Modernisasi Sistem Pengarsipan di BPK Perwakilan DIY

Saat diminta bantuan untuk membantu di Divisi Arsip BPK Perwakilan D.I. Yogyakarta, saya berkesempatan melihat langsung bagaimana modernisasi pengelolaan arsip inaktif dilakukan. Arsip seperti Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan Laporan Tindak Lanjut Pemeriksaan (LTP) dikelola dengan sangat terstruktur untuk mendukung efisiensi kerja.

Salah satu proses yang menarik perhatian saya adalah bagaimana dokumen-dokumen ini dipisahkan berdasarkan wilayah administratif, mulai dari Pemprov DIY hingga pemerintah kabupaten dan kota. Setiap dokumen diurutkan secara kronologis dari tahun hingga tanggal, mempermudah proses pencarian.

Ruang Arsip BPK Perwakilan D.I. Yogyakarta. Sumber: Dokumentasi Pribadi

Selain itu, semua dokumen dicatat dalam format digital menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel. Pemberian kode identifikasi unik pada setiap dokumen memastikan pengelolaan lebih terorganisir. Arsip fisik pun disimpan rapi dalam kotak berlabel dan ditempatkan secara sistematis di rak arsip.

Penggunaan teknologi menjadi elemen penting dalam proses ini. Saya melihat bagaimana pencatatan digital mempermudah pencarian dan memastikan data tetap aman dengan backup rutin. Teknologi juga membantu memantau status dokumen secara real-time.

Format Digital Arsip. Sumber: Dokumentasi Pribadi.

Pengalaman ini memberikan pemahaman baru bagi saya tentang pentingnya pengarsipan yang efisien dan modern. Tidak hanya mempermudah pekerjaan, sistem ini juga mendukung keberlanjutan dengan mengurangi penggunaan kertas. Langkah-langkah ini menjadi bukti bagaimana inovasi sederhana dapat membawa manfaat besar, baik bagi institusi maupun masyarakat.