anton, ada tiga kebocoran yang menurut saya sangat umum di usaha kecil dan menengah.

Pertama, stok yang salah tempat. Uang tertahan di barang yang lambat laku, sementara barang yang cepat habis tidak ada saat dibutuhkan, sehingga penjualan hilang.

Kedua, kerja ganda. Nota ditulis tangan, lalu diketik ulang, lalu dicocokkan lagi. Setiap langkah memakan waktu dan membuka peluang salah ketik.

Ketiga, keputusan tanpa data. Pak Anton membeli barang berdasarkan perasaan “kayaknya bulan ini ramai”, bukan berdasarkan catatan penjualan bulan-bulan sebelumnya.

Kebocoran seperti ini jarang terasa sebagai satu pengeluaran besar. Ia tersebar sedikit-sedikit, dan itulah kenapa sulit disadari.

Apa yang berubah setelah toko memakai sistem

Bayangkan suatu hari Pak Anton memutuskan mencatat semua penjualan dan pembelian di satu aplikasi sederhana. Setiap barang keluar langsung mengurangi stok. Laporan penjualan per produk bisa dilihat kapan saja. Aplikasi memberi tanda saat stok semen hampir menyentuh batas minimal, dan pesanan ke pemasok dicatat di satu tempat sehingga tidak ada lagi pesanan dobel.

Setelah beberapa bulan, ceritanya mulai berbeda. Pak Anton sadar bahwa cat warna tertentu yang selama ini dipajang tidak pernah laku, jadi ia berhenti menambah stoknya dan membuat promo untuk menghabiskannya. Bu Rina tidak lagi menyalin nota karena rekap bulanan keluar dengan sendirinya, sehingga lemburnya berkurang. Pesanan lebih pas dengan kebutuhan.

Di sinilah sistem informasi manajemen bekerja untuk menekan biaya: bukan dengan sihir, tetapi dengan membuat pemborosan terlihat dan keputusan lebih tepat.

Mengapa ada syarat “asal dipakai”

Cerita tadi akan berakhir berbeda jika karyawan tidak mencatat barang keluar, atau jika laporan dibuat tetapi tidak pernah dibaca. Sistem informasi manajemen hanya sebaik data yang masuk dan keputusan yang diambil dari datanya. Kalau stok di aplikasi berbeda dengan stok di gudang, aplikasi justru menyesatkan.

Karena itu, menurut saya ada tiga syarat dasar: data dicatat disiplin dan jujur, laporan dibaca oleh orang yang bisa mengambil keputusan, dan ada tindak lanjut setiap kali laporan menunjukkan masalah.

Bagaimana mengetahui biaya benar-benar turun?

Pertanyaan yang jarang diajukan: bagaimana kita tahu sistem ini berhasil? Jawabannya, ukur sebelum dan sesudah. Catat dulu angka dasar, misalnya nilai stok yang menumpuk, jam lembur administrasi per bulan, atau jumlah selisih stok. Setelah beberapa bulan memakai sistem, bandingkan. Besarnya penghematan berbeda untuk tiap usaha, jadi saya tidak berani menjanjikan persentase tertentu. Yang bisa dipastikan, tanpa pengukuran kita hanya menebak.

Tentu ada pandangan lain. Sebagian pemilik usaha kecil menilai sistem itu sendiri sudah memakan biaya, mulai dari langganan, pelatihan, sampai waktu belajar, sehingga spreadsheet sederhana lebih masuk akal. Pandangan itu wajar. Hitung dulu biaya totalnya dan bandingkan dengan kebocoran yang ingin ditambal.

Kalau kamu punya usaha, atau bekerja di tempat yang sering merasa “uangnya ke mana ya?”, coba mulai dari pertanyaan sederhana: dari tiga kebocoran tadi, mana yang paling mungkin terjadi di tempatmu hari ini?

Nama Kelompok: Miftahul Hasby assidqi,Rizki Aditya,

Nama Dosen: JANUDIN S.Kom. , MM